Algaja Kuidas luua, hallata ja jagada Outlook 2013 kalendreid
Kui sa ei ela kohustusteta elu, tõuseb päike ilmselt teie päevakalendrisse. Kui te ei tea, mis toimub igapäevaselt, võite kiiresti kaotatud kohtumiste ja üllatuskohtumiste labürindis kaotada..
Räägime Outlooki kalendritest, sest väljaspool e-posti (võib-olla isegi mõnikord) eemalviibimine on korraldatud ja produktiivne sõltub võimet juhtida sündmusi ja saada asju. Üks asi, mida Outlook teeb suure aplombiga, võib-olla parem kui enamik teisi rakendusi, on kalendris. Outlooki kalendrifunktsioonid on sündmuste loomise, muutmise ja jagamise puhul teistmoodi.
See artikkel keskendub peamiselt lihtsatele asjadele. Näeme teile, kuidas luua ja hallata oma kalendreid, lisada kohtumisi, koosolekuid ja jagada neid ka teistega oma aadressiraamatus, et hõlbustada koostööd. Selleks ajaks, mil me oleme valmis, näitame, kuidas kaugemale Outlooki kasutamisest põhiõiguste, näiteks e-posti või kontaktide ja aadressiraamatute jaoks saate kalendri oma hõivatud elusse lisada ja parandada oma kodu või väikest kontorit.
Kalendri põhitõed
Iga kord, kui kasutate Outlooki, on teil teie käsutuses kalender. Isegi kui teil ei ole e-posti kontot loodud, saate Outlooki ülejäänud funktsioonide jaoks siiski kasutada. Kalender töötab kõige paremini, kui saate oma koostöövõimalusi ära kasutada, nii et e-posti konto kasutamine tagab, et saate saata koosolekukutseid ja saada osalejate teatisi.
Sõltumata sellest on teie põhiline, igapäevane kalender, st vaikekalender, mis on seotud teie Outlooki vaikeprofiiliga. See on igakuine vaade, kuid vahekaardi Korralda funktsioone saab vaate muutmiseks kasutada.
Näiteks allpool on töö nädala vaade (võrreldes terve nädala vaate). See on väga lihtne, ilmaga (saate selle oma linnale seada) ja otsingukasti. Kui teil on kohtumisi või kohtumisi, näete neid siin ja te saate eelmisele või järgmisele nädalale vahele jätta, klõpsates vastavalt kalendri servadele nuppe „Eelmine kohtumine” või „Järgmine kohtumine”..
Läheme natuke edasi ja keskendume sellele, kuidas muuta oma kalendri korraldust, et see paremini sobiks teie konkreetsete või konkreetsete vajadustega.
Kalendri lihaste paindumine
Kalendri paigutuse ja välimuse muutmiseks saate teha üsna palju. Kui vaadata allpool olevat vahekaarti Vaade, näete terve rea stiile, mida saate kasutada teie organisatsioonilistele vajadustele sobiva kalendri jaoks.
Vaadake järgmist kalendrit. Oleme selle välimust muutnud. Ühe jaoks saate muuta värvi, mis on peen, kuid kena puudutus.
Vahekaart Vaade võimaldab teil lisada mitu muud vaadet, et rõhutada režiimi, kus te olete. Näiteks on olemas tööriistariba, mis võimaldab lisada kalendreid, inimesi ja ülesandeid parempoolsesse veergu (vt eespool). See tööriistariba on kohandatav vastavalt teie olekule, nii et isegi kui sul on ülesanded ja kalender lubatud, nagu ülaltoodud ekraanipildil, lülitub postkasti üleminekuks uuesti sisse - Kas baar.
Iga režiimi vahekaardil Vaade on hea mängida, sest nad ei ole kõik täpselt samad. Näiteks ei ole lugemispaneel kalendri vaates palju kasu, kuid kindlasti on see suurepärane postkasti lisamine.
Samamoodi vaadake igapäevase kalendervaate läbi, kui päevase ülesande vaade on lubatud. Siin saate näha teie igapäevast kalendrit, kus saate oma ülesandeid allpool.
Me räägime tulevaste artiklite ülesannetest palju rohkem, kuid nüüd keskendume kõike, mida võiksite kohtumiste ja kohtumiste kohta teada saada.
Kohtumiste ja koosolekute lisamine
Vaatame kohtumiste ja koosolekute loomist. Järgmises näites korraldame pitsapidu. Loomulikult on teema nimetamine ja pitsapidu ei pruugi tingimata olla „kohtumine”, sa saad selle idee. Seejärel saate lisada muid üksikasju, näiteks pitsapidu toimumise aja ja selle algus- ja lõpp-ajad.
