Microsoft Wordi dokumendi suuruse vähendamine
Wordi dokumendid võivad saada tohutuid, ebatavaliselt pikki, keerukaid dokumente, millel on palju sisseehitatud pilte, fonte ja muid objekte. Kuid see tundub samuti, et dokumendid võivad kasvada väljapoole näiliselt mingit põhjust. Kui tegemist on suure dokumendiga, on siin mõned asjad, mida saate proovida oma faili suuruse vähendamiseks.
Kui teil on Wordi dokument, mis on natuke liiga suur, esimene asi, mida proovite, on selles olevate piltide kokkusurumine. See on osaliselt tingitud sellest, et sellised saidid nagu How-To Geek on kirjutanud ulatuslikke artikleid, mis selgitavad, kuidas seda teha, ja osaliselt seetõttu, et pildid näivad alati olevat põhjendamatult Wordi dokumendi suurust. Sa peaksid ikka edasi minema ja järgima selles artiklis kirjutatud nõuandeid, sest kui sul on pilte, aitavad nad teid.
Aga kui teil pole pilte või olete järginud neid nõuandeid ja peate faili suurust veelgi vähendama, siis oleme sul kaetud. Meil on palju nõuandeid, mida jagada, nii et me oleme murdnud need asjadeks, mis kindlasti aitavad vähendada Wordi dokumendi suurust, asju, mis võiksid aidata, ja mõningaid üldjuhul soovitatavaid näpunäiteid, millega sa ei peaks vaevuma.
Alustame.
Nõuanded, mis kindlasti aitavad vähendada dokumendi suurust
Mitte iga ots, mida leiad, ei ole teile kasulik. Mõnikord on see sellepärast, et nad ei kehti teie olukorrale (kui sul ei ole pilte, ei pruugi näpunäiteid piltide kokkusurumiseks kasutada), kuid mõnikord on nõuanded lihtsalt valed. Oleme testinud kõiki selles jaotises toodud nõuandeid, nii et me teame, et nad töötavad.
Teisenda oma dokument DOCX-vormingusse
Microsoft avaldas Office 2007-s DOCX-vormingu, nii et kui kasutate ikka .doc-vormingut, on aeg konverteerida. Uuem .docx-failitüüp toimib dokumendi sisu kokkusurumisel põhiliselt ZIP-failina, nii et .doc-faili konverteerimine .docx-vormingusse muudab teie dokumendi väiksemaks. (See kehtib ka teiste Office'i formaatide kohta, nagu Excel (.xls to .xslx), PowerPoint (.ppt kuni .pptx) ja Visio (.vsd kuni .vsdx).
Oma .doc-faili teisendamiseks avage see Wordis ja klõpsake File> Info> Convert.
Klõpsa ilmuval kuval "OK", klõpsake nuppu "Salvesta" ja Word konverteerib teie dokumendi .docx. Word teeb seda konversiooni, luues uues vormingus dokumendi uue versiooni, nii et teil on endiselt olemas vana .doc-versioon.
Testisime seda 20-leheküljelise .doc proovifailiga, mis sisaldas kuut pilti, erinevaid tabeleid ja vormindamismärke. Algne .doc-fail oli 6 001KB, kuid teisendatud .docx-fail kaalus ainult 721KB. See on 12% algsest suurusest. Mitte midagi muud, mida me allpool soovitame, muudaks teie faili suuruse vähendamiseks, nii et kui teil on .doc-faile, mida saate .docx-i teisendada, võib teie töö olla tehtud.
Sisestage oma pildid nende kopeerimise ja kleepimise asemel
Kui kopeerite ja kleepite kujutise oma dokumenti, teeb Word teatud eeldused selle kohta, kuidas seda töödelda. Üks nendest eeldustest on see, et soovite, et kleebitud kujutis oleks BMP-vormingus, mis on suur failitüüp või mõnikord PNG, mis on endiselt üsna suur. Lihtne alternatiiv on selle asemel pildi kleepimine redigeerimisprogrammi, salvestada see väiksema formaadina, näiteks JPG, ja seejärel kasuta pildi lisamiseks oma dokumenti dokumendi Lisa> Pilt..
