Algaja Kuidas luua ja hallata ülesandeid Outlook 2013-s

Kui olete üks neist inimestest, kellel on pidevalt areneva ülesannete nimekirjaga tahvlil või notepadil või kui teie laud ja monitorid on kaunistatud Post-itsega® tuletades teile meelde olulisi sündmusi, siis see artikkel teile.

Outlook võimaldab teil teha ülesandeid, mis koosnevad ülesannetest, mida saate teha igasuguseid asju, näiteks tähtaegade, meeldetuletuste, kategooriate ja muu seadistamise. Kogu mõte on luua aktiivsem ülesannete loetelu, mida saab suhelda ja hoiab teid ausana.

Töötamine tööülesannete vaates

Oleme hiljuti arutanud Outlook 2013 erinevaid keerukusi, nii et kui olete selle jaoks uus, soovitame lugeda meie sissejuhatust.

Vastasel juhul avage Outlook kuni ülesannete vaatele ja vaadake ringi. Esmapilgul märkate, et see on päris tühi ja viljatu. Seda sellepärast, et me ei ole veel seda täitnud paljude asjadega, mida me peame tegema ja käima.

Lähme läbi ja näitame teile, kuidas kasutada ülesandeid nagu pro ja organiseerida oma elu Outlookiga veelgi. Vähese aja ja tööga on teil kõikehõlmav ülesannete kogum, mida saate seadistada meeldetuletuse meeldetuletamiseks, või saate neid isegi teisele isikule määrata!

Ülesannete lisamine

Alustamiseks tahate lisada ülesandeid. Pange tähele, et vasakpoolses servas on tuttav kausta paan. Sellele vaatele saate lisada uusi kaustu, seejärel korraldada oma ülesanded kategooriatesse. Võite isegi luua uue kaustade grupi, et saaksite oma ülesanded oma töö- ja isikliku elu vahel uuesti eraldada.

Alustamiseks märkate, et seal on üks ülesannete kausta grupi kõne Minu ülesanded ja kaks alamülesande kausta: Ülesanded ja ülesanded. Kui me paremklõpsame ülemise kausta, saame luua uue kausta grupi, mille me nimetame tööülesanneteks.

Kiirülesande saate lisada, klõpsates nupul „Uue ülesande lisamiseks kliki siia” või klõpsate „Uus ülesanne“ kodulindil. Vaadake järgmist pealkirjastamata ülesannet, millele saate rakendada mitmeid valikuid, näidata ülesannet, selle üksikasju ning hallata seda.

Täitke oma ülesanne natuke põhiandmetega ja seejärel klõpsake „Salvesta ja sulgege“. Võite valida oma alguskuupäeva, lõppkuupäeva (kui see on olemas), oleku, prioriteedi ja täitmise protsendi. Saate vaadata ka "Meeldetuletus" ruutu ja Outlooki abil saate teada, millal teie ülesanne saabub.

Ülesannete vaatamine, muutmine ja uuendamine

Pärast mõne ülesande loomist näeme neid meie ülesannete vaates. Siin saate teha mõningaid põhilisi töövahendeid, näiteks maksetähtpäeva muutmist või kategooria määramist, kuid kui soovite tõesti vaadata ja redigeerida, peate selle avamiseks topeltklõpsama.

Siin on meie ülesanne veel kord. Me saame teha selliseid muudatusi nagu staatus või prioriteet või klõpsata nupule „Üksikasjad“.

Kui ülesandega on seotud muid üksikasju, saate need siin täita. Kuigi see ei pruugi enamiku inimeste jaoks asjakohane olla, kui te tegelete sõltumatute töövõtjate või konsultantidega, on see suurepärane koht, kus jälgida, kui palju nad maksavad teile.

On veel mõned asjad, mida me enne kordumiste juurde minekut mainida. Olge ülesande kasutajaliideses tähelepanu pöörama, võtke aega, et märkida, et saate ülesande kustutada või edastada, kui te otsustate, et seda ei soovitata jätkata, või kui teil on vaja kellegi teise sisestamist..

Te saate ka seda ülesannet hallata, näiteks märkida see valmis, määrata see ja saata olekuraport. Me räägime sellest lähemalt. Praegu vaadake lühidalt, kuidas seadistada korduvaid ülesandeid.

Töötamine korduvate ülesannetega

Korduva ülesande loomine on sama mis korduva kohtumise või korduva koosoleku loomine. Dialoog, mida näete, kui klõpsate nupule „Kordumine”, näevad tõenäoliselt üsna tuttavaks.

Nii et siin on meie “rääkida töö asjadest” ülesanne, mis kordub igal nädalal kolmapäeval, ilma et see oleks lõppemas. Pange tähele, et isegi kui te ei täida ülesannet, kui ülesanne kordub, luuakse veel üks.

Seda saab tühistada, valides suvandi „regenereeri uus ülesanne”, mis selle asemel, et automaatselt korduda x päeval, ei taastaks ülesannet seni, kuni praegune on märgistatud.

Ülesande määramine kellelegi teisele

Meie ülesanne on kõigepealt ülesanne "rääkida töö asjadest!" Klõpsake lindi „Tegutsemisülesanded” jaotises nuppu „Assign Task”.

