Kuidas piirata andmete sisestamist Excelis andmete valideerimisega

Kui kasutate teistelt inimestelt andmete kogumiseks Exceli arvutustabeleid, kuid leiavad, et nad täidavad sageli teie hoolikalt planeeritud rakud vale teabega, võib andmete valideerimine aidata.

See tööriist võimaldab piirata teatud rakke ainult nõuetekohaselt vormindatud andmete lubamisel. Kui keegi siseneb kõike, mis ei peaks olema nagu "lõunasöök lennujaamas" asemel "$ 15.68" kuluaruandes, lükkab Excel sisendi tagasi, kuni nad seda õigust saavad. Mõelge sellele kui passiivsest agressiivsest viisist, et veenduda, et inimesed ei raiska oma aega.

Näiteks siin on põhikulude aruande tööleht How-To Geeki jaoks. Oletame, et me tahame veenduda, et inimesed sisestavad teatud lahtritesse ainult sellised arvväärtused, mis on vormindatud valuutana (st mõned numbrid, millele järgneb kümnendkoht, millele järgneb veel kaks numbrit).

Esmalt valige kõik lahtrid, mida soovite piirata.

Lülita lindil vahekaardile „Andmed“ ja seejärel klõpsake nuppu „Andmete kinnitamine”. Kui teie aken ei ole täissuuruses ja te ei näe sildid, on see ikoon, millel on kaks horisontaalset kasti, roheline märk ja punane risti.

Klõpsake aknas „Andmete valideerimine“ vahekaardil „Seaded“ rippmenüüd „Luba”. Siin saate määrata teatud tüüpi sisendi, mis võimaldab teie valitud lahtreid. Meie kuluaruande puhul nõuame, et kasutajad paneksid numbri kahe kümnendkoha väärtusega, nii et me valiksime “Decimal”. Võite valida ka teisi kriteeriume, näiteks veenduda, et lahtris on tekst, kellaaeg või kuupäev, kindla pikkusega tekst või isegi oma kohandatud valideerimine.

Sõltumata sellest, millist tüüpi andmed valite rippmenüüst „Luba”, saate muuta „Sätete” vahekaardil teile kättesaadavaid valikuid. Kuna me tahame valuutale vastavat arvulist väärtust, seadistame rippmenüüst “Andmed” „vahele“. Seejärel seadistame minimaalse väärtuse 0,00 ja maksimaalse väärtuse 10000,00, mis on meie vajaduste katmiseks enam kui piisav.

Meie testimiseks klõpsake valideerimise seadete rakendamiseks „OK“ ja proovige seejärel vale väärtus. Näiteks, kui me kirjutame hommikusöögi väärtuse asemel "pannkoogid" söögikulu asemel, saadame veateate.

Kuigi see ei lase inimestel sisestada ainult õiget tüüpi andmeid, ei anna see neile mingit tagasisidet, millist tüüpi andmeid vajatakse. Niisiis, laseme ka üles.

Pöörduge tagasi andmete valideerimise aknasse (andmed> lindi ribad). Siin on kaks võimalust (ja kui soovite, võite mõlemat kasutada). Vahekaardi „Sisendsõnum” abil saate hüpik-tööriista otsa näidata inimestele soovitud andmete tüüpi, kui nad valivad lahtri, mille jaoks andmete valideerimine on sisse lülitatud. Samuti saate vahekaardil „Error Alert“ (Veahäire) kohandada viga, mida nad näevad vale tüüpi andmete sisestamisel.

Lülitame kõigepealt vahekaardile „Sisendsõnum”. Veenduge, et valik „Näita sisendsõnumit, kui lahtri valimine” on sisse lülitatud. Seejärel andke oma sisenditööriista pealkiri ja tekst. Nagu allpool näete, avaneb lihtsalt ühte lahtrisse klõpsamine teade, mis annab inimestele teada, mida oodatakse.

Vahekaardil “Error Alert” saate kohandada veateate, mida inimesed näevad, kui nad sisestavad vale tüüpi andmeid. Veenduge, et valik „Kuva vigade märguanne pärast kehtivate andmete sisestamist” on sisse lülitatud. Valige rippmenüüst „Stiil” oma veateate stiil. Sõltuvalt sellest, kui tugevaks soovite, et sõnum jõuaks, võite minna peatusega (punane ring koos X-ga), Hoiatus (kollane kolmnurk koos hüüumärgiga) või teave (sinine ring väikeste tähtedega i)..

Sisestage oma sõnumi pealkiri, sõnumi tekst ja seejärel klõpsake „OK“, et lõpetada.

Nüüd, kui keegi üritab sisestada ebaõigeid andmeid, on see veateade mõnevõrra kasulikum (või sarkastiline, kui soovite).

See on natuke lisatöö, mis loob andmete valideerimise, kuid võib hiljem palju aega säästa, kui kasutate teiste inimeste andmete kogumiseks arvutustabeleid. See on isegi kasulik oma vigade vältimiseks. Ja see on kahekordselt tõene, kui olete seadistanud valemid või mis tahes automatiseerimisülesanded, mis tuginevad nendele andmetele.