Kuidas kasutada postkasti puhastust oma prügikasti Outlooki puhastamiseks

Postkasti puhastamine Outlookis on tööriistade kogum, mis on mõeldud postkastist prügist vabanemiseks. Võite seda kasutada oma postkasti suuruse ülevaatamiseks, objektide suuruse ja kuupäeva järgi automaatselt puhastamiseks ning mõne muu funktsiooni täitmiseks. Laseme neid läbi vaadata ja vaadata.

Esiteks peate tööriista avama. Pöörduge menüüsse Fail> Tööriistad ja klõpsake käsku Postkasti puhastamine.

Saadaval on mõned tööriistad ja me alustame me oma postkasti andmete hulga vaatamisega.

Vaadake oma postkasti suurust üle

Teie Outlooki postkast koosneb kaustadest - Saabunud, Saadetud, Arhiiv ja nii kaustade suuruse tundmine aitab teil näha, kus kõik teie e-kirjad on. Et teada saada, klõpsake „Vaata postkasti suurust“.

See avab kausta suuruse akna, mis näitab iga kausta suurust. Vaikimisi avaneb see vahekaardil Kohalikud andmed. Kohalikud andmed on teie arvutisse salvestatud andmed .pst ja.ost failides.

Veerud näitavad kausta nime, suurust ja kogumahu (mis sisaldab kõiki alamkaustu). Selle vaate parimaks osaks on see, et see näitab teile kaustu, mida tavaliselt ei arvata, nagu kalender. Kui teil on mitu aastat kohtumisi ja koosolekute taotlusi, võib kalendris kergesti olla korralik kilobaitide arv, mida saate vana sündmuste kustutamise teel puhastada..

Kui soovite näha postiserveris asuvate kaustade suurust, klõpsake vahekaardil „Server Data“. Selle vahekaardi esmakordsel avamisel võib andmete täitmine veidi aega võtta. Seda sellepärast, et Outlook võtab ühendust Exchange'i serveriga, paludes teie failides olevaid andmeid (mis arvutatakse lendamisel) ning seejärel allalaadimist ja tulemuste kuvamist.

Iga kord, kui avate selle vahekaardi, on andmete allalaadimine palju kiirem, sest Exchange peab ainult tegema erinevuste analüüsi ja enamik kaustu ei muuda suurust nii palju. Kui kaart on laaditud, näete Exchange'i serveris kaustade suurusi. See ei pruugi olla sama mis vahekaardil Local Data (Kohalikud andmed), kuna Outlook ei pruugi kõik sõnumid arvutisse alla laadida.

Näiteks minu Local Data (Arhiiv) kaardil on Arhiivikausta üldsuurus 116805 kb, kuid vahekaardil Server Data (Serveriandmed) on kogu suurus 363399 kb-a erinevus 246594 kb (265 MB). See on palju kirju, mida kohalikud andmed ei näe. Mis toimub?

Vaikimisi hoiab Outlook kohalikul kliendil ainult teatava hulga kirju, et veenduda, et teie e-post ei võta liiga palju ruumi. Arvutites, mille kõvaketas on suurem kui 64GB (mis on enamik neist tänapäeval), hoiab Outlook e-kirju ainult eelmisel aastal teie arvutis. E-posti serveris hoitakse vanemaid kirju ja neile pääsete juurde. Võite vanemad kirjad alla laadida ja muuta seda vaikimisi, kui soovite. Pidage meeles, et saate vaikimisi nii, et see allalaaditakse vähem ka postkastiga, nii et kui sa tahad ruumi saada, võiksite vaikimisi muuta 1 aasta kuni 6 kuud (või vähem).

(Märkus: see mõjutab ainult kontosid, mis kasutavad Microsoft Exchange'i serverit, nagu Hotmail, live.com, O365 ja mõned ettevõtte kontod. Kui kasutate Outlooki teiste teenusepakkujate, näiteks Google'i või Yahoo'i, allalaadimiseks, ignoreeritakse seda seadet ja kõiki meil on alla laaditud.)

