Kuidas kasutada Wordi dokumentide võrdlemist ja kombineerimist
Wordil on kaks tõeliselt kasulikku funktsiooni, mida peaaegu keegi ei kasuta: Võrdle dokumente ja Ühendage dokumendid. Nagu nende nimed viitavad, võimaldavad funktsioonid võrrelda kahte Wordi dokumenti üksteisega või kombineerida kaks koos.
Millal peaksite seda kunagi kasutama? Noh, kui sa oled nagu mina, on teil tõenäoliselt 20 erinevat versiooni, mis on aastate jooksul erinevates kohtades salvestatud. Mõnikord muudan mõnele ettevõttele veidi jätkamist, et rõhutada teatud oskusi või mõnikord olen lisanud asju ja lihtsalt salvestanud uue koopia.
Igatahes, oleks tore näha kiiresti erinevust minu viimaste jätkude ja vanemate vahel, et näha, kas ma peaksin midagi viimast lisama või võimaluse korral eemaldama. Selles postituses näitan teile, kuidas saate neid kahte funktsiooni kasutada kahe dokumendi vaheliste erinevuste kiireks leidmiseks ja soovi korral nende ühendamiseks.
Võrdle ja kombineeri dokumente
Minu näites tahtsin näha, mis vahe oli 2007. aastal kirjutatud vana jätkamise ja 2013. aastal uuendatud värskenduse vahel. Selleks avage Word, klikkige Ülevaade klõpsa nupule Võrdlema.
See avab Võrdle dokumente dialoogiboks, kus peate valima originaaldokumendi ja muudetud dokumendi.
Allosas näete kogu võrdluse seadistust, mida saab kõigest kontrollida. Vaikimisi näitab see ka kõiki muudatusi uues dokumendis, mis on parem kui originaalsete või muudetud dokumentidega.
Uus dokument avaneb mitme erineva sektsiooniga: vasakpoolses servas keritav loetelude nimekiri, kombineeritud dokument, mis näitab kõiki muudatusi keskel ja kahte originaaldokumenti paremal pool. Vaatame lähemalt iga sektsiooni.
Nagu siin näete, olen kustutanud mõned asjad ja lisanud paar muud teksti rida. Kui topeltklõpsate ühelegi pealkirjale (Aseem Kishore Sisestatud või Aseem Kishore Kustutatud), liigub see kursor selle dokumendi täpsesse kohta.
Keskel näete neid muudatusi erinevates värvides. Vaikimisi on kõik, mille streikimine on läbi viidud, see, mis on kustutatud ja mis on punaselt ja allajoonitud, mis on muudetud dokumenti lisatud. Roheline on midagi ümber paigutatud. Koht, kus see teisaldati, on kahekordne streik-roheline ja koht, kuhu see teisaldati, kahekordistub roheliseks, nagu siin näidatud:
Lõpuks näete paremal pool originaaldokumenti üleval ja muudetud dokumenti allpool. Ülemine dokumendi kerimisel järgneb alumine dokument nii, et need oleksid sünkroonis. Siiski saate alumist ekraani sõltumatult kerida.
Lisaks sellele vaatele saate eemaldada nii algdokumendid paremast paanist kui ka selle asemel, et näha muudatusi hõlpsasti näha. Et näha, mida ma mõtlen, mine edasi ja kliki Võrdlema nuppu uuesti ja seejärel uuesti Näita lähtedokumente ja lõpuks klõpsake Peida lähtedokumendid.
Nüüd klõpsa Näita märgistus nuppu all Jälgimine ja klõpsa Õhupallid ja siis Kuva õhupallide muudatused.
Dokumendi parempoolses servas näete nüüd kõiki dokumentidest pärinevaid ridu. See võib hõlpsamini näha kõiki muudatusi, kui teil on palju neid.
Pange tähele, et kui tahad lihtsalt näha erinevusi dokumentide vahel, ei pea te midagi muud tegema. Kui soovite nendest kahest dokumendist lõppdokumendi luua, võite parema nupuga klõpsata mis tahes muudatusel ja valida Nõustu või Keeldu.
Kui olete lõpetanud, saate uue dokumendi salvestada kõigi tehtud muudatustega. Ühendage dokumendid on päris palju täpselt sama kui võrdlus. Kui valite Kombineeri, saate sama dialoogi, kus tuleb valida originaal ja muudetud dokument.
Kui te seda teete, saate sama paigutuse nagu enne, kui näete kombineeritud muudatusi keskel. Jällegi kustutatakse streigi tekst, lisatakse punane allajoonitud tekst ja roheline tekst on teisaldatud. Lihtsalt paremklõpsake iga muudatuse puhul ja valige, kas iga muudatus vastu võtta või tagasi lükata. Kui olete valmis, salvestage uus kombineeritud dokument.
Üldiselt on need tõesti kasulikud aegadel, kui teil on sama dokumendi mitu versiooni või kui mitu inimest redigeerivad ühte Wordi dokumenti ja teil on lõpuks mitu dokumenti, mida üheks ühendada. Kui teil on küsimusi, kommenteerige seda. Naudi!
