Kuidas luua vormis kirju Wordis

Mõnikord võib tekkida soov luua kiri, mille saadate paljudele erinevatele inimestele, kuid soovite, et selle teatud osi kohandataks iga adressaadi jaoks: osad, näiteks tervitus, nimi, aadress jne. See tähendab, et peaksite looma vormi kirja, mida on väga lihtne teha.

Enne vormitähtedega alustamist peate veenduma, et teil on juba loodud andmebaas, kus on kõik väljad, mida soovite lisada. Andmebaas võib olla sama lihtne kui Exceli tabel, kus on veerud eesnime, perekonnanime, aadressi jne jaoks.

Word saab importida andmeid Exceli, juurdepääsu ja tekstidokumentidest. Kui teil pole veel andmebaasi seadistust, saate selle alati Wordis luua, mida näitan teile, kuidas seda teha.

Loo vormis kirjad Wordis

Kõigepealt looge dokument, millel on standardtekst, nagu allpool näidatud jõululehele:

Pange tähele, kuidas sellel ei ole tervitust, aadressi jne, sest need kõik lisatakse hiljem meie vormikirja väljadena. Esimene asi, mida pead tegema, on klõpsamine Valige adressaadid kohta Postitused vahekaart:

Siis lisate inimesed, kes saavad kirja või importivad andmebaasi failist nimekirja.

Võite klõpsata Tüüp Uus loend kui soovid luua loendi Wordi sees. Importimiseks klõpsake nuppu Kasuta olemasolevat nimekirja. Selles näites sisestame nimekirja lihtsalt välja.

Märkus: Kui lähete saajaloendi salvestamiseks, palub Word teil luua kõvakettal asuva asukoha, et salvestada loodav andmefail..

Kui olete oma saajate loendi salvestanud, märkate, et palju ikoone, mis on Postitused lint on nüüd klõpsatav.

Väljade lisamiseks oma vormikirjale klõpsa oma dokumendi kohale, et näidata, kuhu soovite välja panna ja seejärel klõpsata Aadressiplokk.

See avab Sisestage aadressiplokk dialoogi.

Klõpsake nuppu Okei vaikevorminguga minna ja sa peaksid midagi sellist nägema:

Seejärel lisage Sisenema pärast Aadressiplokk teksti liigutamiseks reale, seejärel klikkige Tervitusjoon ikoon:

See avab Sisestage tervitusjoon dialoogi.

Jätkame jälle vaikevorminguga ja klõpsake lihtsalt Okei nuppu.

Seejärel tõstke esile, kus ta ütleb, paremklõpsake hiirt, valige Lõige ja seejärel märkige ruut kõrval Ärge lisage sama stiili lõikude vahele ruumi.

See muudab aadressi blokeerimise korrektselt, selle asemel, et tühja rida oleks iga selle osa vahel.

Seejärel klõpsake nuppu Eelvaate tulemused ikoon asub lindi vahekaardil Mailings.

Aadressi blokeerimisvälja indikaatori asemel peaksite nüüd nägema Wordi dokumendis olevat tegelikku sisu.

Kui olete eelvaate lõpetanud, klõpsake nuppu Eelvaate tulemused eelvaate väljalülitamiseks ikoon. Edasi, et näha, kuidas teisi välju lisada, klõpsake lihtsalt oma dokumendis, et teha oma praegune asukoht, seejärel klikkige nupul Lisa Merge Field ikoon.

Peaksite midagi sellist:

Vali Riik või regioon, seejärel klõpsake Lisa nuppu.

Proovige klõpsata nupule Eelvaate tulemused ikoon uuesti, et näha, kuidas see välja näeb. Allpool on minu näide:

Nüüd, kui vormikiri on õigesti seadistatud, saate teha rohkem arenenud asju, näiteks reeglite seadistamist. Reeglid võimaldavad kuvada teatud adressaatidele teksti ja peita selle teistele. Alustamiseks klõpsake Reeglid nuppu.

Näete rippmenüüd, kus on mitu valikut, nagu näiteks Küsi, Täida jne.

Meie eeskujuks valime Kui… Siis ... veel, mis viib meid järgmisele dialoogile:

Muuda Välja nimi: kuni Riik või regioon, ja tüüp USA sisse Võrdlema: valdkonnas. Seejärel lisage lahtritesse tekst, kuhu ta ütleb Sisestage see tekst ja Vastasel juhul sisestage see tekst.

Selles näites, kui saaja elab USA-s, saavad nad teksti häid jõule kiri, samas kui kõik teised saavad sõnumi Hooaja tervitused.

Siin näeb välja, kui klõpsate Okei nupp ja seejärel Eelvaate tulemused nuppu.

Järgmiseks märkige Eelvaate tulemused lõik:

Siin saab klõpsata noolenuppudel (millal) Eelvaate tulemused on sisse lülitatud) numbrit vasakule ja paremale, et sirvida kõiki saadetud kirju. Nii saate veenduda, et kõik teie kirjad näevad välja enne printimist või e-posti teel saatmist.

Märkus. Sobivuse väljade menüüvalik reeglite all on selleks, et sobitada väljade nimed andmebaasis, mille pealkirjad on teie saajate nimekirjas.

Kasutage ka seda, et oleks lihtsam näha, kuhu dokumendi väljad on sisestatud Tõstke esile Ühenda väljad nuppu.

See on lüliti, mida saate oma äranägemisel sisse ja välja lülitada. Lõpuks, kui olete oma kirjaga rahul, klõpsake nuppu Lõpeta & ühenda ikoon:

See rippmenüü peaks saama kolme valikuga.

Vali Üksikute dokumentide muutmine saada Wordi kõik oma kirjad üheks suureks dokumendiks, mida saate enne printimist või e-posti teel saatmist üle vaadata.

Nagu näete, ei ole vormis kirjade loomine Wordiga enam see, kui ta kunagi oli, ja saate dokumente kiiresti ja lihtsalt luua ja saata. Kui teil on küsimusi, kommenteerige seda. Naudi!