Kuidas kasutada Exceli automaatse taastamise ja automaatse tagasivõtmise funktsioone

Alati on kohutav tragöödia, kui keegi kaotab midagi olulist, mida nad töötasid, sest nad ei salvestanud oma dokumenti õigesti. See juhtub sagedamini kui arvate, et Excel ja Wordi kasutajad!

Õnneks on Microsoft viimasel paaril versioonil lisanud palju funktsioone, mis aitavad vähendada õnnetuste, elektrikatkestuste, juhuslike kustutamiste jms andmete kaotamise võimalusi. Ühte omadust nimetatakse AutoRecoveriks ja teiseks vähem levinud tunnuseks. nimetatakse AutoBackupiks.

Käesolevas artiklis räägin, kuidas seadistada mõlemad valikud nii, et teie andmed oleksid võimalikult ohutud. Samuti tahaksin mainida, et Office'i viimased versioonid võimaldavad teil dokumente otse OneDrive'isse salvestada, mis on hea valik, sest teil on siiski võimalik oma tööd juurde pääseda isegi siis, kui teie kõvaketas ebaõnnestub.

Excel automaatne taastamine

Automaatse taastamise funktsioon on vaikimisi sisse lülitatud ja salvestab teie dokumendi automaatselt määratud ajaintervalliks automaatselt ajutisesse asukohta. Automaatse taastamise sätete vaatamiseks klõpsake nuppu Fail ja siis Valikud.

Kliki Salvesta vasakpoolses menüüs ja näete jaotises Automaatne tagasivõtmine Salvesta töövihikud.

Vaikimisi salvestatakse automaatse taastamise teave iga 10 minuti järel. Lisaks intervallile peab Excel enne andmete salvestamist olema 30 sekundit tühikäigul. Samuti salvestatakse automaatselt salvestatud teave Faili asukoha automaatne taastamine siin loetletud. Niisiis, kuidas see toimib? Põhimõtteliselt ütleme, et teil on alltoodud tööleht ja see on salvestatud.

Oletame nüüd, et lisan Exceli arvutustabelisse järgmised andmed ja ootan oma dokumenti salvestamata umbes 10 minutit. Kuna automaatse taastamise intervall on seatud 10 minutiks, peate ootama vähemalt sama kaua, kuni andmed salvestatakse.

Minu puhul simuleerisin Exceli krahhi, avades tegumihalduri ja hävitades Exceli protsessi. Pärast seda avasin uuesti Exceli ja nägin kohe võimalust, mida kutsuti Kuva taastatud failid.

Kui klõpsate sellele, avab see loetelu Excel-failidest, mida saab taastada. Minu puhul oli sellel originaalfail, mis sisaldas andmeid ainult A1-s ja A2-s, ning sellel oli ka automaatne fail, mis sisaldas andmeid, mida ma ei olnud kettale salvestanud.

Klõpsates mõnel loendil olevast elemendist, avaneb veel üks Exceli eksemplar, mis näitab selle konkreetse faili andmeid. Üldiselt on see tõesti kasulik funktsioon nendel aegadel, kui te ei salvestanud kogu oma tööd, kuid Excel lõpeb ootamatult.

Selle funktsiooni peamine negatiivne külg on see, et automaatse taastamise andmed salvestatakse samale kõvakettale kui teie fail, nii et kui teie kõvakettal juhtub midagi, on kõik kadunud. Saate muuta ülaltoodud seadete asukohta eraldi kõvakettale või isegi võrgu asukohale, mida ma väga soovitan.

Pidage meeles, et automaatse taastamise teave kustutatakse Exceli poolt ka järgmistel juhtudel:

1. Salvestate faili käsitsi või kasutades Fail - Salvesta kui.
2. Sulate faili või sulgete Exceli (kas salvestate faili või mitte)
3. Te lülitate AutoRecoveri täielikult välja või ainult töövihiku jaoks

Põhimõtteliselt, kui salvestate faili, vabaneb see automaatse taastamise andmetest. Peale selle, kui lõpetate Exceli käsitsi ja otsustate andmeid mitte salvestada, kustutab see automaatse taastamise andmed. Pidage seda meeles, kui kasutate seda funktsiooni. Kui teil on raske Exceli kasutaja, soovitaksin automaatse tagasivõtmise intervalli seadistada 10 või 10 asemel 2 või 3 minutini.

Automaatne varundamine

Teine omadus, mida paljud inimesed tegelikult ei tea, on AutoBackup. Selle kasutamiseks peate kõigepealt minema ja salvestama oma faili Salvesta Dialoogikast. Kui teil on juba salvestatud Exceli dokument, minge aadressile Fail ja siis Salvesta kui ja valige asukoht. Kui te seda teete, toob see üles Salvesta kui dialoogi.

Klõpsake dialoogis nuppu Tööriistad nupp, mis asub Salvesta nuppu. Näete paar võimalust, millest üks on Üldised valikud. Sellele klõpsates ilmub väike aken, millel on veel mõned võimalused.

Mine edasi ja vaadake Loo alati varukoopia kasti. Klõpsake nuppu OK ja nüüd, kui salvestate faili, luuakse ka Exceli varukoopiafail, mille laiend on .XLK. Pange tähele, et seda esimest korda tehes on failid täpselt samad. Kui teete algfaili muudatusi ja salvestate need uuesti, jääb varukoopia endiselt samaks (originaalandmed). Kolmas kord, kui seda salvestate, värskendatakse varukoopiat koos teise salvestusega.

Põhimõtteliselt on varufail alati praeguse versiooni taga. Nii et kui te tegite hulga muudatusi, salvestasite faili ja tahtis seejärel minna tagasi versiooni, millel neid muudatusi ei olnud, võite lihtsalt varukoopiafaili avada.

Fail salvestatakse samasse asukohta kui algne fail ja ei näi olevat võimalik seda muuta. See funktsioon ei lisa teie dokumendile palju turvalisust, kuid teatud tingimustes on see hea.

Nende varundus- ja taastamisfunktsioonide lubamine Excelis säästab loodetavasti oluliste andmete kadumist. See on alati hea võimalus kasutada pilvesalvestust (nagu OneDrive) täiendava turvavõrguna juhul, kui teie arvuti katkeb. Kui teil on küsimusi, kommenteerige seda. Naudi!