6 näpunäiteid mõttetu kohtumiste vältimiseks
Kas see oli ad hoc või planeeritud, enamik koosolekuid ei näi üldse, kui tegemist on töö tegemisega. Te arvate, et igaüks, kes on projektis osalenud, istub maha ja räägiks läbi probleemide, mis on üles kerkinud, siis ajurünnakud nende lahendamiseks, aitaks ühel või teisel viisil. Noh, need mehed WebExis ütlevad, et koosolekud on mõttetud. Ja ma olen päris kindel, et enamik teist nõustub, sest keegi läks ja tegi selle: kalkulaator, et välja selgitada, kui palju raha raisati lihtsalt koosolekute pidamisega!
Naljad kõrvale, halvasti juhitud kohtumine võtab töötajad eemale sellest, mida neile makstakse, jättes telefonid järelevalveta, e-kirju vastamata. Ja mis kõige hullem, enamiku ajast tulevad inimesed kohtumisest kaugemale, kui teha - suurepärane, just see, mida ma vajasin, rohkem asju teha. Aga see ei tähenda, et kohtumised tuleks töökohast täielikult välja võtta. Siin on mõned soovitused, mis aitavad kiirendada koosoleku toimumist.
1. Möödas kuuskümmend minutit
Kohtumiste puhul peaks olema kuritegu, mis kestab kauem kui üks tund. Heck, see peaks olema a patt jaoks planeeritud kohtumised kestavad nii kaua. Loogika on lihtne: mis mõtet on võtta oma töötajad oma tööst eemale, et nad saaksid rääkida selle kohta, mida nad teevad?
(Pildi allikas: Fotolia)
Kui see on vaid aruanne, võivad nad alati saata teile ettepaneku või saada selle 23 KB e-posti manusega. Kui kõik, mida soovid, tuleb hoida silmus, saada osakonna juhataja oma kontorisse või minna pärast töö lõppu tema juurde, saage vajalik teave ja vabastage need tagasi loodusse 15 minutit hiljem.
Iganädalased edusammude kohtumised ei pruugi olla kasulikud, kuna enamik töid vajab rohkem kui nädal aega, et seda teha, ja see on ka üks oleks olge rumal, et lihtsalt istuda ja üksteise peale vaadata, kui meil pole midagi aru anda.
Punkt on järgmine: Koosolekud peaksid suurendama tootlikkust, mitte protsesside edasilükkamist. Tehke kõik kohtumised ja arvestage neid.
2. Põõsad, pidage kinni
On palju kohtumisi, kus rääkis peamiselt üks inimene ja kõik teised olid sellega nõus kõneer. Kui kohtumised oleksid lihtsalt selleks, et kuulda inimeste kajatoetust, võite ka kohtumisruumi salvestada kõneleja, et kõik saaksid.
(Pildi allikas: Fotolia)
Selle parandamiseks on ruumis vaid otsustajad. Ja sa tahad neid, kes ei karda oma mõtteid rääkida. Sa tahad, et täidesaatev, kes võitleb teie osakonna osade eest seal. Sa tahad, et juht, kes suudaks teie nimel ära hoida täiendavat ja ebaolulist töökoormust. Sa tahad, et teie vapper juhendaja ütleks oma ülemusele, "Ei, isa. Me oleme mitte sulle uus auto. Meeskond tahab sel aastal Bangkokisse minna ja me lendame lendamas šampanjat! "
Punkt on järgmine: Kui te kavatsete istungil kinni jääda, siis teeb tehtud otsuste vähe mitmekesisust, oleks see teie tunni väärt.
3. Mida me uuesti räägime?
Kui mitu korda kohtumise ajal on üks teie eakaaslastest küsinud oma juhilt midagi, mis ei ole antud teema jaoks asjakohane, ja nad veedavad vähemalt ühe tunni pärast seda, kui üritate oma telefoniga nülgida, püüdes mitte häirida?
Pole ebatavaline, et äkiline küsimus tõrjub oma mõtete rongi, kuid kui sellele küsimusele vastamine ja kõik teised päevakorra nimekirjas olevad küsimused ei vasta, mõjutab see ülejäänud personali tootlikkust.
