Kuidas eemaldada peidetud isiklikke andmeid Microsoft Office lisab teie dokumentidele

Microsoft Office salvestab teie Office'i dokumentidesse varjatud metaandmed, sealhulgas selle, kui kaua olete nendega töötanud, kõigi dokumendis töötanud isikute nime, dokumendi loomisel ja isegi varasematel dokumentide versioonidel.

Enne Office'i dokumentide avalikku avaldamist või nende saatmist kellelegi tahate ilmselt kontrollida, millist peidetud teavet dokument sisaldab ja kustutab tundlikud andmed. See metaandmed võivad rikkuda teie privaatsust või olla piinlikud.

Peidetud andmete vaatamine ja eemaldamine

Rakenduses Office 2013 või Office 2010 klõpsake menüü File (Fail) käsku Information (Teave) ja tööriista Inspect Document (Kontrollige dokumenti) esipaneel ja keskus, mis teavitab teid dokumendi potentsiaalselt tundlikust teabest. See teave on ilmsem kui Office'i vanemates versioonides, kuid ikka on lihtne jääda, kui te ei tea, et Office lisab need tundlikud andmed teie dokumentidele.

Klõpsake Office 2007-l lindil Office'i orb-nuppu, osutage nupule Valmistage ja klõpsake käsku Kontrolli dokumenti.

Dokumendis peidetud metaandmete vaatamiseks klõpsake nupul Kontrolli probleeme, klõpsake käsku Kontrolli dokumenti ja valige metaandmete tüübid, mida soovite dokumendiga tutvuda. Kõiki valitud metaandmete tüüpe uurides saate kõik valitud dokumendid jätta.

Klõpsake nuppu Kontrolli ja Office kontrollib dokumenti metaandmete jaoks. Selle eemaldamiseks klõpsake metaandmete tüübi kõrval olevat nuppu Eemalda kõik.

Pange tähele, et pärast kustutamist ei saa enamikku metaandmeid taastada. Seetõttu soovitab Microsoft enne metaandmete eemaldamist ja dokumendi avaldamist luua dokumendi uue koopia (kasutada funktsiooni Salvesta kui funktsioon). Seejärel saate metaandmetega dokumendi koopia. Muidugi, kui sa ei taha seda metaandmeid üldse, võite lihtsalt eemaldada, ilma et peaks muretsema koopia säilitamise pärast.

Mis tüüpi metaandmed Office'i salvestab?

Office salvestab dokumendi atribuudid, sealhulgas üksikasjad, näiteks autori, teema, pealkirja, dokumendi koostamise kuupäeva, viimase muutmise ajal ja selle, kui kaua olete dokumendiga töötanud. Need omadused sisaldavad ka dokumendi, e-posti päiste ja muu sellega seotud teabe loomisel kasutatava malli nime. See võib olla piinlik - näiteks võite saata oma ülemusele TPS-i aruande ja öelda, et olete kogu päeva töötanud üksi. Kuid metaandmed võivad paljastada, et tegite ainult TPS-i raporti kallal mõne minuti jooksul, tehes koostööd teiste inimestega ja kasutasite selle loomisel malli „Useless TPS Report Template”. Veelgi hullem on siin ka muid eraelu puutumatust puudutavaid mõjusid - võite avaldada veebis dokumendi ilma teie sellega seotud nimeta, kuid teie nimi ilmub vaikimisi dokumendi omadustele.

Sisaldada võib ka päiseid, jaluseid, vesimärki ja teksti, mis on vormindatud peidetud tekstina, kuid ei ilmu, kui te liigutate dokumendi lühidalt. Tööriist ütleb teile, kas teie dokument sisaldab seda teavet.

Kui te koostasite dokumentide kirjutamise ajal teiste inimestega koostööd, sisaldab see veel rohkem andmeid. Metaandmetel kuvatakse kõigi dokumendis töötanud isikute nimed, samuti kõik dokumendi kommentaarid, redigeerimismärgid, tindi märkused ja varasemad versioonid. Kui te avaldate tööd, mida töötasite, tahate tõenäoliselt kõik need andmed selle asemel jagada.

Kuidas peatada Office metaandmete salvestamisel

Kahjuks peate enne dokumendi avaldamist või jagamist kellegi dokumendiga tundliku teabe eemaldamiseks kasutama dokumendi inspektori tööriista. Puudub sisseehitatud viis selle teabe eemaldamiseks mitmest dokumendist korraga, samuti pole olemas Office'i kogu seadistust, mis takistaks Office'il neid andmeid dokumentidele rakendada.

Siiski võite Office'i metaandmed automaatselt iga faili salvestamisel eemaldada. Peate rakendama seda sätet igale kasutatavale dokumendile - see on dokumendispetsiifiline seade, mitte süsteemne seade.

Et keelata Office'il metaandmeid koos dokumentidega salvestada, klõpsake menüü File (Fail), klõpsake Options (Suvandid) ja valige Trust Center (Usalduskeskuse) kategooria. Klõpsake nuppu Trust Center Settings ja valige Privacy Options. Luba suvand „Isiklike andmete eemaldamine faili omadustest salvestamisel“. Kui see ilmub hallilt, klõpsake allpool olevat nuppu Dokumendi inspektor, käivitage Dokumendi inspektor ja eemaldage kõik dokumendi isiklikud andmed. Seejärel peaksite saama klõpsata märkeruutu.

Pidage meeles, et seda valikut tuleb iga dokumendi puhul eraldi muuta.

See teave võib olla kasulik, ja osa sellest on isegi koostöö jaoks hädavajalik või korporatsioonide jaoks, kes dokumendiga töötanud jälgivad. Aga kui on aeg dokumendi avaldamiseks, peate tõenäoliselt selle metaandmed eemaldama.