Kuidas mitte kunagi dokumenti uuesti faksida
Faksiaparaadid transpordivad endiselt kogu maailma kontorites. Valitsusasutused, juristid, arstid ja teised aeglaselt liikuvad organisatsioonid vajavad sageli fakse - parimal juhul on see hädavajalik.
Faksit peetakse sageli turvalisemaks kui e-posti, kuigi see pole tõesti. Faksiaparaadid suhtlevad telefoniliinide kaudu ilma krüpteerimis- ja faksiaparaatidena, kus neid tihti hoitakse hõivatud piirkondades, kus keegi võib dokumente kergesti haarata.
Faksi saatmise alternatiivid
Faksi saatmiseks on palju alternatiive. Kui te ei ole seadusega piiratud või kui teine isik nõuab faksi kasutamist, proovige ühte järgmistest valikutest:
- E-posti dokumendid: Jah, tagasihoidlik e-kiri võib asendada palju fakse. Olete arvatavasti arvutisse trükitud dokumendi faksimine, nii et miks vaevate faksi kasutamist? Lisage fail e-posti aadressile või lisage lihtsalt oluline e-kiri ise.
- Skannimine ja e-post: Kui teil on faksiaparaat, mis toimib ka skannerina, saate seda kasutada paberkandjal dokumentide skaneerimiseks PDF-failidena. Lisage need PDF-failid e-posti teel, et neid saata. Võite isegi proovida telefoni skannida dokumenti - kindel, et see ei ole parim kvaliteet, kuid oleme näinud mõningaid päris madala kvaliteediga fakse.
- Laadige dokumendid üles: Mõned organisatsioonid võivad lubada teil need skaneeritud dokumendifailid veebi üles laadida, mitte lihtsalt neid e-posti teel saata.
- Kasuta Snail Mail: Snail mail on aeglasem alternatiiv faksimisele, mis on hullem, kuid see ei ole alati halb. Kui teil ei ole faksiaparaati ja dokument ei ole kiireloomuline, saate enamiku organisatsioonide jaoks selle faksi saatmise asemel üldiselt saata. Muidugi peate tegelema postisüsteemiga, kuid vähemalt sa ei pea midagi faksima.
Allkirjastage dokumendid ilma nende printimata
Teil võib tekkida vajadus allkirjastada dokumente ja saata need kellelegi, ning kui nad on välja trükitud, võib tekkida kiusatus neid faksida. Lõppude lõpuks oleks alternatiiviks dokumendi trükkimine, selle allkirjastamine, skaneerimine tagasi oma arvutisse ja e-posti teel saatmine. Selle asemel, et raisata oma aega, saate tarkvara abil oma arvutis olevale dokumendile oma tegelikku allkirja rakendada. Lihtsalt salvestage oma allkiri üks kord ja see salvestatakse pildina, mida saate dokumentidele rakendada. Saate hõlpsasti allkirjastada tulevasi dokumente ilma neid printimata.
Kui teil on pliiatsiga tablett, võite kasutada ka pliiatsit dokumendi allkirjastamiseks otse ekraanil.
Dokumendi saatmine võrgus
Online-faksiteenused võimaldavad teil faksi faksida ilma enda või isegi telefoniliini kasutamata. Dokumendi üleslaadimiseks ja adressaadi telefoninumbri sisestamiseks kasutate veebipõhist liidest. Teenus ise hoolitseb kõigi viimase miili asjade eest, faksides oma dokumendi kaugfaksiseadmele oma telefoniliinide kaudu.
Kui teil on vaja ainult fakse saata harva, võimaldavad need teenused siit ja sealt mõne lehekülje saatmata ilma senti kulutamata. Kui peate dokumente faksima sagedamini, peate võib-olla midagi maksma - aga sa pead maksma faksiaparaadi ja telefoniliini eest..
Need teenused hõlmavad tehniliselt faksi saatmist, kuid vähemalt nad ei tunne, et nad kasutavad vanast faksiaparaadist ja ei vaja, et teil oleks lauatelefoni telefon.
Faksi vastuvõtmine võrgus
Faksi vastuvõtmine võib olla peavalu, kui teil on kodus kontor. Teie faksiaparaat peab pidevalt olema sisse lülitatud ja fakside kuulamine. Faksi vastuvõtmiseks on vaja spetsiaalset rida, nii et te ei jää telefoni teel fakse. Võib proovida paluda inimestel dokumendi faksi saatmine kindlal ajal, kui olete kindel, et teie lauatelefoni telefon ei ole kinni.
Selle asemel, et käsitleda kõiki seda jama, paluge inimestel dokumente skannida ja e-kirju saata. Võite kasutada ka teisi tööriistu, kui te ei soovi e-posti toetamiseks kasutada - näiteks võite kasutada JotFormit koos Dropboxiga veebilehe loomiseks, kus inimesed saaksid PDF-faile üles laadida ja nad ilmuvad teie Dropboxi kaustas.
Võite proovida kasutada ka teenust, mis annab teile spetsiaalse faksinumbri ja võimaldab teil seal fakse vastu võtta. Need maksavad üldiselt raha - faksi teenus peab lõppkokkuvõttes maksma spetsiaalse lauatelefoni numbri ja jälgima seda teie eest. eFax pakub 10 tasuta sissetulevat lehekülge kuus, kuigi nad ei anna sulle mingeid tasuta väljaminevaid lehekülgi. HelloFax võimaldab teil saata viis tasuta lehekülge, kuid see ongi nii. Igal tasuta online-faksimise teenusel on selline püük - tasuta pakkumine on olemas, et teid sisse võtta, samal ajal kui peate maksma kõige olulisemate funktsioonide eest. Faksimine hõlmab liideseid faksiaparaatide ja lauatelefoni telefoninumbritega ning see ei ole tasuta. Seda kasutatakse sageli ka ärilistel eesmärkidel ning ettevõtted on valmis kulutama sellisele asjale raha.
Viimane kuurort: kasutage tegelikku faksiaparaati ilma üheta
Kui te ei soovi tegeleda võrguteenustega või tigupostiga ja teil pole mingit muud valikut, kui saata juhuslikku dokumenti faksi kujul, on endiselt võimalus osta oma faksiaparaat ja kasutada lauatelefoni. Ilmselt võite külastada kohalikku kauplust, mis pakub kopeerimist, ning saate faksi saatmiseks maksta paar senti. See ei ole ideaalne, kui saadate fakse sageli, aga kui teil on vaja midagi kord aastas faksida, võib see olla õige valik.
Loomulikult hõlmab see siiski faksiaparaadi kasutamist. Mõned organisatsioonid nõuavad ainult fakse ja te ei pruugi tunda end eriti tundlike dokumentide üleslaadimisel veebipõhisele faksiteenusele. Ei ole palju, mida saate teha, kui teil on vaja tegeleda faksi nõudva organisatsiooniga.
Faksimine on endiselt mõnda aega koos meiega, kui ainult nende eeskirjade tõttu, mis julgustavad tervishoiu- ja juriidilisi organisatsioone kasutama vanemate faksisüsteemide kasutamist kaasaegsete alternatiivide asemel.
Kujutise krediit: Abhisek Sarda Flickril, jutumärgid Flickril, autentsed keskused Flickris
