Kuidas salvestada e-kirju (ja muid üksusi) failidena Microsoft Outlookis

Outlooki e-kirju, kontakte ja kohtumisi saate salvestada üksikuteks failideks. Nende üksuste salvestamine aitab teil neid kiiremini ja kergemini hiljem juurde pääseda. See on mugav viis teatud sõnumite varundamiseks või jagamiseks või lihtsalt nende kergesti kättesaadavaks tegemiseks.

Kuidas salvestada e-kiri failina

Esiteks vaatame, kuidas sõnumeid Outlookis failidena salvestada. See võib olla kasulik, kui soovite, et teie arvutisse (või teisele arvutisse kopeeritavale) e-posti varukoopia oleks olemas või kui soovite seda sõnumit kasutada tulevaste sõnumite mallina.

Alustuseks avage sõnum, mida soovite salvestada. Klõpsake e-posti aknas ribal „File” menüüs.

Valige käsk „Save As”.

Menüüs „Salvesta kui” navigeerige asukohta, kuhu soovite faili salvestada, ja tippige seejärel faili nimi. Vaikimisi nimetab Outlook selle sõnumi teemarealt, kuid seda saab muuta nii, nagu soovite.

Saate salvestada sõnumi ka erinevat tüüpi failidena rippmenüüst „Salvesta kui tüüp”. Vaikimisi on Outlooki sõnumivorming. Kui valite selle, saate faili Outlookis uuesti avamiseks lihtsalt topeltklõpsata. Kuid on veel mõned valikud, mida saate valida ka:

Ainult tekst: Kui salvestate oma sõnumi ainult tekstifailina, salvestate ainult sõnad, mitte vorminduse või pildid.
Outlooki mall: Sõnumi salvestamine Outlooki mallina tähendab, et saate vormindada tulevastele meilidele. Faili avamisel loob Outlook uue sõnumi koos faili sisuga, mida saate seejärel saata ja saata teel.
HTML: Sõnumi salvestamine HTML-dokumendina tähendab, et salvestate oma e-posti veebilehe vaatamiseks. Saate sõnumi avada mis tahes veebibrauseris.
MHT: MHT-fail on veebilehe arhiivifail. Nagu HTML-fail, on see mõeldud veebibrauseris vaatamiseks. Erinevalt MHT-failist salvestab HTML-fail kogu teksti, koodi, pilte ja muud meediat ühte faili.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul „Salvesta”.

Ja teie sõnum salvestatakse nüüd failina.

E-kirja salvestamine PDF-failina

Samuti saate oma e-posti PDF-failina salvestada, kasutades Microsofti Office'i sisseehitatud PDF-printerit. PDF-vormingus salvestamine on suurepärane võimalus salvestada varukoopia sõnumist, mida saate lugeda kogu õige vorminguga.

Klõpsake sõnumiaknas ribal „File” menüüs.

Klõpsake käsku Print (Prindi).

Klõpsake rippmenüüd „Printer” ja seejärel valige „Microsoft Print to PDF”.

Pange tähele, et kui teie arvutisse on installitud mõni teine PDF-i loomise rakendus (või kui kasutate MacOS-i), võivad siin asuvad valikud olla erinevad. Näiteks kui teil on Adobe'i installitud, näete tõenäoliselt valikut „Adobe PDF”. See toimib sama hästi.

Seejärel klõpsake nuppu „Prindi“.

Avanevas aknas „Salvesta PDF As” valige, kuhu soovite PDF-faili salvestada, tippige failinimi ja seejärel klõpsake „Salvesta nupp.

Olete nüüd oma e-posti PDF-failina salvestanud.

Pange tähele, et kuna te lihtsalt prindite PDF-i renderdamismootorile, toimib sama trikk täpselt samamoodi nagu ükskõik millise elemendi salvestamiseks Outlooki (kontaktid, kohtumised jne) PDF-ile.