See avab ülesande e-kirjana, mille saate seejärel teistele saata. Sellisel juhul me anname ülesande rääkida kellegagi teisest töömahust, nii saadame me neile e-kirja.

Kui soovite aadressi sisestada väljale „To“, siis võite oma aadressi raamatust litsida. Kas teil pole aadressiraamatut loodud? Lugege, kuidas luua ja hallata kontakte, sealhulgas kuidas kontaktid Gmailist otse Outlookisse importida.

See saaja saab e-kirja, millele on lisatud valik „Accept” või „Decline”. Me ei taha bossile häirida, nii et me lihtsalt läheme edasi ja võtame selle ülesande vastu. Pealegi ei ole töö asjadest rääkimine kunagi halb mõte!

Lõpuks, kui volitused-see-olla tahavad teada teie praeguse ülesande edenemist (või selle puudumist). Võite saata neile olekuraporti.

Üldiselt kasutab kodu keskmine Outlooki kasutaja tõenäoliselt ülesannete täitmist vahendina, mis võimaldab teha tööd või teha koduseid töid, kuid on kasulik teada oma ülesannete tegemise võimeid. Lähme nüüd edasi kodukino lindile ja rääkige sellest, mida saate teha, et sealt ülesannet hallata.

Ülesannete haldamine ja vaate järgi sortimine

Teie nädala jooksul tehakse mõned ülesanded ja mõned ei. Need, mida olete lõpetanud, saate märkida täieliku ja unustada. Kuid need, mida te ei saa, tuleb mingil moel juhtida või teil on lihtsalt üha kasvav nimekiri puhutud ülesannetest.

Nende haldamiseks on mõned viisid. Vaatame selle lindi ala ja näitame teile, kuidas neid tööriistu kõige paremini ära kasutada.

Nupu „Eemalda loendist“ klõpsamine tähistab selle täieliku ja eemaldab selle loendist. Kui Outlookil tekib probleem, näiteks kui ülesanne on korduv või kui see on puudulik, küsib ta, mida soovite sellega teha.

Samuti saate töötada otse ülesannete nimekirjas olevate ülesannetega. Lisateabe saamiseks vaadake järgmist kuvatõmmist. Näete, et saate selle täieliku märgistamiseks klõpsata lipu ikoonil, või saate oma järelvalikute nägemiseks paremklõpsata.

Järgmises ekraanil näete, et meie ülesanne on „jalgsi jalgsi vaadates ümber istuda” homme, kuid me oleme seda ka järgmisel nädalal jälginud. Järelmeetmete loomine dubleerib seda põhimõtteliselt teie jaoks kõige paremini sobiva aja jaoks. Sellisel juhul võiksime tähistada homme ülesande täieliku või eemaldatava ülesande, kuid see dubleeriv ülesanne peaks siiski toimuma järgmisel nädalal.

Pange tähele, et saate jälgida ülesannete täitmist ühest viiest eelseadistatud intervallist või luua kohandatud järelkontrolli.

Lõpuks võib teie vaate muutmine aidata lõigata läbi suure hulga ülesandeid. Kui see pole lindil näidatud, võite klõpsata nupule „Muuda vaadet” ja näed neid valikuid.

Siin näeb välja lihtne nimekiri. Vaade ei tee diskrimineerimist lõpetamise või kategooriate vahel ega midagi muud. See lihtsalt esitab kõik oma mineviku, praeguse ja tulevase ülesande ühes lihtsas vaates.

Teisest küljest, kui me sorteerime oma seisukohti aktiivsete ülesannetega, näeme, et asjad on meie jaoks palju kitsendatud.

Pidage alati meeles, et muutke oma tööülesannet, nii et saate kiiresti sorteerida või peita neid maksimaalse tootlikkuse potentsiaali saavutamiseks!

Ülesanded Valikud

Lõpetuseks tutvustame või tutvustame end uuesti ülesannete valikuga. Ülesande valikud võimaldavad muuta seadeid ja muuta nende käitumist ja välimust. Neid saate avada menüüst Fail, klõpsates suvandil "Valikud -> Ülesanded".

Saate seadistada võimalusi meeldetuletuste tegemiseks tähtaegadega, hilinenud ja lõpetatud ülesannete värvidega, tööaegade ja muude lihtsate tweaksidega. Nüüd, kui soovite, et hilinenud ülesanded oleksid sinised või soovite päeva lõpus vaikimisi meeldetuletusi alguse asemel, saate muudatused siin teha.

Nagu saate öelda, näitab Outlook ennast väga ümaraks rakenduseks ja me ei ole veel kalendrist ja märkmetest veel rääkinud! Loodame, et saate kasutada ülesandeid, et muuta oma organisatsiooni oskused paar pügala. Neid on väga lihtne seadistada ja määrata ning meeldiv on need meeldetuletused ja vaadata kõiki loendis olevaid asju aeglaselt välja..

Vahepeal oleme huvitatud teie kuulamisest. Kas teil on küsimus või kommentaar, mille soovite meiega lahkuda? Vabastage meie arutelufoorum ja tule ära.