Valmistage oma Wordi dokument massijaotuse jaoks
See külaliste artikkel on kirjutatud DemarGeeki tech saidi taga asuva Askari poolt.
Kui töötate meeskonnaga või kui olete oma klientidega tegelemisel, võite soovida, et te levitate oma dokumente õigesti, nii et dokumendis sisalduv teave jõuaks õigesse publikuni ja et teabe konfidentsiaalsust austatakse.
Word 2007 omab funktsiooni, mille abil saate Wordi dokumendi ametlikult ette valmistada inimeste rühmale või isegi teatud isikutele, kellel on teatud usaldusväärsustegur.
Ettevalmistus
Käivitage Word 2007 ja looge dokument nii, nagu soovite.
Kui olete dokumendiga rahul ja olete valmis levitama, peatage hetk enne e-posti rakenduse löömist ja järgige neid lihtsaid samme, et saada dokument levitamiseks valmis. Pea meeles, et need sammud on eraldatud ja mida see tähendab, saate valida ja valida samme, mida soovid järgida.
Klõpsake Office'i nupp ja klõpsake „Valmistage etteMenüüvalik. Siin on 7 erinevat võimalust, mida peaksite nägema. Ma selgitan kõiki neid valikuid, et saaksite valida ja valida õige jaotusnõuete kombinatsiooni.
Dokumendi atribuudid
Loendis esimene on „Omadused suvand, millega saab sisestada dokumendi metaandmeid.
Saate sisestada dokumendi autori nime, pealkirja, teema, märksõnad, kategooria, staatuse ja kommentaarid.
Osa neist saab vaadata läbi Fail >> Omadused dialoogi.
Pidage meeles, et pärast dokumendi lõplikku vormistamist ei saa te neid omadusi näha, kuid seni saate seostada oma dokumendiga omadused, et teised saaksid dokumendi avamiseks enne selle avamist.
Kontrollige dokumenti
Loendi teine valik on „Kontrollige dokumentiValik. Dokumendi levitamise ettevalmistamise osana saate tutvuda dokumendiga kommentaaride, paranduste, parandusmärkide, tindi märkuste kohta. Saate vaadata peidetud metaandmeid või mis tahes isiklikku teavet, mis on dokumendiga salvestatud. Saate tutvuda dokumentidega salvestatud kohandatud XML-andmetega. Samuti saate kontrollida mis tahes teavet päiste, jaluse ja mis tahes vesimärkide kohta. Lõpuks saate dokumendis ka kõiki peidetud tekste kontrollida.
Enne dokumendi levitamist ja kui vajutate „KontrolligeNupp Word kontrollib dokumenti ja teavitab teid kõikidest kontrollimistel leitud asjadest.
Teid, mis vajavad teie tähelepanu, märgistatakse hüüumärgiga ja te saate valida, kas soovite seda uuesti kontrollida.
Krüptige dokument
Kolmandaks loendis on „Krüptige dokumentValik. Valige see suvand, kui soovite, et dokumenti vaataksid ainult teatud inimesed, keda usaldate. See võimaldab dokumendi krüpteerida enda valitud parooliga ja kasutajad peavad dokumendi vaatamiseks sisestama selle parooli.
Valige parool, mida saate grupile levitada. Soovitan mitte valida parooli, mida te isiklikult kasutate, vaid parooli, mida keegi ei saa seda kasutada oma online-kontode või isiklikult tundlike kontode jälgimiseks.
Kinnitage parool veel kord. Paroolid on tõstutundlikud ja veenduge, et parool säilitatakse / mäletate, kuna parooli ei ole võimalik taastada, kui unustate, ja parooli ei saa avada, kui parool unustate.
Pärast krüpteerimist peaksite nägema, et menüüvalikul on vähe taustavärvi, mis näitab, et see dokument on krüpteeritud.
Kui teie levirühma inimesed üritavad avada krüpteeritud dokumenti, palutakse neil sisestada parool.
Ilma paroolita ei saa nad dokumenti üldse avada.
Piirake luba
Neljas loendis on „Piirake lubaValik. Saate kasutada võimalust „Piirata luba”, et piirata seda, mida inimesed dokumendiga teha saavad. Kui dokument on tundlik, saate kasutada „Piirata õigusi”, et piirata dokumentide redigeerimist, kopeerimist ja printimist.
Piirangute lubamine kasutab piirangute rakendamiseks Windowsi õiguste haldamise klienti.
Teil võidakse küsida Windowsi õiguste haldamine tööriist. Ärge muretsege, mine edasi ja installige see, see on usaldusväärsest allikast. Kui olete installinud, peaksite saama seadistada, mida inimesed dokumendiga teha saavad.
Lisage digitaalne allkiri
Viiendaks loendis on „Lisage digitaalne allkiriValik. Digitaalallkirjad tagavad dokumendi terviklikkuse. Mõelge digitaalsetele allkirjadele paberi allkirjana, kuid mugavuse huvides tehakse seda elektrooniliselt. Kui dokumendil on digitaalne allkiri, tähendab see dokumendi terviklikkust ja usaldust. See oleks kasulik, kui te levitate dokumenti väga suurele hulgale publikule.
Klõpsake „Lisage digitaalne allkiri"Valik ja Word palub teil ülaltoodud dialoogi otsida Office'i turuplatsil digitaalallkirja pakkujaid.
Oma Office Online Marketplace'is peaksite saama leida digitaalallkirja pakkuja, mida saate dokumendi allkirjastamiseks kasutada.
Käivita ühilduvuse kontroller
Jäta viimane valik vaheleKäivita ühilduvuse kontroller“Kõigepealt. Kui olete kasutanud mõningaid funktsioone, mis on spetsiifilised Word 2007 jaoks ja kui te kahtlustate, et teie publik kasutab Wordi vanemaid versioone, siis võite soovida käitada ühilduvuse kontrollijat, et veenduda, et kogu publik saab teie dokumenti lugeda.
Word 2007 käivitab eelnevalt määratud ühilduvuskontrollide komplekti ja kui ta leiab ühilduvusprobleeme, kuvab ta need ülalolevale dialoogile, kui mitte, siis on hea dokumendi levitamiseks enne viimast sammu minna.
Märgi lõplikuks
See peaks olema viimane samm, mida soovisite järgida enne dokumendi grupi levitamist. Kuna nimi näitab seda toimingut, märgistatakse see dokument nii, nagu see on seatud levitamiseks.
Kuna see muudab dokumendis olulisi muudatusi, palutakse teil veenduda, et soovite dokumendi märkida lõplikuks.
Kui dokument on märgitud kui Lõplik, ei saa dokumenti redigeerida ja see puhastatakse kõigist tõestustest, kommentaaridest jne.
Lõpetatud dokumendid saavad olekuribalt uue ikooni, mis näeb välja rohkem paberile paigaldatud kummist.
Levitamiseks ettevalmistatud dokumendi saamine aitab teil vältida teatud ilmselgeid vigu, mida te teete, kui levitate dokumenti suurele hulgale inimestele. Sa ei pea järgima kõiki samme; pigem saate valida ja valida, millist / soovite. Word 2007 on piisavalt paindlik, et teha seda, mida te palute, et koostada dokumendi levitamiseks.
Loodan, et leiate selle kasulikuks ja loodan, et kasutate Word 2007 võimet dokumendi nõuetekohaseks vormistamiseks enne levitamist. Kui teil on küsimusi või kommentaare, siis palun andke mulle teada oma kommentaarides.
