Oluliste Outlooki sõnumite tegemiseks kasutage tingimuslikku vormingut

Outlook võimaldab teil luua ja kohandada kausta vaateid mitmel viisil, näiteks veergude lisamisel ja eemaldamisel või sõnumite rühmitamisel ja sortimisel. Samuti saate rakendada reegleid, et muuta Outlooki sõnumid erinevatel viisidel vastavalt nende omadustele (näiteks saatja, teemarida või ajatemplile). Seda nimetatakse tingimuslik vormindamine. Vaatame, kuidas see toimib.

Uuenda: Üks meie lugejatest tõi meie tähelepanu sellele, et tingimuslik vormindamine on saadaval ainult Outlooki ja Windows'i versioonis mitte MacOSi versioon. Tänan, Christy!

Alustamine

Tingimusliku vormingu seadistamiseks alustage jaotist Vaade> Vaata seadeid.

Täiustatud vaate seadeid saate kasutada ka paremklõpsates kausta pea ja valides käsu „View Settings”.

Täiustatud vaate sätete aken võimaldab teil kohandada kausta vaadet. Klõpsake nupul „Tingimuslik vormindamine”.

See viib teid tingimusliku vormindamise aknasse, mida kasutate erinevate reeglite seadistamiseks sõnumite vormindamiseks.

Loendist „Selle reegli reeglid” kuvatavad elemendid on vaikimisi reeglid, mis on varustatud mitte-kohandatud kaustavaatega. Näiteks näete, et “Lugemata sõnumid” kuvatakse paksus kirjas sinine Segoe UI font, mille suurus on 11 punkti.

Kuidas reeglid toimivad

„Reeglid“ on tingimused, mille puhul sõnum peab vorminduse rakendamiseks Outlooki jaoks vastama. Vaikimisi reeglites aktiveeritakse reegel „Lugemata sõnumid”, kui sõnum on märgitud lugemata. Kui see reegel on aktiveeritud, kasutab Outlook selle kuvamiseks rasvase, sinise ja 11-punktilise Segoe UI fondi.

Outlook rakendab reegleid järjekorras nimekirja ülaosast. Loendis olevad reeglid on ülimuslikud reeglite suhtes, mis on madalamad. Kuidas see praktikas toimib? Oletame, et teil on kaks reeglit: üks loendi ülaosas, mis muudab fondi roheliseks, ja üks allapoole loendis, mis muudab fondi punaseks. Kui sõnum vastab mõlema reegli tingimustele, muutub font roheliseks, sest see reegel on kõrgemal loendis - reeglit, mis määrab fondi punaks, ignoreeritakse.

Vaikimisi reeglite abil saate muuta ainult fondi. Te ei saa vaikimisi reegleid kustutada või tellimust ümber paigutada ega reegli tingimusi muuta. Saate vaikimisi reeglid välja lülitada, eemaldades need märkuste loendist „Reeglid selle vaatega”.

Kuidas lisada uus reegel

Klõpsake aknas Tingimusvormingus nuppu „Lisa“. Loendisse lisatakse uus reegel „Untitled”. Andke oma reeglile nimi ja klõpsake seejärel nuppu „Tingimus”.

Akna Filter abil saate otsustada, millises seisundis või tingimustes tuleb postitada vormindada.

Me kasutame siin lihtsalt ühte lihtsat näidet ja otsime seda sõnumeid, mis saadeti „Rob Woodgate'i” poolt ja sisaldades sõna „Outlook” teemaväljal.

Selleks klõpsa kõigepealt nupule “From”, mis avab aadressiraamatu ja valige kontakt.

Seejärel lisame väljale „Otsi sõna (d)” välja „Outlook”, tagades, et rippmenüüst “In” valitakse „Ainult välja“ valik. Kui olete valmis, klõpsake „OK“.

Tagasi tingimuse vormingusse klõpsake nupul „Font”.

