Loo aruanne MS Access 2003-s, kasutades aruannete viisardit

Microsoft Accessit kasutatakse paljudes ettevõtetes teabe salvestamiseks ja juurdepääsuks. Lihtsa aruande saate hõlpsasti luua ka aruandlusviisardi abil.

Avage oma Access Database ja klõpsake vasakus servas asuvate väljade all olevate aruannete all. Uue aruande alustamiseks klõpsake üleval asuval tööriistaribal nuppu Uus.

Aknas New Report (Uus aruanne) valige Report Wizard (Teavita viisard) ja allpool valige rippmenüüst, millist päringut või tabelit soovite aruande loomiseks koguda. Sel juhul tahan luua aruande Tech_Company klientide kohta. Pärast õigete andmete valimist klõpsake nuppu OK.

See viisardi järgmine osa võimaldab teil valida valitud väljadest või päringust erinevad väljad. See on suurepärane, kui soovid luua ainult tabelis sisalduvate konkreetsete andmete põhjal aruande. Tõstke teave kättesaadavatesse väljadesse ja vajutage noolenuppu, et see valitud väljadesse liigutada. Siin valisin kliendid eesnime, perekonnanime, linna ja telefoninumbrit. Sel hetkel võiksite valida Lõpeta, kuid kasutame viisardi veidi rohkem funktsionaalsust, klikkige nupul Edasi.

Selles aknas saate valida, et lisada grupeerimine oma andmete erinevatesse osadesse. Sest ma näitan lihtsat aruannet (lisateave kohandatud aruande kirjutamise kohta), klõpsake lihtsalt nuppu Edasi.

Siin saate valida, millises järjekorras andmed aruandes ilmuvad. See on kohandamine, mida peate otsustama selle põhjal, kuidas soovite andmeid esitada. Siin otsustan sorteerida iga kliendi perekonnanime kasvavas järjekorras.

Siin valite raporti paigutuse. Sõltuvalt sellest, kuidas soovite andmeid esitada, määrab paigutuse. Selle aruande jaoks valin Layout = Tabular, Orientation = Portree, ja tavaliselt leian, et on kõige parem kindlasti märkida märkeruut „Reguleeri välja laius, et kõik väljad sobiksid lehele. See tagab, et kõik asjakohased andmed on igal leheküljel ja ei ole hajutatud mitmel lehel. Klõpsake nuppu Edasi.

Seejärel valite aruande stiili või välimuse. Kasutage veel kord oma loomingulist otsust. Selle raporti puhul valin Boldi. Klõpsake nuppu Edasi.

Sa oled peaaegu valmis! Valige oma aruande nimi. Kui see on aruanne, mida plaanite aeg-ajalt salvestada ja kasutada, siis veenduge, et kasutate head nimetuskonventsiooni, nii et teie ja teised andmebaasi kasutajad saavad aruande kergesti leida ja käivitada. Pärast aruande esitamist klõpsake nuppu Valmis.

Nüüd näete loodud aruande tulemusi. Siit saate aruande printida, minna tagasi ja teha muudatusi disainilahendustes või lisada täiendavaid tabeleid või väljad. Kui olete rahul sellega, kuidas aruanne välja näeb, siis salvestage see ja siis saate seda vajaduse korral tõmmata.

Kui te pole Accessiga üldse tuttav, soovitaksin minna Access 2003 koolitusprogrammi.