Microsoft Outlook 2013 algaja juhend
Paljud meist ihaldavad organisatsiooni ja tootlikkust. Kui te juba kasutate Microsoft Office'i, on teil juba olemas ülim vahend selle iha järele: Outlook 2013.
Outlook on paljudes organisatsioonides hädavajalik, mitte ainult selle ilmsete e-posti oskuste, vaid ka kalendri, ülesannete ja andekate kontaktide jaoks. Tüüpiline ettevõte saab Outlooki Exchange'i serveriga ühendada ja igaüks võib jagada sama aadressiraamatut ja kalendreid, mis on suurepärane vahend ettevõtte tasandi koostööks.
Kahjuks ei ole enamikul inimestel oma kodus loodud Exchange'i serverit ja ilmselt ei tea isegi, mis see on. Kuid see on okei, Outlook töötab teie kodus asuvas arvutis sama hästi ja pakub endiselt kõiki funktsioone, mis muudavad selle nii võimsaks tootlikkuse vahendiks: e-post, ülesanded, kohtumised, aadressiraamatud ja palju muud!
Töö Outlookiga - väike taldrik
Outlook ei pimesta teid esimest korda selle avamisel. Kõigi kavatsuste ja eesmärkide jaoks on see Microsoft Office'i ökosüsteemi teine rakendus ja sellisena on sellel üsna vähe tuttavaid elemente.
Erinevalt teistest populaarsetest Office'i rakendustest ehitatakse Outlook siiski suures osas selle erinevate funktsioonide ümber - Word on peamiselt tekstidokumentide loomiseks, Excel on kõik arvutustabelites, PowerPoint teeb esitlusi - kuid Outlook on paljude kübarade rakendus.
Outlooki vaikevaade on postkast, ülaservas on lint, mis on selles vaates peidetud ekraaniruumi salvestamiseks.
Armasta neid või vihkake neid, paelad on kõikjal Office'is. Me ei pea kulutama rohkem aega oma eksisteerimise suhteliste hüvede üle, ilmselt nad siin jääda. See tähendab, et alati pidage meeles, kui soovite lindi kiiresti varjata või näidata, kasutage lihtsalt CTRL + F1.
Kui klõpsate suvalises menüüfunktsioonis, kuvatakse lint ja saate valida funktsioone ja tööriistu. Kui soovite, et lint jääks püsima, saate kasutada “CTRL + F1” või klõpsa alumises paremas nurgas olevat väikest nööpnuppu.
Ribal asuv vahekaart Home muudab kontekstuaalselt sõltuvalt kasutatavast režiimist. Ülaltoodud kuval näeme me oma Maili võimalusi.
Allpool on vahekaart Kodu muutunud, et kajastada kalendri valikuid. Pange tähele, et lint on kinnitatud nii, et nööpnõel on muutunud nooleks, kui soovite selle uuesti kokku lüüa (või kasutada “CTRL + F1”).
Ülejäänud lindi vahekaardid - saatmine / vastuvõtmine, kaust, vaade ja muidugi fail - on kõik suures osas järjepidevad, olenemata sellest, millises režiimis olete. Me vaatame neid kõiki lähemalt järgmises osas.
Vaatame kiiresti, kuidas liikuda režiimide vahel ja muuta oma vaadet. Vasakul serval kuvatakse kausta paan. Selle paneeli allosas on otseteed Outlooki režiimidele. Selles näites näete ikoone sisendkausta, kalendri, inimeste, ülesannete jne jaoks.
Kui klõpsate navigeerimispaani ülaosas asuvale noolele, laiendab see paani, mis kuvab teie e-posti konto kataloogipuu.
Samamoodi, kui lülitate kalendri režiimi, näete kausta paanis asjakohast vaadet.
Järgmiste Outlooki režiimide (nt märkmed, kaustad ja Outlooki otseteed) avamiseks klõpsake kolmel punktil. Valige „Navigeerimisvalikud” ja saate muuta navigatsioonielementide kuvamise järjekorda.
„Compact Navigation” välja lülitamine toob kaasa suurema eraldusvõimega kuvarite kasutajatele. Samuti saate suurendada või vähendada, kui palju üksusi kuvatakse ja millises järjekorras need ilmuvad.
Saada / saada
Vahekaart Saada / vastuvõtt on suunatud konkreetselt postkasti funktsioonidele, kuid see ilmub ka teistes režiimides (Kalender, Ülesanded jne), kuigi neil ei ole sama funktsiooni.