Märkuste, juhiste või juhiste lisamiseks üritusele on palju ruumi (tehniliselt piiramatu). Loomulikult pole parteist palju, kui sul pole teisi inimesi. Seega peame kutsuma mõned osalejad. Kui olete inimesi kutsunud, ei peeta seda enam kohtumiseks. Selle asemel muudab Outlook selle koosolekuks. Järgmises ekraanil näeme, et meie uus kohtumine sai koosoleku.
Nime saab kirjutada käsitsi või klõpsa nupule „To”, et lisada oma aadressiraamatust osalejaid. Kui te pole veel aadressiraamatut seadistanud, saame teile öelda, kuidas kontakte lisada ja hallata, samuti importida kontakte teistest allikatest, nagu Gmail.
Saate lõigata otse tagaajamine ja klõpsa lintide vahekaardil „Uus koosolek”. Osalejate kutsumisel on teil võimalus taotleda täiendavaid reageerimisvalikuid.
Kui soovid vastust (selle asemel, et sõna lihtsalt välja panna ja jätta selle juurde), on kutsutudel võimalus RSVP-le. Pange tähele, et see toimib suurepäraselt Microsofti tootega, näiteks Outlook.com e-posti kontoga, kus olete sõnumis vastamisvõimalusi andnud.
Gmailis on teil võimalik kutsuda kutsikat palju samamoodi. Kuid vastate, see saadetakse sündmuse korraldajale ja lisatakse automaatselt oma Outlooki.
Nüüd, kui me oleme kohtumiste ja kohtumiste kohta selged, jätkame nende muutmist ja tühistamist, sest muutus on vältimatu ja mõnikord meie parimad plaanid langevad läbi.
Koosolekute ja jälgimise vastuste muutmine või tühistamine
Midagi on kerkinud ja me peame oma pitsapidu laupäeva õhtuks liigutama. See pole meile probleem, aga mis on meie osalejatega? Noh, nende plaanid on täielikult nende otsustada, kuid Outlook teeb vähemalt nende muutmise kohta kergeks märku.
Koosoleku muutmiseks ja osalejate teavitamiseks avage kõigepealt sündmus Outlooki kalendrist ja tehke vajalikud muudatused. Sellisel juhul liigutame koosolekut lihtsalt üks päev tagasi. Pange tähele, et saate klõpsata nupul „Saada värskendus” ja teie kutsutud inimesed uuendatakse.
Sel hetkel, kui kõik osalejad olid teie kutse varem vastu võtnud, peavad nad selle uuesti vastu võtma.
Nüüd võib olla hea aeg näidata, kuidas jälgida oma koosoleku edenemist. Klõpsake nuppu „Jälgimine” ja siit saate näha oma koosoleku edenemist. Praegu on ainult üks kutse vastu võtnud, nii et see laupäev ei ole nii hea aeg.
Uh oh, jälle on midagi üles kerkinud ja peame koosoleku tühistama. Klõpsake lihtsalt nupul „Tühista koosolek”. Teie kutse muutub nüüd ja saad "Saada tühistamine" nuppu, et klõpsata ja saata halvad uudised.
See on nii lihtne kui see, et teie eelmised kutsutud saavad uuendatud e-posti ja sündmus eemaldatakse teie Outlooki kalendrist.
Sündmused
Kui kohtumised on sisse lülitatud ja salvestatud, näete seda oma kalendris. Kui liigute selle kohal, näete asjakohaseid üksikasju. Siinkohal, kui kõik on hea, võite sellest lahkuda ja edasi liikuda.
Kui aga soovid seda muuta või kustutada, saate selle avada kas topeltklõpsates või kasutades lindil asjakohast toimingut, mis on siin „Ava” nupp.
Paljude samade lintide juhtnuppude abil saate juurdepääsu ka paremklõpsake kontekstimenüüst.
Kui kohtumine või kohtumine on avatud, märkige vahekaart Valikud, mis võimaldavad teil mõjutada mõningaid muudatusi, näiteks oleku muutmine (hõivatud, esialgne, kontoriväline jne), seada meeldetuletus, muuta ajavööndit ja määrata lõpuks kui korduv.
Korduvad sündmused on tavalised, näiteks iganädalane koosolek või kvartalitulu või lihtsalt lõunasöögi koos sõbraga, seega on hea teada, kuidas neid seadistada. Nagu näete ekraanipilt, peaks see olema üsna lihtne välja töötada. Teil on võimalik määrata kohtumise aeg, muster ja muidugi vahemik või kordumise kordumine.
Näete järgmist pilti, oleme loonud korduva sündmuse igal esmaspäeval kell 13:00, mis jätkub lõputult.