Väikese pildi kleepimine allpool muidu tühja Wordi dokumendi, mis tõi selle dokumendi suuruse hüpata vahemikus 22 KB kuni 548 KB.
Selle pildi kleepimine Paint-i, salvestades selle JPG-vormingus, ja seejärel selle JPG lisamine tühja dokumendini põhjustas dokumendi hüppamise ainult 331 KB-ni. See on veidi üle 40% väiksem. Veelgi parem, GIF-vormingu kasutamisega kaasnes dokument, mis oli üle 60% väiksem. Suurendatud, see on erinevus 10 MB dokumendi ja 4 MB dokumendi vahel.
Loomulikult ei saa te sellest alati pääseda. Mõnikord vajate paremat pildikvaliteeti, mida pakub näiteks BMP ja PNG. Aga kui see on väike pilt või te ei vaja superkvaliteeti, võib kergema kaalu vormingu kasutamine ja pildi sisestamine aidata.
Pildi salvestamise ajal tehke oma redigeerimine
Kui redigeerite pilti Wordis, salvestab see kõik pildi muudatused dokumendi osana. Vahendid, kui sa lõikad pilti oma dokumendis, säilitab Word siiski täieliku originaalpildi. Muutke pilti mustvalgeks ja Word säilitab endiselt täisvärvi pildi.
See suurendab teie dokumendi suurust tarbetult, nii et kui olete oma pilte muutnud ja olete kindel, et te ei pea neid pilte tagastama, saate Wordi redigeerimisandmete ära visata.
Kuid parem kui dokumendist mittevajalike andmete eemaldamine ei sisalda teie dokumendis selliseid tarbetuid andmeid. Kõik muudatused, mida saate teha, isegi lihtsad, nagu näiteks kärpimine või noole lisamine, on kõige parem teha pildiredaktoris enne pildi lisamist dokumenti.
Tihendage kõik pildid ühel teel
Jah, me ütlesime alguses, et see artikkel oli muu kuidas vähendada faili suurust, kuid enamik selle teema artikleid ütleb teile, kuidas oma pilte ükshaaval tihendada (kaasa arvatud meie artikkel), ja siin on How-To Geek'is kõik, kuidas leida paremaid viise asjade tegemiseks.
Klõpsake suvandil Fail> Salvesta kui> Veel suvandeid. (Teil võib olla „Salvesta koopia“ asemel “Salvesta kui”, kui sul on OneSrive koos automaatse salvestamise sisselülitamisega.)
See avab dialoogiboksi „Salvesta kui“, kus pääsete juurde mõnele lisavõimalusele. Klõpsake Tools> Compress Pictures.
See avab paneeli „Compress pictures”, kus saab otsustada, millist tihendust korraga rakendada kõikidele oma piltidele.
Valik „Apply to this picture” (Ainult selle pildi rakendamine) on hall, sest see on kõik või midagi tööriista - kas kõik teie pildid on need suvandid rakendatud dokumendi salvestamisel või ükski neist ei ole. Seega, kui soovite valida erinevate piltide jaoks erinevaid valikuid, ei tööta see teie jaoks. Aga kui sa tahad ühest küljest suruda kõik oma pildid, on see võimalus kasutada.
Valige oma valikud, klõpsake „OK“ ja seejärel salvestage oma dokumendi uus versioon koos kõigi kokkusurutud piltidega.
Lõpetage fontide kaasamine teie dokumenti
Kui te ei kasuta kaugel kaugel asuvast galaktikast ebatavalist fondi, on peaaegu kindel, et igaüks, kellega te oma dokumenti jagate, saab seda lugeda, kasutades oma Wordi koopiat (või tasuta alternatiivi nagu Libre Office). Miks tahaksite oma failis ruumi raiskada? Peatage see toiminguga menüükäsuga Fail> Valikud> Salvesta ja lülitage välja „Embed fonts failis”.