Nüüd, kui te teate, kui palju andmeid teie kaustades on, saate seada esikohale need, mida te puhastate.

Vana või suure kirja otsimine

Kui sul on kirju paljudes erinevates kaustades, saate otsida kogu oma postkasti vanemate või suuremate kirjade kohta.

See on väga kasulik, kui soovite leida kirju suurte manustega, mida saate kustutada või Outlookist kõvakettale või pilveteenusele liikuda. Näiteks, kui soovite leida kõik üle 5 MB suurused kirjad, võite muuta välja „Leia üksused, mis on suuremad kui”, kuni 5000 kb ja seejärel klõpsata nupule „Otsi”.

Standardne Outlooki otsingupaneel tuleb tagasi vähemalt 5 MB suuruste kirjade nimekirjaga.

Need tulemused tagastavad ainult e-kirju, kuid saate vaadata välja „Look” välja mis tahes kindla failitüübiga, kui soovite kasutada laiemat võrku.

Otsingutulemustes saate avada kõik e-kirjad ja kustutada need või eemaldada manused. Ärge unustage manuseid enne kustutamist või eemaldamist salvestada, kui neid on vaja salvestada.

AutoArchive'i eemaldamine

Outlooki iga üksiku kausta jaoks on võimalik määrata automaatseid parameetreid, mida oleme eelnevalt käsitlenud Outlooki sujuva hoidmise osana. Kui olete seadistanud automaatseid reegleid, võite need postkasti puhastamisel välja lülitada, klõpsates nuppu „AutoArchive”.

See protsess liigub läbi kõigi Outlooki kaustade ja rakendab kõik teie poolt loodud automaatse arhiveerimise reeglid. Kui te pole ühtegi üles seadnud, võite olla mures selle nupu juhusliku löömise pärast, kuid ärge muretsege - vaikimisi kasutatav automaatne reegel on mitte midagi teha.

Vaadake ja kustutage kustutatud üksused

Kui soovite oma kirja "pehme kustutada", liigutades need kausta Kustutatud üksused ja te seda harva tühjendate, on see valik teie jaoks.

Märge: Mõned inimesed soovivad kasutada oma kustutatud üksuste kausta kui omamoodi arhiivi, tossides asju ja kunagi kausta tühjendada. See ei ole hea mõte, sest seal on palju võimalusi kustutada kausta Kustutatud elemendid liiga lihtsalt. Selle asemel, kui soovite sõnumit säilitada, seadistage arhiiv!

Klõpsake „View Deleted Items Size“, et näha, kui palju ruumi teie kustutatud objektid võtavad, seejärel võtke sügav hingamine ja klõpsake „Empty”.

See kustutab kõik elemendid kausta Kustutatud üksused. Kui see teid hirmutab, siis võtke kõigepealt aega, et liikuda kõik olulised kirjad oma arhiividesse, kuid tõesti peaksite kustutatud elemendid regulaarselt tühjendama ja mitte kasutage seda arhiivina.

Konflikti kirjade vaatamine ja kustutamine

Postkasti puhastamise viimane valik on konfliktisõnumite kustutamine. Need on e-kirjad, mida Outlook arvab vastuolus olemasoleva e-kirjaga, sest neil on sama päise teave. Tavaliselt on see tingitud Exchange'i serveri ajutistest sünkroonimisprobleemidest ning teil peaks olema võimalik neid e-kirju ilma probleemideta kustutada. Et näha, kas kaustas Konflikt on meil kirju, klõpsake nupul „Vaata konfliktide suurust”, et näha kausta suuruse akna filtreeritud versiooni.

Kui seal on mõni e-kiri, sulgege kausta suuruse aken ja seejärel klõpsake postkasti puhastamise aknas nuppu „Kustuta”.

See on postkasti puhastamise tööriist. See ei ole eriti toretsev, kuid see on tõhus ja kasulik.