Kuidas toimida Office 2016 dokumentides reaalajas?

Microsoft Office 2016 on parandanud oma koostööfunktsioone, nii et mitmed autorid saavad dokumendiga reaalajas töötada. Saate jagada dokumenti dokumendis OneDrive ja vaadata, kes selle kallal töötab, ja isegi saada lingi, et saata teistele dokumentidele lihtsaks juurdepääsuks.

Kasutame selles artiklis Wordi, et illustreerida, kuidas dokumentidega koostööd teha; see reaalajas koostööfunktsioon on saadaval ka Excelis ja PowerPointis.

Kõigepealt avage dokument, mida soovite jagada, ja klõpsa Wordi akna paremas ülanurgas asuval lintribal nupul „Jaga”.

MÄRKUS. Enne dokumendi ühiskasutuse seadistamist peate veenduma, et teie OneDrive'i kontol on jagatud kaust. Või võite kasutada vaikimisi kaustas „Avalik” olevat kontot.

Kuvatakse paneel „Jaga”. Dokumendi salvestamiseks OneDrive'i kontol jagatud kausta klõpsake „Salvesta pilvesse“.

Valige "Salvesta kui" tagakülje ekraanil jagatud asukoht, kuhu soovite dokumendi salvestada, või klõpsa nupule "Sirvi", et valida asukoht oma OneDrive'i kontol, mis pole viimases loendis.

Vajadusel liikuge jagatud kausta dialoogiboksis „Save As“. Kui soovite faili nime muuta, sisestage uus nimi nimes „Faili nimi“. Klõpsake „Salvesta“.

Teid tagastatakse dokumendile ning paan „Jaga” ühendab ja võimaldab teil kutsuda inimesi kas faili vaatama või redigeerima või lihtsalt vaatama. Et kutsuda kedagi dokumendiga koostööd tegema, sisestage selle kasutaja e-posti aadressi "Kutsu inimesi". Valige, kas rippmenüüst saab „Can edit” või „Can view”. Kui soovite saata kohandatud sõnumi, sisestage see kasti "Sisesta sõnum". Dokumendi jagamiseks klõpsake „Jaga”.

Kasutaja lisatakse nende inimeste nimekirja, kellega olete dokumendi jaganud.

Samuti saate määrata, kas muudatuste automaatne jagamine või küsimine (“Küsi minult”) muutub jaotise „Automaatne muudatuste jagamine” rippmenüüst automaatselt valimiseks „Alati“ või „Mitte kunagi“..

Kasutaja, kellega dokument jagati, saab järgmise pildi sarnase e-kirja. Dokumendile juurdepääsuks klõpsavad nad „View in OneDrive“.

MÄRKUS. Saate hõlpsasti lingi jagatud dokumendile, et saaksite selle kasutajatele e-posti teel klõpsata, klõpsates jaotises „Jagage” jaotises „Jaga jagamise link”.

Paanil „Jaga” kuvatakse kaks nuppu. Kui soovite saata linki, mis võimaldab kasutajal dokumenti vaadata ja redigeerida, klõpsake nupul „Loo redigeerimise link”. Lingi saatmiseks, mis lubab kasutajal dokumendi vaadata ja seda mitte muuta, klõpsake nupul „Loo ainult vaatluslüli”.

Kasti „Redigeeri link“ kuvatakse URL, mis võimaldab dokumendiga tutvuda asjakohaste õigustega. URLi kopeerimiseks klõpsake kastist paremal asuval nupul „Kopeeri”, et saaksite näiteks linke jagada e-posti teel.

Klõpsates lingil, mille kasutaja e-kirjas saab, avatakse vastava Office 2016 rakenduse online-versioonis dokument.

Kui kasutaja alustab dokumendi redigeerimist, kuvatakse hüpikaken, mis ütleb teile, et „külaline redigeerib seda dokumenti”.

Teise isiku tehtud muudatused näitavad teie dokumendi eksemplaris esiletõstetud teksti.

Kui lubasite kasutajal dokumendi redigeerida ja seejärel oma meelt muuta, saate selle kasutaja õigusi lihtsalt muuta. Paremklõpsake loendis kasutaja nime ja valige „Muuda luba: saate vaadata”. Võite minna ka muul viisil, andes kasutajale loa dokumendi redigeerimiseks pärast seda, kui lubate neil seda vaadata.

Kui olete dokumendi kasutajaga ühiskasutusse jõudnud, saate peatada kasutajal dokumendi vaatamise või muutmise. Paremklõpsake loendis kasutaja nime ja valige hüpikmenüüst „Remove User” (Eemalda kasutaja).

Paani „Jaga” sulgemiseks klõpsake paneeli paremas ülanurgas „X”.

Kas te töötate suure või väikese projektiga, on see Office 2016 uus koostööfunktsioon koos reaalajas redigeerimise ja pilvandmete integreerimisega OneDrive'iga.