Kuidas kasutada Outlookis vestluse puhastamise tööriista

Mõned inimesed soovivad hoida oma Outlooki kaustu täiesti kontrollitud, e-kirjad on korralikult liigitatud ja salvestatud loogilisse, minimaalsesse kausta struktuuri. Enamik meist ei ole nii, nii et Microsoft on pakkunud abivahendeid. Üks nendest tööriistadest on vähetuntud vestluse puhastamise tööriist, mis kustutab või liigutab vestlusest üleliigne e-kirju. Siin on, kuidas see toimib.

Saate käivitada vestluse puhastamise tööriista ühe vestluse, kausta või kausta ja kõigi selle alamkaustade vastu. See otsib e-kirju, mis on ülearused, mis tähendab neid, mis on täielikult lisatud teise vestluse sõnumisse. Seejärel kustutab (vaikimisi) need e-kirjad teise kausta, sõltuvalt sellest, kuidas olete selle seadistanud. See aitab teie postkasti täita sama sõnumi mitme koopiaga.

Esiteks peate seadistama vestluse puhastamise parameetrid. Pöörduge menüüsse Fail> Valikud> E-post ja seejärel kerige allapoole jaotist „Vestluse puhastamine”.

Vaikimisi kustutab vestluse puhastus üksused, kuid kui soovite redundeeritud elemente kausta teisaldada, võite klõpsata nupul „Sirvi” ja valida kaust, kuhu soovite neid teisaldada. See on mugav, kui soovite ise kontrollida, kas tööriista poolt leitud sõnumid on tõepoolest ülearused. Vestluse puhastamise tööriist on meie kogemuses usaldusväärne, kuid mõnikord ei asenda asjade kontrollimine ise.

Teil on tõenäoline, et jätate teised vaikesuvandid nii, nagu nad on, sest nad teevad palju mõtet, kuid kui teie olukord või eelistused on erinevad, siis mine edasi ja lülitage parameetrid sisse või välja, nagu näete. Kui olete seaded soovitud viisil kätte saanud, klõpsake „OK”, et naasta Outlooki.

Nüüd peate tööriista avama. Klõpsake vahekaardil „Kodu“ nuppu „Puhasta”. Rippmenüü annab võimaluse puhastada vestlus, mis on valitud kaustas, kogu kaustas või kogu kaustas ja kõigis alamkataloogides.

Sellele menüüle pääseb ka klõpsates kausta> Puhasta kaust, kui te ei vaja valikut „Puhasta vestlust”.

Me läheme nüüd "Clean Up Folder'iga", kuid protsess on sama, kas vestlus, kaust või kaust ja selle alamkaustad. Ühe klõpsu puhul saate alati hiire parema nupuga klõpsata navigeerimispaanil ja valida „Clean Up Folder”.

Selle tööriista esmakordsel käivitamisel ilmub hoiatus, mis annab teile võimaluse seadeid muuta, tööriista käivitada või operatsiooni tühistada.

Kui soovite, et tööriist käivituks ilma seda hüpikaknat nägemata, lubage valikul „Ära näita seda sõnumit uuesti”.

Tööriista käivitamiseks klõpsake „Puhasta kaust” (kui lülitate sisse „Ära näita seda teadet uuesti“ suvandit, siis alates sellest ajast käivitub tööriist kohe, kui olete selle valinud). Kui tööriist töötab, mis võib veidi aega võtta, kui kasutate seda esmakordselt paljude sõnumitega kaustas, kuvatakse Outlooki allosas oleval ribal olekuteade.

Selle töötamise ajal saate Outlooki kasutada. Kui olekuteade kaob, on tööriist lõppenud. See ei ütle teile, et see on lõpetatud - tööriist on loodud taustaks, et teid aidata, mitte pommitama teid sõnumitega, kuid see ütleb teile, kas ta ei leia ühtegi sõnumit, mida soovite puhastada.

See on kõik selleks. Kui me seda tööriista kasutasime 2487 e-kirjaga kaustas, leidis see 502 e-kirja, mida saab kustutada. Üle viiendiku kaustas olevatest kirjadest oli üleliigne, seega on see silma avaja ja vahend, mida tasub kasutada, kui olete tühja ruumi või väsinud vestlustest.