Mis on AutoArchive Outlookis ja kuidas see toimib?
Kui olete kasutanud postkasti puhastustööriista, siis olete näinud nuppu AutoArchive, kuid võite olla ettevaatlikud selle toimimise ja selle kohta, mida ta teeb. Siin on, mida ta teeb ja kuidas seda kasutada.
Klõps nupule AutoArchive põhjustab protsessi kõikide Outlooki kaustade liikumiseks ja rakendab kõik teie poolt seadistatud automaatse muutmise reeglid (ärge muretsege, automaatne automaatne reegel on midagi teha, nii et te ei saa midagi teha klõpsates nuppu). Aga kui soovite oma vanemaid objekte arhiveerida, kui nad teed ei tee, siis automatiseerib protsess automaatselt. Lähme läbi selle seadistamise ja käivitamise.
AutoArchive'i sisselülitamine
Esiteks peate sisse lülitama AutoArchive ja valima selle sätted. Minge menüüsse Fail> Valikud> Täpsem ja seejärel klõpsake nuppu "Automaatne seadistamine".
Niikaua kui suvand „Run AutoArchive iga“ on välja lülitatud (mis on vaikimisi), ei käivitu automaatne salvestamine kunagi.
Kui olete sisse lülitanud suvandi „Run AutoArchive iga”, on kõik võimalused nüüd saadaval.
Erinevalt kaustade korrastamisest, millel on üks failisuvandite seadistuste aken ja seejärel saate neid seadeid käsitsi ülesanneteks suvalise kausta järgi käivitada, on siin kuvatud AutoArchive'i sätted vaikeseaded. Iga vaikimisi seadistusega kaust, mis on sisse lülitatud, saab kasutada neid vaikesätteid või kui soovite, saate erinevate kaustade jaoks erinevaid seadeid kasutada. Me läheme läbi, kuidas seda hiljem teha, kuid vaatame nüüd vaikimisi seadeid.
AutoArchive seadistamine
Esimene märkus on see, et kui AutoArchive on sisse lülitatud, töötab see iga 14 päeva tagant. Seda saab muuta nooleklahvidega üles või alla või sisestades numbri, ja saate valida mis tahes väärtuse 1 kuni 60 päeva. Võite sisestada mis tahes kahekohalise numbri, kuid kui see on üle 60, kuvab Outlook klõpsates nuppu „OK”, ja peate enne salvestamist väärtust muutma.
Järgmine valik - „Küsi enne automaatse töötamise käivitamist“ - annab teile võimaluse valida, et Outlook kuvab teile automaatse arhiivi toimumise enne seda. See käsk võimaldab teil vaadata sätteid või tühistada AutoArchive'i käivitamise, kui soovite.
Ülejäänud seadistused on seotud arhiivi arhiveeritavate objektidega ja arhiiviprotsessi käigus toimuvate asjadega. Esimene võimalus siin - “Aegunud esemete kustutamine (ainult e-posti kaust)” - on seotud kirjadega, mille lõppkuupäev on neile lisatud. See ei mõjuta ülesandeid ega sündmusi isegi siis, kui lülitate nende kaustade jaoks sisse AutoArchive.
Ülejäänud sätted kehtivad kõikidele üksustele, mitte ainult e-kirjale. See tähendab kalendri sündmusi, ülesandeid, märkmeid ja päevikukirjeid.
Eeldades, et te jätate sisse "Arhiiv või kustutate vanad elemendid", on vaikeseaded Outlooki jaoks, et teisaldada üle 6 kuu vanuseid objekte uude, eraldi pst-faili nimega Archive (vaikimisi) ja teha see nähtavaks navigeerimispaanil Outlook, et saaksite juurdepääsu arhiveeritud üksustele, kui soovite. Saate muuta väärtust „Puhasta üksused, mis on vanemad kui” väärtust 1 päevast kuni 60 kuuni, valida mõne muu pst-faili, et arhiveerida elemendid, või valida „Vanade üksuste kustutamine jäädavalt”.
Hoiatage, et see kustutamine ületab kausta Kustutatud üksused ja teie üksused kustutatakse Outlookist täielikult. Sõltuvalt teie seadetest võib teil siiski olla juurdepääs teie e-posti serveris, kuid te ei tohiks sellele tugineda. Valige see suvand ainult siis, kui soovite üksused igaveseks kustutada.
Kui klõpsate “OK”, lülitub AutoArchive sisse. See käivitub kooskõlas valitud „Run AutoArchive iga” väärtusega (vaikimisi iga 14 päeva järel), alustades täna. Niisiis, kui te selle sisse lülitate, peaksite ootama, et see käivitub üsna kiiresti. Meie testides kulus selle sisselülitamisest ja sellest, et automaatne kättetoimetamine oli käimas, vähem kui kümme minutit. AutoArchive töötab ainult mõnedel kaustadel vaikimisi, nii et kui soovite, et see töötaks teatud kaustades või soovite kohandada seda, kuidas see toimib erinevates kaustades, siis lugege.
Kuidas lülitada sisse ja kohandada erinevate kaustade automaatne arhiiv
Kui lülitate AutoArchive'i sisse, töötab see ainult vaikimisi järgmiste kaustade vastu:
- Saadetud asjad
- Kustutatud asjad
- Kalender
- Ülesanded
Kui soovite, et see toimiks mõnes muus kaustas, peate selle iga kausta jaoks sisse lülitama (või lülitage see välja mis tahes neljast kaustast, mille vastu te ei soovi seda käivitada). Tehke seda, klõpsates hiire parema nupuga navigeerimispaanil ja klõpsates nuppu „Atribuudid“.
Kausta atribuutidele pääseb ligi kaustas> Kaust> Kausta atribuudid. (Kaustade, näiteks kalendri ja ülesannete puhul, mis navigeerimispaanil ei ilmu, on see ainus viis kausta atribuutidele juurde pääseda.) Samuti on võimalus minna otse AutoArchive'i seadistustesse, mis säästab teid sammu pärast Sisesta kausta atribuudid.
Selle kausta seadete avamiseks klõpsake aknas Folder Properties (Kausta atribuudid) vahekaarti AutoArchive (Automaatne kopeerimine).
Enamiku kaustade puhul on vaikimisi seadistus „Ärge arhiveerige selle kausta üksusi”. See tähendab, et kui AutoArchive protsess kestab, ignoreeritakse kausta ja ühtegi selle elementi ei arhiveerita. Kui soovite, et kaust oleks kaasas, lülitage sisse "Arhiivige selles kaustas olevaid elemente vaikesätete abil".
Teise võimalusena, kui soovite, et selle kausta automaatne salvestamise sätted erinevad vaikeseadetest, lülitage sisse „Arhiivige see kaust nende seadistustega” ja muutke seadeid oma eelistustele.
Kui soovite igal ajal, kui soovid kõik kaustad vaikimisi seadeid kasutada, naasta menüükäsu Fail> Valikud> Lisavalikud> Automaatrežiimi seadistused ja klõpsa nupule „Kõigi kaustade seadistused“. See muudab kõik kaustad, mille sisselülitamisel on „Arhiivige need seaded nende seadistustega“, on sisse lülitatud „Selle kausta arhiveerimine vaikesätetega”.
Kui olete seadistanud AutoArchive'i vaikeseaded ja seaded kausta kohta, määrake soovitud viisil, saate jätta protsessi vaikselt taustal töötama, vabastada ruumi ja hoida kaustad liiga paisunud.
