Algaja Kategooriate loomine, haldamine ja määramine Outlook 2013-s

Outlook 2013 võimaldab teil kategooriatele asju määrata ja nimetatud kategooriaid kohandada. Kategooriate puhul on see, et nad on Outlookis universaalsed ja kas iga kategooria saab määrata klaviatuuri kombinatsioonile. Nii saate liigitada e-posti, kalendrisündmusi ja märkmeid paari kiire klahviga.

Viimastel kuudel oleme rääkinud palju Outlook 2013 ja selle erinevate osade kohta. Oleme rääkinud kõige olulisemate funktsioonide, näiteks e-kirjade koostamise ja saatmise ning kontaktide loomise ja haldamise ning isegi teie Gmaili kontaktide importimise ja haldamise kohta. Oleme ka käsitlenud Outlooki muid asju, näiteks kuidas luua ülesannete nimekirju, et teid ülesande täitmisel hästi hoida. Ja muidugi on olemas kõik tähtsad kalendrid, mis on olulised kõigile, kes tahavad ajakava tõhusalt hoida.

See kõik tähendab seda, et saate sellega palju tööd teha, et aidata teil paremini tööd teha ja isegi isiklikku elu. Enne Outlook 2013 vaatamise lõpetamist leidsime siiski, et peaksime lihtsalt lühidalt katma kaks ülejäänud aspekti, mis meie arvates on väärt: kategooriad ja otsing.

Nende kategooriate kohta

Oma kategooriate kohandamiseks klõpsake nupul „Categorize“ ja seejärel rippmenüüst „All categories…”. Selle dialoogi abil saate luua uusi kategooriaid, kustutada vanu, ümber nimetada, muuta värve ja määrata kiirklahve.

Pange tähele järgmises ekraanipildis, kuidas me oleme „CTRL + F2” määranud sinisele kategooriale.

Nüüd saate näiteks kategooriatesse rakendada midagi, mida soovite. Järgige meie rumal näide allpool, meil on oma ülesanne „elada la vida loca” ja me oleme selle tähistanud isiklike (lilla) ja kiireloomuliste (punaste) kategooriatega.

Pea meeles, et see väga kasulik näpunäide: kui määrate oma kategooriatele kiirklahvid ja olete oma kategooriad mällu pühendanud, saavad nad kiirelt töödelda postituste, kohtumiste ja muude Outlooki üksuste korraldamiseks.

Näiteks siin on meie postkasti sõnumi e-posti päis, märkisime selle töögrupiga. Nüüdsest, kui me peame seda konkreetset sõnumit otsima, saame kasutada kategooriaid sõltumatute sõnumite filtreerimiseks.

Samuti peate teadma, et saate kiiresti määrata ülesandeid, e-kirju ja muid Outlooki üksusi vaikekategooriaga, nagu näiteks järgmises kuvas. Siin oleme tähistanud mitmeid ülesandeid kiireks lihtsalt klõpsates veerus KATEGOORIAD väikesele kastile.

On selge, et kategooriad võivad olla väga kasulikud ja nad on Outlookis suures osas teadmata. Õppige neid tõhusalt kasutama ja saate hoida kõik oma asjad seotud kategooriatesse.

Lihtne otsing Outlookis

Pane see üles, rääkides lühidalt üksuste otsimisest Outlookis. See tähendab, et see kehtib peamiselt posti kohta, kuid otsing ulatub kogu rakenduse vältel. Kui klõpsate otsingupaanil, näiteks postkastis (või mõnes muus postkataloogis), muutub lint, et anda teile palju otsinguvahendeid.

Miks on see kõik siin? Lihtsamalt, mida rohkem saate sõnumit otsida, seda paremad on teie võimalused selle leidmiseks. Vaadake siit järgmises pildil, klõpsame nupul „Teema“ ja me saame täita sobiva ruumi sellega, mida me tahame, et teema sisalduks. Sellisel juhul tahame leida teemasid, mis puudutavad “Töö”.

Pange tähele, et tulemused, mis ilmuvad, on tegelikult ülesanded, mis näitab, kuidas Outlook tagastab otsingutulemused kõigest, mida see salvestab.

Kui otsingupotentsiaalide maksimeerimine Outlookis teid huvitab, saate kiirust kärpida kiiresti, tehes veidi aega ja proovige otsingulintide võimalusi. Pidage meeles, et kui teie tulemused on liiga laiad ja mitmekesised, saate oma ulatust alati täpsustada, kasutades selleks sobivaid tööriistu.

Lõpetuseks, kui tunnete vajadust otsida jõudu ja otsida üle otsida, proovige leida täpsema otsingu vormi, mis on klõpsates nupul „Otsi tööriistu” suvandil Valikud.

Täiustatud otsingu vormi kasutamine on kaugeltki parim, mitte mõttetu viis Outlooki otsimiseks, kuid olenemata sellest, millist meetodit kasutate, oleme kindlad, et saate teada, kuidas oma asju üldse mitte leida.

Otsinguvalikud

Outlook töötab Windowsi otsinguga, mille me kirjutasime terve rea tagasi. Need valikud mõjutavad üksuste otsimist nii Windowsis kui ka Outlookis.

Pange tähele, et kui klõpsate „Indekseerimisvalikud…”, avaneb indekseerimisvalikute juhtpaneel, kus saab kohandada, kuidas või kas Outlooki indekseerib Windowsi otsinguindekser. Ülejäänud neist valikutest tegelevad peamiselt otsingutulemustega, näiteks nende kuvamise ja tulemuste kuvamise viisidega.

Kategooriad ja otsing on kaks unheralded funktsiooni, mida saate oma Outlooki repertuaarile lisada, mis meie bürookogemust üsna kena. Kui kasutate Outlooki ulatuslikult ja saad palju e-kirju, loote palju kalendrikirjeid või genereerite pikki ülesannete loendeid, siis on oluline mitte ainult neid korraldada, vaid ka siis, kui teil on võimalik midagi otsida, eriti kui tead, mida te otsite, on hindamatu.