Oluline on meeles pidada, et kuigi koosolekutel ja kohtumistel on mitu olulist erinevust, vaatavad nad endiselt ja neid saab muuta samamoodi, nii et kõik kohtumiste jaoks nähtavad valikud on sama koosolekute puhul..
Faili või dokumendi lisamine kalendrikirje
Kujutlege, et olete teinud oma kohtumise, näiteks võtnud lemmiklooma loomaarstile või oma õli muutmiseks, ja mõlemal juhul on teil dokument või pilt, mida soovite sellele lisada, et te ei unustaks.
Järgmises näites saame meie õli lõpuks välja ja meil on selle jaoks kupong. Sa võid kupongi välja trükkida ja proovida seda eelnevalt meelde jätta või lihtsalt lisada see kohtumisele, nii et kui Outlook teile meelde tuletab, on kupong seal olemas, nii et saate selle printida, kui te seda mõelda.
Selleks soovite klõpsata „Kinnita fail” ja sirvida seejärel asukohta, kuhu see on salvestatud. Saate faili sisestada nii, nagu see on, kleepige see tekstina tekstina või lisage faili asukoht hüperlingina. Sellisel juhul me lihtsalt lisame PDF-i nagu on.
Loomulikult on see väga kasulik funktsioon, kui teil on vaja jagada dokumente ärikohtumiseks, saata õppematerjale õpilastele või kui olukord võib nõuda täiendavat teavet.
Kalendrite haldamine ja jagamine
Kalendrite haldamine võimaldab teil saavutada kaks asja. Kalendreid saate avada erinevatest allikatest ning saate luua ja salvestada kalendrirühmi.
Kui klõpsate nupule „Ava kalender”, saate luua mitmest allikast kalendri, sealhulgas internetist, või saate luua tühja kalendri. Üks tühja kalendri loomise eelis on see, et suudate oma töö ja koduelu eraldi hoida.
Järgmises ekraanil kuvatakse mitu kalendrit ja oleme loonud ka spetsiaalse töörühma. Saate tegelikult sündmusi ühest kalendrist teisele lohistada; näete, kuidas meil on iga nädala jaoks valitud kalendrisse iganädalase koosoleku kirje.
Võimalus juhtida sündmusi kalendrite vahel tähendab, et kui olete aegade lisamise või koosoleku lisamisega veetnud aega, kui otsustate hiljem, et see peab olema teises kalendris, ei pea te sündmusi uuesti looma.
Lõpuks saate jagada kalendreid, mis peaksid olema üsna iseenesestmõistetavad, kuid on siiski võimelised kalendrit e-postiga saatma. Me käsitlesime seda eelmises artiklis lühidalt, see on lihtsalt teine viis selle saavutamiseks. Järgmises ekraanil näete, mis juhtub, kui kasutate seda valikut.
Saate määrata, millist kalendrit jagada, kuupäevavahemikku (ühest päevast kogu kalendrini), jagatavate andmete taset (lihtne kättesaadavus, piiratud ja täielik teave) ning seejärel on mõned lisavalikud, mida saate kasutada.
Sel viisil jagamine tähendab, et saate kiiresti ja hõlpsasti levitada oma kalendriteavet teiste Outlooki kasutajatega ning integreerida teile saadetud kalendrid.
Kalendri valikud
Seal on üsna vähe kalendri võimalusi, et sorteerida (kuigi mitte päris nii palju kui e-posti teel). Enamik neist valikutest on mõeldud kalendri konfigureerimiseks, et töötada tõhusamalt teie professionaalsete ja isiklike vajadustega.
Näiteks saate muuta oma tööaega ja töönädalat, lisada puhkust, muuta ajavööndit, seada vaikevärvi ja valida isegi Fahrenheiti ja Celsiuse vahel. Töö oma teed läbi oma vaba aja veetmise ja proovige, mis teile kõige paremini sobib.
Outlooki kalendrikirjed on tipptasemel ja kui töötate keskse Exchange'i serveriga organisatsioonis, siis olete tõenäoliselt tuttav, kuidas saate ühiste kalendrite, sündmuste ja muu hulgas koostööd teha. Kõik see toimib sujuvalt oma kohalikus Outlook-installatsioonis lisavõimsuse ja mugavuse tagamiseks.
Kodus on tore, et samas programmis on nii palju funktsioone sisaldav kalender. E-posti rakendusest kalendrirakendusele ei ole vaja minna, saate sündmusi ajastada ja osalejaid kiiresti mõne hiirenupuga klõpsata ning palju muud.
Aga sellest piisab, kui me räägime. Miks me nüüd ei kuulda? Andke meile teada oma mõtted või andke oma kommentaarid meie foorumile.
