Dokumentide versioonimine, võrdlemine ja ühendamine

Selle Geek kooli seeria viimase õppetunni kohta räägime Wordi versioonide jälgimisest ning dokumentide võrdlemisest ja kombineerimisest.

KOOLI NAVIGATSIOON

1. Mallide kasutamine tavalise paigutuse ja vormindamise tagamiseks
2. Dokumendis tehtud muudatuste jälgimine
3. Kommentaaride kasutamine dokumendis muudatuste näitamiseks
4. Dokumentide ja mallide piiramine ja kaitsmine
5. Dokumentide versioonimine, võrdlemine ja ühendamine

Wordi versiooni funktsioon eemaldati viimastel Wordi versioonidel. Wordis 2013 on ainus viis, kuidas Wordi varasematesse versioonidesse pääseda, avada dokumendi eelmised automaatselt salvestatud (automaatse salvestatud) versioonid. Samuti saate avada viimased salvestamata dokumendid. Samas ei ole Wordis ametlikku versiooni. Näitame teile alternatiivi, mida saate Wordi tasuta lisada, mis annab selle võimaluse.

Kui sama faili erinevates koopiates on töötanud mitu inimest, siis saate faili ühe koopia funktsioonide kasutamise asemel võrrelda failide kahte versiooni, et näha erinevusi. Word sisaldab võrdlustööriista, mis võimaldab teil võrrelda kahte faili, kui neil on erinevad failinimed. Näitame teile, kuidas seda funktsiooni kasutada ja kuidas võrrelda tulemuste tulemusi.

Lisaks dokumentide võrdlemisele saate dokumente pärast nende võrdlemist kombineerida. Näitame teile, kuidas ühendada sama dokumendi kaks versiooni ja ka kuidas ühendada kaks erinevat dokumenti, kui mitu autorit on töötanud dokumendi eraldi osades.

Kui kõik muudatused on tehtud, tehtud vajalikud võrdlused ja tehtud dokumendid ühendatakse, saate oma dokumenti Microsoft OneDrive'iga hõlpsasti jagada. Te saate kasutada ka OneDrive'i koostööprotsessi mis tahes hetkel, et võimaldada teistele dokumentidele juurdepääsu dokumentidele.

Jälgi dokumendi versioone

Wordi puhul oli ametlik versioonimissüsteem, mis võimaldas dokumendis salvestada dokumendi erinevaid versioone. See funktsioon on kadunud ja ainus viis, kuidas dokumendi varasemaid versioone alla laadida, on automaatse salvestamise funktsiooni kaudu või pääsedes salvestamata dokumentidele, kui need on saadaval.

Vaikimisi salvestab Word teie dokumendi automaatselt teatud ajavahemike järel. See on automaatse salvestamise funktsioon. Eelnevalt automaatselt salvestatud dokumendi koopia juurde naasmiseks klõpsake vahekaardil „Fail“ ja valige „(versioonid)” loendist „(autosave)”.

Võite ka Wordis automaatse salvestamise funktsiooni intervalli suurendada või vähendada.

Kui olete dokumendi juhuslikult sulgenud, salvestamata või kaotanud toite ja arvuti ootamatult välja lülitatud, saate taastada salvestamata dokumendid. Selleks klõpsa vahekaardil „Fail” ja klõpsake “Info” ekraanil nuppu „Halda versioone”. Valige rippmenüüst „Taasta salvestamata dokumendid”.

Kui salvestamata failid olid kättesaadavad, kuvatakse need kuvatavas dialoogiboksis „Ava”.

Wordi dokumendi versioonide salvestamise alternatiivid

Versioonisüsteemi Wordi lisamiseks on alternatiive. Üks neist on Wordi lisandmoodul, mida nimetatakse Salvesta versioonid, ja teine ​​on plugin, mis töötab koos välise versioonikontrolli programmiga Perforce.

Lisandmooduli Save Versions (Salvesta versioonid) abil saate hõlpsasti salvestada Wordi dokumendi nummerdatud versioonid failist.

Perforce on versioonikontrolli programm, mis on tasuta saadaval kuni 20 kasutajale. Nad pakuvad Microsoft Office'i pistikprogrammi, mis võimaldab Microsoftil, Excelil, PowerPointil ja projekti failidel hõlpsasti salvestada ja hallata programmis Perforce programme.

Võrdle sama dokumendi kahte versiooni

Kui ülevaataja on unustanud funktsiooni „Track Changes” kasutama ja te ei lukustanud seda dokumendis, saate siiski võrrelda kahte dokumendi versiooni ja nõustuda ning tagasi lükata muudatuste põhjal tehtud muudatused. Kõik, mida vajame, on teie originaaldokument ja muudetud dokument. Igal failil peab olema erinev nimi.

