Dokumentide ja mallide piiramine ja kaitsmine

Dokumendi piiramine ja kaitse tagab, et olete lõplik autoriteet selle edenemise üle.

KOOLI NAVIGATSIOON

1. Mallide kasutamine tavalise paigutuse ja vormindamise tagamiseks
2. Dokumendis tehtud muudatuste jälgimine
3. Kommentaaride kasutamine dokumendis muudatuste näitamiseks
4. Dokumentide ja mallide piiramine ja kaitsmine
5. Dokumentide versioonimine, võrdlemine ja ühendamine

Kuigi te võiksite soovida, et teised ülevaatajad muudaksid dokumente ja kommenteeriksid dokumente, võib tekkida aegu, kui soovite piirata nende muutmist ja vormindamise muutmist.

Lisaks võite sundida kõiki muudatuste jälgimist või piirama ülevaatajaid ainult kommenteerimisega. Selle eesmärk on tagada, et teie dokumenti ei saa muuta nii, et see ei vasta teie visioonile või stiilile.

Selles õppetükis näitame teile, kuidas piirata vormindamist ja muud tüüpi redigeerijaid, mida teised arvustajad teie dokumendis saavad teha. Kui teie dokument on lõpliku oleku lähedal, saate selle lõpliku märkida, et vältida tahtmatuid muudatusi.

Samuti võite piirata juurdepääsu oma dokumendile, et hõlmata ainult teie arvustajate meeskond. Näitame teile, kuidas oma dokumenti parooliga kaitsta. Siis saate öelda ainult oma meeskonnale parooli ja keegi teine ​​ei saa seda dokumenti avada.

Alustame asju, kui tutvustame teile vormingu piiramist dokumendis.

Dokumendi vormindamise piiramine

Kui levitate dokumenti, mida soovite vaadata, ei pruugi te soovida, et nad muudaksid dokumendi vormingut. Word võimaldab teil piirata kõiki või mõningaid teemasid ja stiile ning lubada retsensentidel mõningaid teemasid ja stiile muuta. Selleks klõpsa vahekaardi „Läbivaatamine“ jaotises „Kaitse“ „Piirake redigeerimist”.

Põhiteksti paremal pool kuvatakse paneel „Piirake redigeerimine”. Jaotises „Vormindamise piirangud“ valige „Piirake vormindamine stiilide valikule“ ja klõpsake lingil „Seaded…“.

Dialoogiboksis „Vormindamise piirangud“ valitakse vaikimisi kõik „Kontrollitud stiilid on lubatud” stiilid. Selleks, et valida ainult teatavad dokumendis kasutatavad stiilid, võite kasutada kõiki nuppe, et valida kõik stiilid ja seejärel valida need, mida soovite lubada. Võite kasutada ka Wordi soovitatud miinimumstiile, et klõpsata nupule „Soovitatav minimaalne”. Vali soovi korral dialoogiboksi allosas olevas jaotises „Vormindamine“ täiendavad piirangud ja klõpsa „OK“, kui olete valmis.

Järgnev dialoogiboks kuvab, kas soovite eemaldada keelatud stiilid. Soovitame teil seda mitte teha. Võib osutuda, et soovite neid stiile tulevikus dokumendis kasutada. Teised arvustajad ei saa neid muuta või neid rakendada.

Klõpsake „Ei”, et säilitada oma dokumendis keelatud stiilid.

Enne nende piirangute rakendamist peate alustama kaitse jõustamist. Me arutame seda pärast näitamist, kuidas redigeerimist piirata.

Piirake redigeerimist dokumendis

Lisaks dokumendi retsensentide vormindamise piiramisele saate piirata ka redigeerijate tüübi dokumentide puhul, mida redigeerijad saavad teha. Paanil „Piirake redigeerimine“ märkige ruut „Luba ainult seda tüüpi redigeerimine dokumendis” ja valige rippmenüüst suvand, et näidata, millist redigeerimist soovite dokumendis lubada. Te saate lubada teistel arvustajatel jälgida ainult muudatusi, sisestada kommentaare või täita vorme. Võite isegi piirata dokumenti nii, et teised inimesed saavad seda lugeda ja muudatusi teha.

Te võite küsida, milline on erinevus redigeerimise piiramise ja ainult jälgitavate muudatuste vahel ning “Track Changes” lukustamiseni, nagu on kirjeldatud 2. õppetundis. funktsionaalsus on sama. Võite kasutada seda, mis meetod on teie jaoks lihtsam.

Piiratud vormindamise ja redigeerimise erandeid või inimesi, kellel on lubatud dokumendi vabalt redigeerida, saate määrata. Klõpsake lingil „Erandid (valikuline)” paanil „Piirangud redigeerimine” lingil „Veel kasutajaid…“.

Dialoogiboksis „Lisa kasutajad“ saate kasutajaid praegusest arvutist lisada domeeni, mille praegune arvuti on osa, või sisestada kellegi e-posti aadress. Eraldage kõik kasutajad ja e-posti aadressid semikooloniga ja klõpsake „OK“, kui olete valmis.

Inimesed, keda lisasite dialoogiboksis „Lisa kasutajaid”, kuvatakse ruudu „Piiratud redigeerimine” jaotises „Erandid (valikuline)” “Isikud”. Valige kogu või osa dokumendist, mida soovite, et isik saaks redigeerida, ja seejärel märkige selle isiku märkeruut kastis „Üksikisikud”.

Nüüd, kui olete dokumendi vormindamist ja redigeerimist vastavalt soovile piiranud, peate ütlema Wordile, et alustada selle kaitse jõustamist. Klõpsake paneeli „Redigeeri redigeerimine“ jaotises „Alusta jõustamist” „Jah, alusta kaitse jõustamist”.

Veenduge dialoogiboksis „Alusta jõustamist”, et valik „Parool” on valitud, sisestage parool kaks korda ja klõpsake „OK“.

Pange tähele, et parool ei ole vajalik ja ei kaitse täielikult dokumenti (dokument ei ole krüpteeritud). See lihtsalt aitab takistada inimestel vormindamise ja redigeerimise piirangute väljalülitamist.

Kui valite "Kasutaja autentimine", näete tõenäoliselt järgmist viga:

„Teie seadet ei ole infoõiguste haldamiseks seadistatud (IRM). IRM-i seadistamiseks logige sisse Office'i, avage olemasolev IRM-i kaitstud sõnum või dokument või võtke ühendust oma klienditoega. ”

Soovitame kasutada parooli. See on palju lihtsam.

Kui piirangud on täidetud, kuvatakse paneelil „Piirata redigeerimist” sobiv tekst, mis võimaldab ülevaatajal täita ainult lubatud redigeerimis- ja vormindustöid.