Kontaktide loomine ja haldamine Outlook 2013-s
Outlook ei kasuta palju, kui teil pole kontakte. Muidugi võite sisestada e-posti aadressi, kuid see on aeganõudev ja viga. Parem on, et teie kontaktid oleksid juba Outlookis olemas, nii et saate kiirsõnumi paari klõpsuga välja lülitada.
Hiljutises artiklis arutlesime, kuidas alustada Outlooki kasutamist, ja täna tahame seda laiendada, et see hõlmaks ka kontakte. Teie kontaktid on teie Outlooki kogemuste keskpunkt, need, kellega te vastate ja kuidas te rakendust kasutate.
Nagu te arvate, saate Outlookiga palju kontaktihaldust teha ja aadressiraamatu loomine enne selle kasutamist hakkab palju mõtet.
Aadressiraamatu loomine
Kontaktide haldamise alustamiseks on esimene asi, mida soovite teha, et avada režiim Inimesed, et saaksite tööle minna. Kontaktide lisamiseks aadressiraamatusse on üsna vähe võimalusi. Alguses saate tõenäoliselt importida oma aadressiraamatu teisest allikast, nagu teie veebipost või muu e-posti programm.
Pange tähele, et teil on iga meilikonto puhul aadressiraamat. Selles konkreetses olukorras on meil kohaliku Outlooki andmefaili kohalik aadressiraamat ja meil on veel üks, mis on seotud meie e-posti kontoga.
Igal juhul katke põhitõed nii, et kui teil pole importimiseks aadressiraamatut, võite alustada kontaktide lisamist käsitsi. Järgmises ekraanil näeme praegu osa meie uuest aadressiraamatust, mis on täiesti tühi.
Alustamiseks klõpsake lihtsalt nupul „Uus kontakt” ja see avab uue kontaktiakna. Esimene asi, mis võib teile välja hüpata, on just see, kui hõivatud tundub, kuid ei karda, kui te vaatate lindi paljude funktsioonide üle, näete, et see on üsna tavaline, veski kontaktivorm.
Lõigkem siis tagaajamine ja tee kontakt How-To Geeki jaoks, täites vastavad väärtused. Võite lisada ka pildi, mis on mittevajalik, kuid siiski meeldiv ja igav aadressiraamat.
Kui olete oma kontakti või kontaktide sisestamise lõpetanud, siis soovite klõpsata nupule „Salvesta ja sulgeda” või klõpsata „Salvesta & uus”, et luua teine kontakt. Teeme seda. Meil on valida, kas luua sama firma jaoks uus kontakt või uus kontakt.
Sellisel juhul valime selle kirjutamise aja säästmiseks, mille järel klõpsame nupul „Salvesta ja sulgege“, et avada meie uute aadressiraamatu kirjed.
Pole paha, meil on juba kaks kontakti, mida me saame meili saata, kuid mees on see aeganõudev. Oleks palju lihtsam, kui me saame kontaktandmeid teisest allikast Outlookile teisaldada.
Kui kasutate veebipõhist teenust või mõnda muud, siis on teie kontaktid tõenäoliselt olemas ja need tuleb Outlookisse importida. Kui soovite iga kontaktisiku ükshaaval sisestada, siis olete kindlasti oodatud seda tegema, kuid soovitame importida peamise kontaktiloendi, olgu see siis Thunderbirdist või Gmailist või muust e-posti teenusest.
Kontaktkirjete importimine ja eksportimine
Sõltumata sellest, kas kasutate Gmaili või Yahoo Maili! Või teil on alates 1997. aastast e-posti konto, mida olete hoolikalt säilitanud ja säilitanud, kontakte ja kõiki, paratamatult peate võib-olla kontaktid oma Outlooki kontaktidesse oma masse.
Selleks saate eksportida kontakte teisest allikast ja seejärel importida need rakendusse Outlook. Tavaliselt on see lihtsalt saavutatav, kui pääsete lihtsalt juurde oma e-posti konto või kliendi seadetele või suvanditele ja valite seejärel ekspordikontaktide valiku.
Tavaliselt importige need lihtsalt Outlooki. See on üsna lihtne protsess ja see on enamikus e-posti rakendustes sarnane. Soovitame lugeda meie artiklit, mis selgitab kontaktide eksportimist ja importimist Outlookisse ja vastupidi.
vCard? Mis on vCard?
Võib-olla olete kuulnud vCarde (Virtual Card File või .VCF), võib-olla olete isegi saanud ühe või kasutanud seda. vCards on tavaline elektrooniline visiitkaardi formaat, mida saate teistega vahetada, näiteks e-posti allkirja või manuse kaudu.