“Võrdle” ja “Kombineeri” funktsioonid on sarnased, kuid igaühel on oma eesmärk. Kui teil on ainult kaks dokumenti, mida soovite võrrelda ja kumbki ei sisalda jälgitavaid muudatusi, kasutage funktsiooni Võrdle. Kui teil on kaks või enam jälgitavaid muudatusi sisaldavaid dokumente ja peate jälgima, kes muutis, millal ja millal, kasutage funktsiooni „Kombineeri”, mida kirjeldatakse hiljem selles õppetükis.

Dokumendi originaalsete ja muudetud versioonide võrdlemiseks klõpsake vahekaardi „Läbivaatamine“ jaotises „Võrdle” „Võrdle” ja valige rippmenüüst „Võrdle”.

MÄRKUS. Te ei saa võrrelda kahte dokumenti, kui üks neist on kaitstud jälgitavate muudatuste eest või on rakendatud mis tahes dokumendikaitset. Dokumentide võrdlemise jätkamiseks eemaldage dokumendikaitse. Vaadake 2. õppetundi, et saada teavet selle kohta, kuidas avada jälgitavate muudatuste funktsioon ja 4. õppetund, et saada teavet vormindamise ja redigeerimise piirangute eemaldamise kohta dokumendile avatud dokumendilt ja paroolilt selle avamiseks.

Dialoogiboksis „Dokumendi võrdlemine” valige rippmenüüst “Originaaldokument”.

Valige rippmenüüst „Muudetud dokument”. Täpsustatud dokumendi all täpsustage muudatuste tegemiseks kasutatav silt, nii et te teaksite, kes need muutmise kasti "Labeli muudatused". See võib olla kasutaja nimi või mis iganes soovite.

Rohkem valikute avamiseks klõpsake „Veel“.

Valige jaotises „Võrdlusseaded” elemendid, mida soovite kahes dokumendis võrrelda. Vaikimisi on kõik elemendid valitud.

MÄRKUS. Üksus "Sisestused ja kustutused" on alati hall ja alati kontrollitud. Kui kasutate “Võrdle” või “Kombineeri”, võrreldakse alati sisestusi ja kustutusi.

Valige jaotises „Show changes at” (Näita muudatusi) jaotist iseloomu järgi (“Character Level”) või sõna-sõnalt (“Word level”). „Märgitase” võimaldab teil näha täpseid muudatusi. Näiteks kui originaaldokumendil on sõna „kuni“ ja muudetud dokumendis on sõna „liiga“, millele lisati „o”, näitab „Wordi tase” säte, et „asendaja” asendati sõnaga „ Samas näitaks "Character level" seadet asjaolu, et lisati "o".

Vaikimisi seab „Võrdle” funktsioon muudatused uude dokumenti, nagu on näidatud jaotises „Näita muudatusi”. Kuid saate valida, kas muudatused paigutatakse „Originaaldokumendi“ või „Muudetud dokumendi”.

Kui olete oma valikud teinud, klõpsake „OK“.

Kahe dokumendi võrdlus tehakse ja muudatused kuvatakse määratud dokumendis. Meie näites otsustasime aktsepteerida vaikimisi uue dokumendi muudatuste näitamist. “Originaaldokument” ja “Muudetud dokument” kuvatakse mõlemas paanis „Võrdlusdokumendi” parempoolsel küljel, mida soovitakse kasutada. Neid ei saa muuta.

Kui te ei näe originaali ja muudetud dokumente sisaldavat paani, klõpsake vahekaardi „Läbivaatamine” jaotises „Võrdle” „Võrdle”. Seejärel valige “Show Source Document” ja seejärel “Show Both”. Samuti võite valida „Show Original” või „Show Revised”, kui te ei soovi mõlemat vaadata.

„Võrdlusdokumendi“ vasakul poolel kuvatakse ka „Läbivaatamispaan”, mida lühidalt arutatakse õppetundis 2 ja üksikasjalikumalt 3. õppetundis.

„Võrdlusdokumendis” saate jälgida jälgitavaid muudatusi, nagu on kirjeldatud 2. õppetundis, iga muudatuse aktsepteerimisel või tagasilükkamisel.

Seejärel salvestage võrreldav dokument erineva nimega ja teil on dokument, mis sisaldab muudatusi nii originaal- kui ka muudetud dokumentides.