Säästa aega Microsoft Outlooki kohandatud otsingukaustadega
Outlookis otsimine on üsna lihtne, kuid miks vaevata sama otsingu tegemine ikka ja jälle, kui te neid regulaarselt täidate? Kohandatud otsingu kaustad võimaldavad salvestada need kohandatud otsingud, et saaksite neile vaid ühe või kahe klõpsuga tagasi pöörduda.
Ja kuigi see on ahvatlev lihtsalt mõelda kohandatud otsingukaustadele, näiteks salvestatud otsingule, on nad tegelikult jahemad. Kuna need on automaatselt värskendatud, töötavad nad enamasti virtuaalsetes kaustades, mis on sarnased Gmaili sildiga, välja arvatud võimsamad. Kas soovite kausta, mis kuvab ainult lugemata, teatud inimeselt lugemata sõnumeid ja millel on üks või mitu manuseid? Pole probleemi.
Vaatame, kuidas neid üles seada.
Loo Outlookis eelnevalt määratletud kaust
Outlookis on juba mitmeid eelnevalt määratletud otsingukaustu, mida saate kasutada. Neid ei saa enam kohandada, kuid kõigepealt tasub vaadata, kas nad katavad teie vajadused.
Kõigepealt leiad oma otsingu kaustad akna vasakus servas asuva Outlooki andmefaili kaustade loendi allosas. Igal andmefailil on oma otsingukataloog, nii et kui kasutate Outlooki rohkem kui ühe konto kontrollimiseks, saate määrata iga otsingukataloogi iga.
Sa ei suuda isegi valida seda kausta „Otsi kaustu”, kuni olete oma esimese otsingukausta loonud. Otsingukataloogi loomiseks lülitage lindil vahekaardile „Kaust“ ja seejärel klõpsake nuppu „Uus otsingukaust”.
See avab uue otsingu kausta akna. Näete rida ettemääratud otsingukaustu, mis on jaotatud kategooriatesse nagu e-kirjade lugemine, kirjad inimestelt ja loenditest ning kirjade korraldamine. Enamik kaustadest on üsna iseenesestmõistetavad, nii et me ei katta neid üksikasjalikult - neid saab lihtsalt sirvida.
Siin loome uue otsingukausta, mis näitab lugemata kirju. See on ülimalt mugav otsingukaust, sest see näitab kõiki teie lugemata kirju, olenemata sellest, millist kausta see on salvestatud. Klõpsake lihtsalt soovitud kausta, mida soovite luua, ja seejärel vajuta nupule „OK“.
Päris lihtne, eks? Vaatame nüüd oma kohandatud otsingukaustade loomist, mis on nii võimsamad.
Looge Outlookis kohandatud otsingukaust
Kohandatud otsingu kaustad võimaldavad teil täiendavaid kriteeriume, mida eelnevalt määratletud otsingukaustad ei sisalda - saate päris palju otsida ükskõik millise väljaga, mis sisaldab Outlooki teadet. Veelgi olulisem on, et saate luua kohandatud otsingukausta, mis kasutab sõnumite valimiseks mitmeid kriteeriume. Näiteks võite teatud inimestelt kuvada ainult ühe sõnumi, millel on teemareal konkreetsed sõnad.
Otsingukataloogi loomiseks lülitage lindil vahekaardile „Kaust“ ja seejärel klõpsake nuppu „Uus otsingukaust”.
Aknas New Search Folder (Uue otsingu kausta) kerige loendi allservas alla, valige suvand „Create a Custom Search Folder” (Kohandatud otsingukausta loomine) ja klõpsake seejärel nuppu „Vali”, mis ilmub.
Tippige aknas Custom Search Folder oma kausta nimi.
Seejärel saate määrata otsingukriteeriumid, nii et vajuta nupule „Kriteeriumid“.
Aken Search Folder Criteria võimaldab otsida oma otsingut ja saate valida nii palju saadaolevaid kriteeriume kui soovite.
Vahekaart „Sõnumid” sisaldab põhikriteeriume, mis võimaldavad otsida teemasid või sõnumikehasid, saatjaid ja adressaate teatud sõnu. Saate ka otsingu piirata sõnumitega, kus te olete ainus isik, kes on reas "To" või "To" või "Cc" liinil teiste inimestega.
Ja saate isegi määrata sõnumite ajavahemiku, mis põhineb nende vastuvõtmisel, saatmisel, muutmisel jne. Nii võid näiteks näidata ainult viimase seitsme päeva jooksul saabunud sõnumeid.
Vahekaart „Rohkem valikuid“ pakub veelgi rohkem kriteeriume otsingu vähendamiseks. Saate otsida sõnumite kaupa konkreetsetes kategooriates, lugemata või manuseid sisaldavate sõnumite, sõnumi tähtsuse, lipuga tähistatud või mitte, ja isegi sõnumi tegeliku suuruse järgi. See võib olla kasulik suurte manuste leidmiseks ja kustutamiseks.
Vahekaart "Täpsem" võimaldab teil lisada kriteeriume, mis põhinevad kõikidel väljadel, mida Outlooki objekt võib salvestada. Neid on palju, nii et me neid siin ei katta. Aga kui teil on vaja otsida midagi, mida te ei ole leidnud teistelt vahekaartidelt, on see tõenäosus, kui klõpsate nupule „Field” ja sirvite menüüsid.
Kui olete kõigi nende kolme vahekaardi puhul kõik vajalikud kriteeriumid seadistanud, mine edasi ja klõpsake nupul „OK”, et naasta Custom Search Folder aknasse. Enne kui olete valmis, on siin veel üks asi.
Vaikimisi tõmbab teie loodud kohandatud otsing kõigist Outlooki andmefaili kaustadest. Kui soovid seda piirata ainult teatud kaustadega, klõpsake nuppu „Sirvi”.
Valige aknas Select Folders (Vali kaustad) kaustad, mida soovite otsingusse lisada, ja seejärel klõpsake nuppu „OK“.
Ja siis tagasi peamisse kohandamisaknasse, mine edasi ja klõpsa uuesti „OK“.
Outlook loob kohandatud otsingukausta ja lisab selle oma kaustavaate.
Kui olete selle kasutamise lõpetanud, on kohandatud otsingu kausta funktsioon üsna võimas. Siin on vaid mõned näited asjadest, mida võiksite kasutada otsingukaustade jaoks:
- Sõnumid teie ja teie ülemusele
- Lahendamata järgmiste lippudega sõnumid kategooriate kaupa (näiteks võite otsida ainult isikliku kategooria lahendamata üksusi)
- Suure tähtsusega sõnumid
- Sõnumid kliendile ja kliendilt (võite isegi kasutada oma täielikku domeeni otsingukastis ja valida, kas otsida kõik väljad)
- Sõnumid, mis sisaldavad manuseid ja mis on üle kindla suuruse (suured manused vabanevad suurtest manustest ja vähendavad teie andmefaili suurust)
Ja see lihtsalt kriimustab pinda. Niisiis, milliseid otsingukaustu sa loote? Anna meile teada oma kommentaarides!