(Pildi allikas: Fotolia)
Tee sellest punktiks, et teil oleks a piiratud iga koosoleku käigus saavutatav päevakord ja veenduge, et koosoleku juhataja saavutaks eelnevalt kindlaks määratud päevakorra; mitte rohkem, mitte vähem. Kasutage kuuekümne-minutilist märgist agendina, et saada päevakorrad võimalikult kiiresti. Kui on muid asju, mida tuleb hoolitseda ja kui see on ainult vahel mõned inimesed mitte kogu meeskond, kes istub koosolekuruumis, paluge neil võtta see väljaspool, enne või pärast koosolekut.
Punkt on järgmine: Jääge teele, et oma kohtumisi väärtustada.
4. Ideed on odavad; tule lahendustega
Mitte miski ei lase kohtumisele halba lõppu, kui osalejatel, kes tulevad tühja meelega. Tänapäeval ei tühjenda tühjad ettepanekud seda. Bossid tahavad jälgi. Juhid soovivad ROI-d. Juhid soovivad teostatavust. Ja nad ei taha lihtsalt valgustatud lambipirnid, nad tahavad tõestada, et idee saab ja tahe tööd. Selle tõendi saamiseks peaksite kõigepealt oma uuringud tegema.
(Pildi allikas: Fotolia)
Kui te seda ei tee, juhtub see.
Ashkin Fureit: Sa tead, mida, ma arvan, et peaksime proovima minna uuele tarnijale.Sina: Kes teil on meeles?Ashkin Fureit: Oh, ma ei tea uusi tarnijaid. Ma lihtsalt arvasin, et oleks hea mõte uuele üleminekule, sest see on alati hilja.
Rühm alustab palli möödumist, raisates veel 15 minutit enne järgmise päevakorra hüppamist. Järgmisel koosolekul kasutatakse sama tarnijat.
Kui Ashkinil oli juba käes alternatiivsete tarnijate kontaktid, nende noteeringud ja nende kavandatud tarnekuupäevad, siis võis meeskond seal otsustada ja millist uut tarnijat võtta. See probleem oleks lahendatud vähem kui viis minutit.
Punkt on järgmine: Võtke oma ideed omaks ja alustage. Lõpetage hiilgavate ideede esitamine, et oodata, kuni keegi teine selle täidab.
5. Kristallselge lihtsalt võib selle lõigata
Kui tihti te välja tulete kohtumisest, et teie juht on öelnud ühte asja, kuid see ei olnud see, mida sa kuulsid? Enne, kui te kõik kustutate, saate kõik selgeks. Kui suhtlemine on püsiv probleem, on hea, et teie juhataja korraks ennast, kui teil on toas teisi tunnistajaid.
(Pildi allikas: Fotolia)
Punkt on järgmine: Täpsustage oma meeskonna eesmärke enne, kui kõik hakkate erinevatel väravapindadel töötama.
Kui see ei tööta, proovige järgmist otsa.
6. Anna mulle minut
Koosoleku protokollid on suurepärased vahendid, et asjad toimuksid, kui tead, kuidas neid õigesti teha. Algajatel peaks olema mitmeid asju: mis on otsustatud; mida tuleb teha ja kes selle eest vastutab; ja selle tähtajad. Esimene asi tagaks, et kohtumine oleks midagi kasulik, teine tagab, et igaühele on määratud oma roll ja kolmas sõna otseses mõttes muudab nad higi.
(Pildi allikas: Fotolia)
Kui sa ei tea, mis koosolekuruumis just juhtus, siis aitab see minut ja kõik teised saavad teie laagrid paremale. Vastasel juhul, millised on koosolekud?
Punkt on järgmine: Keegi ei räägi, kui asjad on tindiga.
Järeldus
Üks teab paremini kui üldistada, mistõttu tahaksin teada teie seisukohti kohtumistel: kas nad töötavad? Kas need on tänapäeva töökohal vajalikud? Kas teie kontor on kaotanud stressirohke iganädalase või igakuise rituaali, mis on büroo koosolek? Jagage oma mõtteid allpool olevas kommentaaride jaotises.