Võib arvata, et see ei muutuks palju, aga sa oleksid valed. Kui teil on sisse lülitatud fontide sisse lülitamine ja valik „Ära kinnita ühiseid süsteemifonte” on välja lülitatud, on failisuuruse erinevus peaaegu 2 MB. Isegi kui sisse lülitatud on "Ära kinnita ühiseid süsteemifonte" (mis ei sisalda selliseid fonte nagu Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman jne), on fail siiski peaaegu 1,3 MB suurem.
Nii et jah, lõpetage fonti oma dokumendis.
Lõpetage teiste failide kaasamine, kui saate
Hiljuti näitasime teile, kuidas Wordi dokumendis manustada Exceli arvutustabelit (ja seda saab teha ka teiste failidega, näiteks PowerPointi esitlustega või Visio diagrammidega). Kui saate selle arvutuslehele selle linkimise asemel linkida, salvestate enamiku Exceli faili suurusest. Te ei salvesta seda kogu, sest lingitud arvutustabel lisab siiski mõningast suurust, kuid teie dokument on palju väiksem, kui link on täielik. Loomulikult on nii linkimise kui ka eeliste puudused, seega lugege kindlasti seda artiklit, enne kui seda teete.
Peatage dokumendi pisipildi salvestamine
Sel päeval lubab Word salvestada dokumendi pisipildi, nii et Windows saaks teile File Exploreris eelvaate näidata. Nendel päevadel saab File Explorer seda teha eraldi ja ei vaja Wordilt abi, kuid see valik on teie dokumendis endiselt olemas. Meie 721KB testimisdokumendis suurendas see suvand faili suurust 3247 KB-ni. See on 4,5 korda suurem kui originaalfaili suurus. Selle sätte leiate menüüst Fail> Info> Atribuudid> Lisafunktsioonid.
Lülitage välja märkeruut „Kõikide Wordi dokumentide pisipildid“ ja klõpsake „OK“.
Selle valiku nimi on natuke eksitav, sest selle välja lülitamine mõjutab ainult dokumenti, mille olete avanud, kuigi see ütleb, et „kõik Wordi dokumendid.” Kui see on vaikimisi sisselülitamisel dokumendi loomisel, siis peate selle Normal.dotx mallil välja lülitama ja Microsoft on andnud selleks suurepärased juhised, kui te pole kindel, kuidas.
Seda seadistust saate ka sisse lülitada dialoogis „Salvesta kui“, kus seda nimetatakse pisut korrektsemaks “Salvesta pisipilt”.
Eemaldage oma dokumendist isiklik ja peidetud teave
Isiklikud andmed mitte ainult ei suurenda teie dokumendi suurust, vaid see annab potentsiaalselt teie lugejatele teavet, mida te ei soovi. Võib olla ka teavet, mis on vormindatud peidetud ja kui te ei vaja seda peidetud teksti dokumendis, miks mitte sellest vabaneda?
Eemaldage see mittevajalik teave dokumendist pealkirjaga Fail> Info> Kontrollige küsimusi ja seejärel klõpsake nuppu "Kontrollige dokument".
Veenduge, et dokumendi atribuudid ja isiklikud andmed on sisse lülitatud ja seejärel klõpsake nuppu „Kontrolli”. Kui inspektor on töö lõpetanud, klõpsake jaotises „Dokumendi atribuudid ja isiklikud andmed” „Eemalda kõik“..
See toiming vähendas meie testifaili suurust 7 KB võrra, seega ei olnud see tohutu summa. Siiski on hea tava eemaldada isiklikud andmed failidest, nii et te peaksite seda kindlasti tegema. Tuleb hoiatada, et te ei saa neid andmeid pärast selle eemaldamist taastada, nii et veenduge, et olete selle eemaldamiseks rahul. Sama saate teha ka „Nähtamatu sisu” ja „Varjatud teksti” puhul, kuid see muudab teie faili ainult väiksemaks, kui sul on peidetud sisu.