Näiteks näeme siin vahekaarti „Saatmine / vastuvõtmine”, mis eemaldab serveri sektsiooni.
Sõltuvalt teie kasutatavast postiprotokolli tüübist (esimeses ekraanipildis töötame koos IMAP-i kontoga), võib teil olla või ei ole võimalik ainult allalaadida päiseid või märkida / tühistada allalaaditavad sõnumid jne..
Saada / vastuvõtu valikud sõltuvad seega sellest, kuidas seadistate oma e-posti kontod, kuid lühike lugu: soovitame IMAP-i.
Kaust
Üldiselt on vahekaart Kaust kõikides režiimides üsna järjekindel, välja arvatud kalender. Allpool leiate vahekaardi Saabunud kausta, mis võimaldab teil teha igasuguseid kausta haldamist (kui te ei kasuta IMAP-kontot, siis sa ei näe vahekaarti IMAP).
Nupp AutoArchive Settings on automaatne, kuna see ei mõjuta tegelikult seda, kuidas teie postkast automaatselt vanu kirju arhiivib. Kui soovite oma posti jalajälge hoida väikesena ja kergemini hallata, peate avama suvandid ja osalema seal AutoArchive'i seadistuses. Avage suvandid ja valige kategooria „Advanced“.
Kui olete leidnud suvandi AutoArchive, klõpsake nupul „AutoArchive Settings…”, et avada palju kasulikum dialoog, kui see, mida olete lindilt andnud.
Nagu me mainisime, on enamik kaustade vahekaarte üsna järjekindel kogu Outlookis, välja arvatud kalendris, mis vastab kalendrispetsiifilistele funktsioonidele. Näiteks ei kopeeri ega liiguta kaustu, kopeerite või liigutate kalendreid jne.
Enamasti teete oma postkasti osas palju kaustade haldamist, sest ilmselgelt võib e-kiri kiiresti muutuda kohmakaks ja valdavaks, kui sul ei ole head kausta struktuuri ja organisatsiooni..
Vaade
Vaate valikud sisaldavad järgmisi olulisi funktsioone. See on vahekaart Vaade, mis on näha postkastis.
Pange tähele meeldetuletuse akna nuppu, mida saate igal ajal avada, et kontrollida oma meeldetuletusi, näiteks kui te jätsite ühe vastamata või jäite mõnevõrra kõrvale. Kui teil oli meeldetuletusi, siis võite valida, et igaüks neist välja jätta, vajutada torkenupule või lükata kõik korraga tagasi.
Teised vahekaardid erinevad sõltuvalt režiimist. Kalendrile omistatakse järgnev, mis lisab võimaluse muuta praegust vaadet, paigutust, värvi ja paigutust. Jällegi teeb jaotise paigutus Outlookis palju samu asju, kuid on oluline märkida, et see ei ole universaalne, nii et seda, mida lubate tööülesannete või kalendri või e-posti režiimides, ei esitata kogu rakenduse jooksul.
Samuti on oluline pöörata tähelepanu kokkuleppele. Siin on see, mida jaotises Sektsioon näeb välja Ülesanded. Pange tähele, kuidas saate ülesannete vaatamiseks sorteerida ja muuta maksimaalset mõju.
Vahekaardi Vaade kasutamine oma eelistuste alusel võimaldab teil kiiresti lõigata ja sorteerida teavet, kui see aja jooksul suureneb ja ehitab. Teie kalender ei jää tühjaks, teie ülesanded paljunevad, postisaadetised üles kasvavad, nii et erinevate korralduste ja paigutuste kasutamine aitab teil olla palju produktiivsem, selle asemel et pimeda ümber.
Funktsioonijooned
Arutagem nüüd, kuidas teie võimalused funktsioonist toimivad. Siin on kõike, mida on vaja põhilise e-kirja saatmiseks, manuste lisamiseks, märgistamiseks ja teksti vormindamiseks. Miski ei ole liiga keeruline ja sa peaksid suutma luua hämmastava e-kirja.
Võrdle seda tegumiribaga, mis on kättesaadav ülesande käivitamisel või avamisel. Võtke aega, et märkida, kui erinev see on sõnumilindilt.
Võrdle seda vahekaardiga Lisa. Vahekaart Lisamine on Outlookis staatiline, saate sõnumi, ülesande, kalendrisündmuse jne sisu mõjutada samade valikute ja funktsioonide abil.