Kontakti salvestamine failina

Kontakte saab salvestada ka failidena Outlooki abil. See toimib peaaegu samamoodi nagu sõnumite salvestamine ja võib olla kasulik üksikute kontaktide varundamiseks või nende teisaldamiseks uude arvutisse. Kontaktid salvestatakse ka Vcard-failidena (CVF) - vormina, mida kasutavad paljud kontaktid töötavad rakendused. See lihtsustab ka kontaktide teisele rakendusele ülekandmist või kontaktisiku teabe saatmist kellelegi teisele, et nad saaksid selle mis tahes rakendusse importida.

Klõpsake aknas Contact (kontakt) põhilindil „File” (fail).

Klõpsake käsku Salvesta kui.

Aknas „Save As“ (Salvesta nimega) navigeerige, kuhu soovite salvestada kontaktifaili, ja muutke nime, kui soovite.

Nagu sõnumite puhul, võite valida rippmenüüst „Salvesta kui tüüp” mõned erinevad failivormingud:

Ainult tekst: Kui salvestate oma kontakti ainult tekstifailina, salvestate ainult sõnad, mitte vorminduse või pildid.
Rich Text Format: Kontakti salvestamine rikkaliku tekstifailina tähendab, et saate salvestada failis mitu erinevat tüüpi vormingut, nagu julgeid ja italtikaid. See formaat võib olla kasulik, kui teil on kontaktikaardiga pilt.
Outlooki sõnumivorming: Kui salvestate oma kontaktisiku Outlooki sõnumivormingusse, saate selle avada Outlookis (isegi teises arvutis) ja see toimib nagu iga teine Outlooki kontakt. Aga siis käitub see samamoodi, kui salvestate selle vaikimisi VCF-vormingusse, nii et siin pole palju kasu.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul „Salvesta”.

Nüüd olete salvestanud oma kontakti failina.

Kuidas salvestada kohtumine (või teie kogu kalender) failina

Ja nagu ka teiste Outlooki üksuste puhul, saate salvestada ka kohtumisi failidena. Üksikute kohtumiste salvestatud koopiate varundamine ei ole peaaegu sama kasulik, kuid Outlook toetab vCalendari standardit, mis tähendab, et saate kohtumise salvestada, saata selle kellelegi teisele ja seejärel importida teise toetatud rakendusse.

Avage soovitud salvestus. Klõpsake kohtumise aknas lindil menüüd „Fail”.

Klõpsake käsku Salvesta kui.

Navigeerige kohtusse, kuhu soovite kohtumise faili salvestada, ja seejärel anna sellele nimi.

Sarnaselt sõnumite ja kontaktidega saate valida rippmenüüst „Salvesta kui tüüp” mõned erinevad failivormingud:

Ainult tekst: Kui salvestate oma kohtumise ainult tekstifailina, salvestate ainult sõnad, mitte vorminduse või pildid.
Outlooki mall: Kohtumise salvestamine Outlooki mallina tähendab, et saate vormindada tulevasi kalendreid või kalendrikirjeid.
Outlooki sõnumivorming: Kui salvestate oma kohtumise Outlooki sõnumi vormingusse, saate selle uuesti avada Outlookis isegi mõnes teises arvutis.
HTML: Sõnumi salvestamine HTML-dokumendina tähendab, et salvestate oma kohtumise veebilehe vaatamiseks.
MHT: MHT-fail on veebilehe arhiivifail. Nagu HTML-fail, on see mõeldud veebibrauseris vaatamiseks. Erinevalt MHT-failist salvestab HTML-fail kogu teksti, koodi, pilte ja muud meediat ühte faili.
iCalendar-vorming: iCalendar on veel üks kalendri standard, mis võimaldab teil edastada kalendri andmeid erinevatele kalendri rakendustele.

Valige, kas soovite salvestada ühe kohtumise või kogu kalendri. Kogu kalendri salvestamine salvestab kõik teie praeguses Outlooki kalendris olevad andmed.

Kui olete lõpetanud, klõpsake nupul „Salvesta”.

Ja nüüd olete oma kohtumise või kalendri edukalt salvestanud.