Lülitage automaatne taastamine välja (kui te julgete)
Üks Wordi suurepäraseid omadusi - tegelikult on iga Office'i rakenduse üks suurepäraseid omadusi - AutoRecover. See funktsioon teeb teie failist regulaarselt varukoopiaid töötamise ajal, nii et kui Word kaob või teie arvuti ootamatult taaskäivitub (näiteks kui Windowsi süsteemiuuendus üleöö), kuvatakse järgmisel käivitamisel automaatselt taastatud dokumentide versioonid. Sõna. Loomulikult lisavad kõik need versioonid teie faili suuruse, nii et kui lülitate automaatse taastamise välja, on teie fail väiksem.
Avage Fail> Valikud> Salvesta ja lülitage välja „Salvesta automaatne taastamine iga [x minuti] järel”.
See ei tee vahetu vahet, kuid see peatab uue töötlusversiooni lisamise failile selle töötamisel.
Lihtsalt tuleb hoiatada, et teil ei ole enam automaatse taastamise versioone, nii et kui Word jookseb ootamatult kokku või sulgub, kaotate kogu töö pärast viimast salvestamist.
Kopeerige kõik täiesti uueks dokumendiks
Dokumendi töötamisel salvestab Word mitmesuguseid asju taustal, et teid aidata. Oleme näidanud, kuidas neid võimaluse korral välja lülitada ja kuidas kustutada Wordi kogutud andmed, kuid teie dokumendis on tõenäoliselt veel asju, mida te ei vaja. Kui leiad end sellise dokumendi suuruse libiseda, saate luua uue dokumendi ja kopeerida kõike selle üle.
Alustage uue tühja dokumendi loomisega. Valige kogu oma praeguses dokumendis sisalduv sisu, vajutades Ctrl + A. Vajutage uues dokumendis kõike Ctrl + V abil. See kopeerib kogu teie teksti, sektsioonid, vorminduse, lehekülje paigutuse valikud, lehekülje nummerdamise - kõik, mida vajate.
Teie uues dokumendis ei salvestata eelmist tausta, automaatse taastamise teavet ega varasemaid versioone ning see peaks vähendama faili suurust.
Pidage meeles, et see kopeerib teie piltide redigeerimisandmete üle, nii et võiksite selle kõigepealt originaaldokumendist enne uue dokumendi kopeerimist eemaldada. Kui te seda ei tee, pole see suur asi. Võite selle uue dokumendist eemaldada.
Me ei saa öelda, kui palju see säästab, sest see võib olla midagi mõnest kilotonnist kuni palju megabaiti, kuid see on alati väärt, kui soovite oma dokumendist võimalikult palju rasva eemaldada.
Boonusena oleme näinud ka seda koopia / kleepimist uude dokumendi trikkisse, et lahendada imelikke vigu Wordi dokumentides, mida muidu oli raske jälgida.
Nõuanded Võib-olla Abi dokumendi suuruse vähendamiseks
Mõned näpunäited tunduvad nagu nad aitaksid, kuid me ei saanud nendega positiivset tulemust. Me ei ütle, et nad ei aita vähendada teie faili suurust, kuid tundub, et vajate neist kasu, et saada neist kasu. Soovitame kõigepealt proovida eelmise jaotise nõuandeid ja seejärel anda neile vajadus.
Lülita tausta salvestamine välja
Mida keerulisem on dokument ja mida kauem see on salvestatud, seda kauem võib aega salvestada, kui klõpsate nuppu „Salvesta”. Selle hõlbustamiseks on Wordil seadistus menüüs Fail> Valikud> Lisavõimalus nimega „Luba taustal salvestada.”
See säte on vaikimisi lubatud ja salvestab dokumendi taustal, kui töötate seda. Idee seisneb selles, et kui klõpsate nupul „Salvesta”, muutub salvestamiseks vähem muudatusi ja see säästab palju kiiremini. See on suures osas tagasilöök päevadele, mil Word võttis suhteliselt suurema hulga süsteemiressursse ja tänapäeva süsteemides ei ole see tõenäoliselt vajalik, eriti kui te ei redigeeri väga pikki või keerulisi dokumente.