E-kirjad lisavad vahekaardi Valikud, millel on üsna vähe kasulikke omadusi. Teemadel, mis võivad teile kasulikud olla või mitte, on olemas BCC (pimekoopia, kui soovite, et saajad e-posti päisest peita) ja jälgimisfunktsioonid. Üldiselt ei ole siin siin eriti olulist tähtsust, kuid kui teil on kunagi vaja tellimist või lugemist vastu võtta, siis vahekaart Valikud on koht, kuhu minna.
Vahekaart Vorming Tekst on sama, sõltumata sellest, millist funktsiooni te kasutate, ja sellest pole palju rääkida. Sellel kaardil on silmatorkav sarnasus Wordis leiduvate vormindamise funktsioonidega, nii et kui kasutate Wordi dokumentide kirjutamiseks ja vormindamiseks, on need kontrollid teile tuttavad..
Lõpuks on vahekaart Review (ülevaatus) teie vahekaart „just-in-case“ (lihtsalt juhtum) Selle vahekaardi tõestustööriistade abil saate kontrollida oma õigekirja ja grammatikat, leida paremat sõna ja lihtsalt teada saada, mitu sõna on teie e-posti / ülesande / koosoleku sees.
Vahekaart Läbivaatamine on kogu Outlooki rakenduses sama. Pange tähele, et see sisaldab ka keelefunktsioone, siin saate määrata oma keele-eelistused ja tõestusseaded. Te saate tõlkida ka selliseid objekte nagu siis, kui vastate välispartnerile või kui keegi saadab natuke teksti mõnes muus keeles.
See on suures osas Outlooki edasiseks funktsionaalsuseks. Loomulikult jätsime me üle palju spetsiifikaid, kuid me arvame, et kui te mõistate lindi süsteemi olemust. Kui soovite funktsiooni kasutada, teate, kust seda otsida.
E-posti konto automaatne ja käsitsi seadistamine
Arutame lühidalt e-posti konto loomist automaatselt ja käsitsi. Kui käivitate Outlooki esmakordsel käivitamisel, siis läheb sul vea, kui loote konto.
Teil on valik, saate määrata Outlooki kohe e-posti kontoga või võite selle osa vahele jätta ja hiljem konto lisada.
Kui valite "Ei", siis saadakse hoiatusteade, mis ütleb teile, et Outlook on päris lame ilma vähemalt ühe e-posti kontoga. Loomulikult saate seda siiski kasutada ülesannete, märkmete, kalendri ja muude asjade jälgimiseks, kuid Outlook on tõesti e-posti-põhine kogemus.
Seda silmas pidades seadistame Outlooki e-posti kontoga. Esmalt võite proovida seda teha automaatselt, kus sisestate oma konto kohta mõned peamised andmed ja rakendus püüab seadeid automaatselt tuvastada.
Mõnikord see toimib, midagi sellist. Kui see nii on, siis võidate, ja saate edasi minna järgmisele sektsioonile. Kui see ei ole või tead, et peate seadistama täiendava serveritüübi, valige suvand „Käsitsi häälestus“ ja klõpsake jätkamiseks „Järgmine”.
Otstarbekuse huvides loome automaatse meetodi abil olemasoleva konto. Me kirjeldame käsitsi meetodeid vaid natuke. Kui teil on vaja kontot käsitsi seadistada, soovitame teil sellest sektsioonist edasi minna. Vahepeal kasutasime lihtsalt Outlook.com kontot, andsime oma parooli ja näete alltoodud tulemust.
Outlook.com'i kasutamine on lihtne väljapääs, kui soovite mitte-Microsofti posti seadistada, peate tõenäoliselt selle käsitsi konfigureerima. Kui te ei tea, kuidas seda teha, soovitame otsida, kuidas Outlooki oma e-posti teel seadistada.
See tähendab, et meie lihtsas näites klõpsame “Finish” ja Outlook avab seejärel meie läikiva uue postkasti.
Konto seadistamine käsitsi
Nüüd, kui sul on suhteliselt hea Outlooki põhifunktsioonide arusaam, pöörduge tagasi ja arutage, kuidas luua uusi e-posti kontosid. Seal on hea võimalus, nagu paljud teised inimesed, ja teil on kaks või enam e-posti kontot. Õnneks saate seadistada Outlooki töötama paljude erinevate e-posti kontodega, kaasa arvatud POP ja IMAP, ning teil võib olla nii palju kontosid kui saate isiklikult käsitseda.
POP ja IMAP?
Mida me mõtleme räägime POP-ist ja IMAP-ist?