Me teeme sõnumeid, mis sobivad meie loodud filtriga, mida näidatakse lilla ja paksus kirjas. Määra oma soovid, klõpsa nupule „OK“, klõpsa „OK” uuesti, et sulgeda tingimusliku vormingu aken, ja seejärel veel üks kord, et sulgeda täiustatud vaate sätete aken.

Eeskirju kohaldatakse kohe. Allpool on näha, et meie tingimustele vastavad sõnumid on nüüd julge ja lilla.

See on lihtsalt lihtne näide - saate lisada palju tingimusi, isegi väga keerulisi. Tagasi selles filtri aknas saate minna vahekaardile „Rohkem valikuid”, et näha hulga lisatingimusi, mida saate valida.

Siin saate valida, kas sobitada sõnumiga, kas:

• Sellele on määratud teatud kategooria
• See on lugenud või lugemata
• Sellel on manuseid või manuseid
• See on märgitud kõrge, normaalse või madala prioriteediga
• See on teie, keegi teise poolt märgistatud mitte keegi või tähistatud täielikuks
• Teksti, mida otsite, peab sobima juhtumiga
• See on konkreetne suurus, suurem või väiksem kui konkreetne suurus või kahe suuruse vahel

Lülitage vahekaardile “Advanced” ja saate luua keerulisi tingimusi.

Vahekaart Täiendav võimaldab teil valida suvalise välja kõikjal Outlookist ja valida sobiva tingimuse. See võib olla üsna lihtne, näiteks saatja sobitamine täpse aadressiga, kuid teil on palju valikuid. Oletame, et soovite, et teie reegel sobiks teie vastuvõetud kirjadega. Klõpsa nupule „Field”, osutage “Date / Time Fields” ja klõpsake seejärel valikut „Received”.

Oma seisundi valimiseks klõpsake rippmenüüd „Tingimus“.

Valikud on palju suuremad, kui võite eeldada:

• Iga kord
• Eile
• Täna
• Homme
• Viimase 7 päeva jooksul
• Järgmise 7 päeva jooksul
• Eelmine nädal
• See nädal
• Järgmine nädal
• Eelmine kuu
• See kuu
• Järgmine kuu
• Sees
• Sisse või pärast
• Sisse või varem
• Vahel
• Olemas
• Ei eksisteeri

Ja teised väljad, mida saate valida, pakuvad sarnaseid valikuid.

Valige oma seisund, lisage väärtus ja klõpsake nupul „Lisa loendisse“.

Saate lisada nii palju tingimusi, kui soovite. Et anda teile mõningaid ideid selle kohta, kui palju väljad on, vaadake siin ainult menüüd „Kõik kirjad“.

Menüüs „Kõik kontaktid” on üle nelja valiku veergu - nii palju me ei suutnud seda mõistlikuks ekraaniks sobitada. Nii et me ei lähe läbi iga välja ja tingimuse, aga nüüd teate, kus nad on ja kuidas neid kasutada.

Sa võid seada reeglina mitu tingimust, et asju nii täpselt kui soovite. Soovite, et Outlooki kuvasõnumid oleksid punase 16tk fontiga, kui need pärinevad teatavast kontaktist, mis on saadud viimase seitsme päeva jooksul, sisaldavad teemast konkreetset sõna, ja lisada manus? Pole probleemi.

Kuidas reeglit kustutada

Kui olete reegli loonud ja te ei soovi seda enam, on see lihtne kustutada. Akna Tingimusvormingu aknas valige reegel, mida soovite kustutada, ja klõpsake nuppu „Kustuta“. Pea meeles, et saate ainult kustutada reegleid, mille olete loonud, mitte Outlooki sisseehitatud vaikereegleid.

Saate lisada nii palju tingimusi, kui soovid, ja omada nii palju reegleid kui soovite. Ja nagu me teile eelnevalt näitasime, kui olete tingimuste vormistamise reeglid seadistanud nii, nagu soovid, saate vaadata kausta teise kausta või kõikidesse kaustadesse, kui soovite.