Žürii välja selgitab, kas see muudab faili suurust. Kui jätate dokumendi selle seadistusega avatuks, ei muutnud see meie testidokumendi suurust (samas kui automaatne tagasivõtmine on sisse lülitatud) tegi faili suurust). Umbes 30 minuti jooksul tehtud muudatuste tegemine ei põhjustanud ka dokumendi suuruse märgatavat muutumist, olenemata sellest, kas „Luba taustal salvestatud” oli sisse või välja lülitatud. Ka selle välja lülitamine ei muutnud salvestatud dokumendi kiirust.
Lühidalt: see on teie enda otsustada. Kui selle välja lülitamine ei vähenda faili suurust, jätke see sisse, sest kõik, mida Word teeb dokumentide automaatseks salvestamiseks, on hea.
Teisenda RTF-iks ja teisendage seejärel tagasi DOCX-ks
RTF tähistab Rich Text Format ja see on avatud standard dokumentidele, mis annavad natuke rohkem vormingut kui tavaline tekst, kuid mitte kõik DOCXi kellad ja viled. DOCXi RTF-i teisendamise idee on see, et see eemaldab kõik täiendavad vormindused ja varjatud andmed nii, et kui salvestate RTF-i DOCX-failina tagasi, on faili suurus väiksem.
Meie 20-leheküljelise 721 KB testdokumendi muutmine RTF-ks muutis faili suuruseks 19,5 MB (nii et ärge kasutage RTF-i, kui soovite väikest faili). Selle DOCX-i tagasi teisendamine andis tulemuseks faili, mis oli 714 KB. See on 7 KB-st vähem kui 1% -line sääst, ja kuna RTF ei suutnud kasutada mõningaid lihtsaid tabeli vorminguid, mida me kasutasime, pidime uuesti vormindama ... mis tõi suuruse tagasi kuni 721 KB.
See ei tundu olevat teie dokumendile palju kasu, eriti kui tänapäeva DOCXil on nii palju vormindamisvõimalusi, mida RTF ei suuda toime tulla.
Teisendage HTML-i ja seejärel teisendage tagasi DOCX-ks
See on sama idee kui RTF-i konverteerimisel, välja arvatud see, et HTML on veebivorming. Meie konversiooni test näitas RTF-i kasutamisel peaaegu identseid tulemusi.
Me proovisime seda meie 721 KB DOCX-failis ja teisendasime selle 383 KB HTML-failiks. Selle DOCX-i tagasi teisendamine andis tulemuseks 714 KB faili. See on 1% sääst, kuid see segas vorminguga, eriti päistega, ja need oleksid vaja uuesti muuta.
Laadige dokument välja ja pakkige see kokku
DOCX-dokument on tihendatud fail, nagu arhiiv, mida teete 7-Xip või WinRar abil. See tähendab, et saate selle ühe tööriistaga avada ja näha kogu sisu. Üks näpunäide on väljavõtta kõik DOCX-i failid, lisada need kokkusurutud arhiivi ja seejärel ümber nimetada see arhiiv DOCX-faililaiendisse. Hei presto, sul on tihendatud Wordi dokument! Teoreetiliselt kõlab see usutavalt, kuid nii 7-Zipi kui ka WinRari ja erinevate arhiivivormingute kasutamisel leidsime, et iga kord, kui me proovisime avada .docx-faili, mille me loodaksime, ütles Word meile, et fail on rikutud.
See idee võib olla mõnevõrra kasulik - meie 721 KB fail jõudis vaid 72 KB-ni, kuid me ei soovitaks seda teha, kui sa ei taha veeta palju aega mängida, et seda tööd teha. Samuti võib salvestamine olla ainult sellepärast, et tihendusprotsess on eemaldanud / tihendanud midagi, mis peatab Wordi dokumendi avamise, kuid me ei saa olla kindlad.
Tavaliselt soovitatavad näpunäited, mis tõenäoliselt ei tee mingeid erinevusi
Internetis on mõned soovitused heli mõistlik, kuid sellel ei ole suurt mõju. See ei tähenda, et sa ei peaks neid proovima, vaid et sa ei tohiks oodata suurt mõju teie dokumendi suurusele.