Olenemata sellest, kas Outlookis saab vCarde kasutada, on mitmeid viise. Kõige tõenäolisem stsenaarium on koht, kus võib olla vajalik kontaktide importimine või eksportimine vCard-i. How-To Geekil on selle protsessi täielik kirjeldus, mis toob teid kiiresti üles kiirendama.
Mõnikord võib vCard-faile salvestada ühte vCard-faili. Kui üritate seda faili teisendada, siis imporditakse ainult esimene fail vCard. Selle piirangu ületamiseks peate kõigepealt teisendama .CSV-failiks ja seejärel importima selle Outlooki. Soovitame teil lugeda seda artiklit selle protsessi täielikuks kirjeldamiseks.
Lõpuks saate eksportida kõik oma kontaktid individuaalsetesse vCardidesse või ühte ühte peamisesse vCard-i, nagu on kirjeldatud eelmises lõigus. Jällegi, meil on väga vähe õpetust selle kohta, kuidas seda teha, nii et sellega peaksite kiirendama, kuidas teid Outlooki sisse- ja väljavõtmine suhteliselt kergesti läbi viia.
Kontaktgruppide loomine ja haldamine
Arutagem nüüd rühmi, sest kui suudate sõnumi kiiresti välja lülitada valitud hingede grupile, siis te ei unusta unustada, et igaüks sisestaksite iga nime väljale To:.
Kontaktgrupi loomiseks klõpsake lintil „Uus kontaktirühm”.
Kui olete avanud, peate kõigepealt otsustama, mida soovite oma grupile helistada (siin nimetame meie "CES 2015") ja seejärel klõpsake "Lisa liikmeid" ja valige "Outlooki kontaktidelt." Saate luua ka uue kontakti lennata või valida mõni teine aadressiraamat, näiteks kui soovisite oma ettevõtte kataloogist inimesi kaasata.
Loendist valime oma grupi liikmed. Pidage meeles, et saate valida liikmeid, hoides kinni “CTRL” ja klõpsates vasakul klõpsates iga liiget. Sõltumata sellest, kui soovite uusi liikmeid lisada, valite nime või nimed ja klõpsake nupul „Liikmed ->”, mis lisab need gruppi.
Kui olete lõpetanud, klõpsake „OK“.
Teid tagastatakse grupihalduse ekraanile, kus saate vaadata oma uue grupi liikmeid ja teha muid muudatusi. Näiteks saate grupi edastada Vcard- või Outlook-kontaktisikuna, lisada grupi kohta märkmeid, saata e-posti kogu grupile või luua kohtumine ainult nende rühma liikmetega.
Meie puhul klõpsame lihtsalt „Salvesta ja sulgege“, et ametlikult luua grupp ja pöörduda tagasi Outlooki peaaknasse. Me näeme nüüd meie uut gruppi kontaktide loendis, mida tähistatakse grupi ikoonina. Paremal saab näha grupi liiget ja seal on ikoonid, millega toiminguid teha. Selles näites on saadaval ainult e-posti ikoon, samuti nupp „Muuda”.
Pange tähele, et kiireim viis e-posti saatmiseks on lihtsalt kirjutada selle nimi väljale Adressaat, nii et sel juhul võiksime sisestada “CES 2015” ja Outlook teaks sõnumi kõigile selle grupi kasutajatele.
Inimeste valikud
Kui klõpsate "Fail -> Valikud", saate Outlooki mitmel erineval viisil konfigureerida.
Siin on teie inimeste valikud. Erinevalt teistest Outlooki valikute kategooriatest on valikute Inimesed vähe ja neid on kerge lahendada.
Siin leiduvad valikud võimaldavad teil otsustada, kuidas nimesid esitada, kas näidata täiendavat indeksit ja kuvada online-olekuid ja fotosid.
Outlooki kontaktide haldamine on üsna lihtne, kuid nagu olete näinud, saate neile palju rohkem teha, et neid korralikult hooldada. See annab palju rohkem, et oma Outlooki kogemusi ümardada, kui teie kontaktides on rohkem teavet kui ainult nimi ja e-posti aadress.
See tähendab, et kui te peate endiselt osaliselt kasutama Gmaili kui oma peamist e-posti teenusepakkujat, saate siiski kasutada Outlooki, et aidata teil oma kontaktide haldamist, hoides neid sünkroonis Gmaili kontoga.