POP- või postkontoriprotokoll on olnud igavesti ja kui olete kunagi kasutanud ja e-posti klienti oma ISP-ga saadetud e-posti ühendamiseks või e-posti teel e-posti saatmiseks kasutanud, on tõenäosus, et olete POP-iga kasutanud. POP on suurepärane sõnumite allalaadimiseks.
Kui seadistate oma konto IMAPiga töötamiseks, kopeerib Outlook teie võrgukausta struktuuri ja sünkroonib korraga vaid mõne nädala väärtuses e-posti. Teie e-posti ei eemaldata serverist ja saate lihtsalt alla laadida ainult sõnumite päised, mis on fantastiline, kui teil on kaustades tuhandeid sõnumeid.
Nii et teil on POP, mis on vananenud ja midagi sellist, mis võtab meilisõnumi oma e-posti aadressile, ja siis on IMAP, mis on täpsem, kaasaegsem ja paremini sobib, kui soovite säilitada sama postkasti võrgus ja võrguühenduseta.
Nagu me ütlesime, arvame, et IMAP on palju parem meetod.
Mitme e-posti konto lisamine ja haldamine
Mitme e-posti konto lisamine ja haldamine Outlookis on väga lihtne. Kui soovite lisada uut e-posti kontot, klõpsake lintil vahekaardil „Fail” ja klõpsake „Lisa konto“. Ekraanile ilmub automaatne konto häälestus. Kui soovite (või vajate) oma kontot käsitsi seadistada, valige “Manual setup” ja klõpsake „Next”.
Nagu me juba varem mainisime, on teie valik konto tüüpide vahel tõenäoliselt POP või IMAP ja teie konto üheks või teiseks seadistamine on tavaliselt e-posti teenusepakkuja üksikasjalik. See tähendab, et kui kasutate Gmaili või Yahoo! -I või isegi teie Interneti-teenuse pakkuja teile saadetud e-posti, peate nendega või Internetiga konsulteerima konkreetsete juhiste ja seadete jaoks, mida peate Outlookiga kasutama.
Teisest küljest, kui kasutate teenust Outlook.com või muud Exchange ActiveSync tüüpi teenust, siis on see teave üsna lihtne.
Kui olete oma kontod lisanud, siis kui teil on kunagi vaja neid hallata, saate valida konto, mida soovite käsitleda rippmenüüst, mis asub vahekaardil Faili teave, mis asub vahekaardil Fail..
Klõpsake uuesti "Konto seaded" ja "Konto seaded". Saadud aknast saate luua uue konto, parandada praeguse konto, eemaldada selle, seada selle vaikimisi (kui teil on rohkem kui üks) ja muidugi muuta vajadusel kõiki seadeid.
Siin näeme Outlook.com konto seadeid. Me ei saa sellega palju teha, kuigi kui te hiljuti parooli muutisite, saate selle kiiresti parandada.
Allpool on IMAP-i seadistus, mis konfigureeriti käsitsi vastavalt Google'i seadetele.
Kuhu, seal on veel palju rohkem, ja me peame ka kaevama "Veel seadeid ...", et libistada serveri portidega.
Pea meeles, et sul on vaja seda teha ainult üks kord ja siis unusta see. Kui te hiljem parooli ei muuda või soovite kontot lisada / eemaldada, siis teie töö e-posti konto seadetega on tegelikult lõppenud.
Kui soovite lisateavet Gmaili IMAP-kontode lisamise kohta Outlooki, on meil käepärane väike juhend, mis aitab teil seda teha.
Valmis, Set, E-mail!
Kuigi võite olla rahul ainult Gmaili või lihtsalt Yahoo! Kui kasutate mitut e-posti kontot, näiteks isiklikku, professionaalset ja / või töökontot, saate igapäevaseks kasutamiseks mõeldud e-posti, siis on meilikliendi, näiteks Outlooki abil võimalik kontode vahetamine, kohtumiste ühendamine kalendrisse või ülesannete haldamine.
See on tõeline, elujõuline, kõik-ühes tootlikkusega lahendus ning arvestades Microsofti uuendatud keskendumist Office'i paketile, jääb see paljude kasutajate igapäevaste rutiinide asjakohaseks osaks.
Kui teie e-posti kontod on loodud ja valmis, võite alustada Outlooki kasutamist ja uurida kõiki selle funktsioone. Tõenäoliselt on see üsna lihtne kasutada ja palju rohkem on see, et How-to Geek aitab teil eelmiste artiklitega välja aidata või lihtsalt küsida meie arutelufoorumilt.