Eemaldage dokumendi eelmised versioonid
Word hoiab teie dokumendi varasemaid versioone selle töötamisel. See on funktsiooni Automaatne salvestamine ning mõned soovitavad need kustutada menüükäsuga Fail> Info> Dokumendi haldamine ja vanade versioonide eemaldamine.
Sellegipoolest pole mõtet seda teha, sest need vanad versioonid on salvestatud Windowsi failisüsteemis, mitte teie Wordi dokumendis. Nende kustutamine ei muuda teie dokumenti väiksemaks. Kui soovite eemaldada dokumendist mis tahes varasema versiooni, kopeerige sisu täiesti uuele dokumendile või tehke fail> Salvesta nimega, et salvestada uude dokumenti, nagu me varem soovitame.
Kleebi ainult tekst, mitte vormindamine
Kui soovite ühest dokumendist kopeerida ja kleepida oma praegusesse dokumenti, saate kasutada erinevaid kleepimisvalikuid.
Vaikimisi valitud valik, kui klõpsate nupule „Kleebi“ (või vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl + V), on „Hoidke allika vormindamist”. See kopeerib mitte-vaikimisi fonte ja vorminguid, nagu julge, kaldkiri ja nii edasi. Aga kui klõpsate selle asemel valikule „Keep Text Only” (ainult teksti säilitamine), vähendab see tahet või nii, et teooria vähendab faili suurust, eemaldades vormindamise.
Me proovisime seda 20-leheküljelise dokumendiga, millel oli igale lehele teksti erinev vorm, ja keskmine suurus erinevus oli veidi alla 2 KB lehekülje kohta. See võib-olla Olge märkimisväärne, kui sul on 250-leheküljeline dokument, kus see oleks kokku umbes 0,5 MB, kuid kas teil on tõesti 250-leheküljeline Wordi dokument ilma vormindamiseta? Ilmselt mitte, sest see oleks enamasti loetamatu, nii et kaotaksite oma säästud, kui lisate vorminduse tagasi.
Selle meetodi eelised on ilmselt allpool ülaltoodud otsale - kopeerige ja kleepige kogu dokument uude dokumenti, et eemaldada eelmised versioonid, vanad redigeerimismuudatused ja nii edasi.
Muuda lehekülje suurust
Word annab teile võimaluse muuta lehekülje suurust, minnes paigutusse> Suurus ja muutes vaikesuurusest "Letter". On näpunäiteid selle kohta, et kui te valite väiksema, kuid samasuguse suurusega nagu A4, siis teised lugejad ei märka ja saate väikese suuruse kokkuhoidu.
Me proovisime seda 20-leheküljelise dokumendiga, kasutades “Letter” suurust, mis oli 721 KB. Me muutsime suuruse “A4”, “A5” (mis on pool A4 formaadist) ja “B5” ning meie dokument jäi iga kord püsivaks 721 KB. Teisisõnu, see ei muutnud faili suurust üldse.
Lõpetage keeleandmete kaasamine
Failis> Valikud> Lisasõnad on "Seadista keeleandmed", ja näete näpunäiteid erinevates kohtades, milles öeldakse, et see välja lülitada. Pinnal kõlab see mõistlikul viisil - kas lisakeelelised andmed ei suurenda dokumendi suurust?
Lühidalt öeldes ei ole vastus, kui kasutate kaasaegset .docx-faili. Word tegeleb keelte andmetega kulisside taga ja see ei võta dokumendis ruumi.
Selle valiku väljalülitamine võib mõnevõrra erineda vanematest .doc-failidest, kuid isegi siis, kui olete kasutanud käsitsikirja tööriista ja Wordil on salvestamiseks mõned „käsitsikirjatuvastuse parandamise andmed”. Vastasel juhul ei muuda see üldse midagi.
See on meie suhteliselt põhjalik nimekiri viisidest, kuidas saate Wordi faile oma suurust vähendada, kuid me otsime alati uusi meetodeid, et proovida (või eemaldada). Tule ära kommentaarides, kui teate tehnikat, mida me oleme unustanud, ja me vaatame selle läbi!
