Lihtne ümbriku süsteem rahaliste dokumentide hoidmiseks

Foto on ollily

Ärge muretsege, et teil ei ole aega oma finantstehingute keeruliseks arvutustabelisse või programmi sisestamiseks. Raamatupidamisarvestuse hoidmiseks mõeldud ümbriku süsteem on vähe hooldatav, kulutõhus ja kergesti rakendatav vähe aega. Kõik, mida vajame, on mõned ümbrikud, kummipael, pliiats, teravik, esiletõstuk, salvestuskast, tund kuu lõpus ja kõik kuu laekumised.

Ümbriku süsteem on lihtne ja lõbus viis oma kviitungite salvestamiseks, korraldamiseks ja talletamiseks ning usaldusväärsete finantsdokumentide säilitamiseks.

1. samm: salvestage kõik kviitungid kuu jooksul

Kogu kuu jooksul saate iga ostu eest kviitungi. Kui kassapidaja teie kviitungit ei anna, ärge unustage küsida. Online-ostude tegemisel veenduge, et kviitungid kohe välja printida. Kui saate, printige need õhukesel paberil ja vormindage need nii, et nad oleksid kuju ja suurusega sarnased tavapärastele kviitungitele.

Hoidke oma kviitungid oma rahakotis, kuni nad hakkavad ületäituma, seejärel laadige need koju määratud ümbrikusse. Märgistage ümbrik kindlasti „jooksvatele kviitungitele” ja hoidke seda turvalises, kergesti ligipääsetavas kohas.

2. etapp: korraldage kviitungid kuu lõpus

Enne, kui saate oma dokumente korrapäraselt salvestada, tuleb kviitungid korraldada. Ja enne nende korraldamist peate iga kviitungi lõplikult vormistama.

Mine läbi igaüks ja tõsta esile:

• Kuupäev
• Kogu kasutatud summa (või tagastatud)
• Tehingu liik (nt sularaha, deebet, tšekk, kinkekaart)

Veenduge, et kasutate heledat esiletõstjat, nii et kviitungi tint kuvatakse ikka veel läbi. Mõnel kviitungil on väga kerge tint, mis kaob, kui see on esile tõstetud. Sellisel juhul tõstke esile teabe all sirge joon, et see ei saaks teavet verejooksu.

Pärast esiletõstmist kirjutage vajadusel märkused otse kviitungitele:

• Märkige ära mahaarvatavad kulud, mis võivad olla seotud äritegevusega või heategevusega
• Märkus tagastab, miks need tehti, kui palju raha tagastati ja uued netokogused
• Märgistage kõik kviitungid, kus see ei ole kohe nähtav, kus ost oli tehtud, kellele see on tehtud või miks see on tehtud
• Kirjutage kõik muud märkused, mis aitavad teil hoida paremaid kirjeid, teha tulevikus tulu, eelarve tulevikus ja olla parem tarbija (nt märkides, kuidas teatud kupongi kasutamine säästis sind pooleldi, kui suur müük toimus jne) )

Kui leiate, et nende märkmete vastuvõtmiseks ei ole mingil kindlal kviitungil piisavalt ruumi, kirjutage need väikesele paberile ja klammerdage see vastava kviitungi tagaküljele. Kirjutage kindlasti kviitungile meeldetuletus, et viidata järgmisele lehele lisateatistele.

Järgnevalt peaks välja nägema lõplik kviitung (pidage meeles, et see on muude selle all olevate kviitungite jaoks):

Kui olete märkmete tegemise lõpetanud, korraldage partii kronoloogilises järjekorras ja kleepige see. Teise võimalusena saate kasutada paberiklambrit. See ei ole oluline, kui kasutate vastupidist kronoloogilist järjekorda (kõige värskemate kviitungitega), kuid olenemata sellest, mida valite - hoidke seda järjepidevalt. Vastasel juhul on teil hiljem raske leida individuaalseid kviitungeid, kui peate vahetama kahe erineva tellimissüsteemi vahel.

3. samm: salvestage laekumised ümbrike ja kastide abil

Kui te valmistate igakuise kviitungite partii, asetage see ümbrikusse. Võib-olla peate osa kviitungeid korda tegema, et partii sobiks. Mõtle värvi kodeerimisele ümbrikule hooaja või kuu jaoks, kui see aitab teil korraldada.

Seejärel koo ümbrik suletud (ilma selle tihendamiseta) ja keerake see ümber. Ümbriku märgistamiseks kasutage musta või tumeda värvi teravat. Järgige alltoodud näidet, kusjuures kuu ja aasta on üleval vasakus nurgas või etiketil nii, et teil oleks lihtsam töötada.

Kui olete kogunud rohkem kui ühe kuu, kogage ümbrikud kronoloogilises järjekorras (hoidke see vastavuses tegeliku kviitungite korraga). Pange kimp ümber kummipael.

Aasta lõpus on teil kõik oma finantsdokumendid seotud kaheteistkümne ümbrikuga. Mitme aasta jooksul kogute mitu paketti.

Hoidke oma ümbriku kimbud salvestatud kasti. Hoidke kast kuskil ohutult ja kergesti ligipääsetavana. Aja jooksul võite koguda mitu kasti, mida on lihtne virnastada ja ladustada. Ja igal ajal, kui teil on vaja oma finantsdokumente viidata, on neid lihtne leida ja juurde pääseda.

Ideaalne on kasutada visuaalselt meeldivat kasti, mis esindab teie rahalisi eesmärke. Alltoodud näites olev kast näitab mugavaid toole lõõgastavas rannas, sest rohkem puhkust on üks rahalise edu mõõdupuu.

Lihtsalt kasutatava ümbriku süsteemiga saate hoida kõik oma finantsdokumendid ühes kohas, kus on vähe vaeva. Ja saate seda lõbusaks muuta, kasutades värvilisi pliiatseid, esiletõstukeid ja ümbrikke ning visuaalselt atraktiivset kasti, mis hoiab teid keskendunud rahalisele edule!