Kuidas kiiresti sisestada tekstiplokke Microsoft Wordis automaatse tekstiga

Meil kõigil on mõned suured tekstid, mida peame regulaarselt kirjutama, nagu teie aadress, pikad nimed või fraasid, või isegi tabeleid ja pilte, mida sageli kasutate. Wordi automaatne tekstifunktsioon võimaldab salvestada need teksti tükid ja sisestada need kiiresti mõne klahvivajutusega, nii et saate vähem aega kirjutada.

AutoText funktsioon on olnud Office'i osa juba pikka aega, kuid on nüüd osa Quick 2007-st, mis lisati Office 2007-sse. Lisaks automaatse teksti kirjetele on ka Kiirosade funktsioonil võimalik lisada dokumendi atribuute (näiteks pealkiri ja autor ) ja väljad (näiteks kuupäevad ja leheküljenumbrid). Quick Parts ja AutoText kirjed on tuntud ka kui "Building Blocks" ja Word on varustatud paljude eelnevalt määratletud ehitusplokkidega. Samuti saate lisada nii palju kohandatud ehitusplokke kui soovite.

MÄRKUS. Oleme eelnevalt kirjutanud Wordi teiste dokumentide tekstidest viiteid, nii et saate korduvkasutatavat sisu lisada teistesse dokumentidesse, mis automaatselt värskendatakse. Selles artiklis käsitletud trikk on sarnane automaatse teksti sisestamisega. Kui aga sisu on sisestatud automaatse teksti sissekannet kasutades, siis seda sisu ei värskendata automaatselt, kui muudate automaatse teksti sisestust.

Seal on ka teine ​​tarkvara, nagu tasuta PhraseExpress for Windows, mis täidab sarnast ülesannet kogu süsteemi ulatuses. See on tore, sest see töötab igas rakenduses, mitte ainult Wordis, kuid AutoTextil on mõned oma eelised, see on rohkem vormindamisvalikuid (eriti Word-spetsiifilisi) kui PhraseExpress, ja see on saadaval kõikjal, kus Word on. Niisiis, kui te ei saa oma arvutitesse installida kolmanda osapoole programme, saate siiski kasutada automaatset teksti.

Saate salvestada ainult automaatse teksti sissekandeid malle, mitte dokumentidesse. Vaikimisi salvestatakse uued automaatse teksti kirjed Normal.dotm mallile. See piirab teie automaatse teksti sissekannete kättesaadavust ainult teie seadmega, kui te ei jaga oma Normal.dotm malli teiste masinatega. Te saate lisada kohandatud malli jaoks automaatse teksti kirjeid, kuid selle kohta on piiranguid, mida me käesolevas artiklis hiljem arutame.

Kuidas luua uus automaatne tekst

Kõigepealt looge uus Wordi dokument ja sisestage sisu (tekst, pildid, tabelid jne), mida soovite lisada automaatselt. Seejärel tõstke esile sisu ja klõpsake vahekaardil „Lisa“.

Kui soovite, et teie automaatne tekstisisestustekst oleks salvestatud kõigi sektsiooni punktide vorminguga, kaasa arvatud viimane lõik, veenduge, et viimase lõigu lõpus olev lõikmärk on teie valikusse lisatud. Lõiku märk salvestab lõike vormingu. Kui te ei vali lõike lõpus lõiku tähist, võtab see lõik ümbritseva teksti lõike stiili selle sisestamisel. Kui te ei näe lõike lõiku iga lõigu lõpus, saate valida, kas need on valikutes kuvatud. Kõik märgi vormindused, mida te kasutasite oma automaatse teksti sisu jaoks, salvestatakse automaatselt automaatne tekst.

Jaotises „Tekst“ klõpsake nuppu „Uurige kiirkomponente” ja liigutage hiirt rippmenüüst “Automaatne tekst”. Seejärel valige alammenüüst „Salvesta valik automaatse teksti galeriisse”.

MÄRKUS. Võimalik on märkida valik „Salvesta valik kiire osa galeriisse”, mis on saadaval otse „Kiirosade“ menüüs. See valik lisab valitud teksti "Quick Parts" kirjet, mitte "AutoText" sisestust. „Quick Parts” ja “AutoText” kirjed on mõlemad ehitusplokid. Sa võid lisada selle kirje, kuid me arutame selle lisamist automaatse teksti kirjetena.

Kuvatakse dialoogiboks „Loo uus ehitusplokk”. Sisestage redigeerimiskasti “Name” (automaatne tekst) kirje nimi.

Soovitame muuta teie automaatse teksti kirjete nimed piisavalt erinevaks, nii et iga dokumendi sisestamiseks tuleb sisestada ainult mõned tähemärgid. Kui mitmetel automaateksti kirjetel on nimed, mis on väga sarnased, peate sisestama piisavalt nime, nii et Word teab, millist kirjet soovite sisestada.

Selle kirje kategooriat saate muuta. Rippmenüüst „Kategooria” on valik „Loo uus kategooria”, mis võimaldab teil lisada selle automaatse teksti kirje kohandatud kategooriasse. Saate muuta ka „Galerii”, kus kirje on loodud.

Rippmenüüst „Valikud” saate määrata, kuidas kirje dokumendisse sisestatakse. Kui sisestate väikese teksti, näiteks ettevõtte nime, valige „Insert content only” (Sisesta ainult sisu), mis sisestab kursori sisestatud sisendi sisu. Sisu saab sisestada ka oma lõiguna või oma lehel (sobib standardsete kaanelehekülgede loomiseks).

Aktsepteerige rippmenüü „Salvesta” vaikeseade. See salvestab teie tavapärasesse malli automaatse teksti.

Kui olete oma uue automaatse teksti kirje seadistanud, klõpsake „OK“.

Kui sulgete viimati avatud Wordi dokumendi, võib kuvada järgmise dialoogiboksi, milles küsitakse, kas soovite salvestada Normal.dotm mallile tehtud muudatused, kui olete sisse lülitanud selle, et soovid salvestada Normal mall. Automaatse teksti kirjete salvestamiseks malli „Normal.dotm“ klikkige „Salvesta“.

Kuidas sisestada dokumendis automaatne tekst

Nüüd, kui oleme loonud uue automaatse teksti kirje, lisame selle dokumenti. Looge uus Wordi dokument või avage olemasolev dokument. Klõpsake uuesti vahekaardil „Lisa“ ja liigutage hiirt rippmenüüst “Automaatne tekst”. Pange tähele, et teie lisatud automaatse teksti kirje on saadaval alammenüüs „Automaatne tekst“. Valige see kirje sisendi sisestamiseks.

Samuti võite sisestada automaatse teksti sissekande lihtsalt alustades automaatse teksti nime sisestamisega. Väike hüpikaken kuvab sobiva automaatse teksti sissekande nime ja juhised, mis ütlevad, et sisestada sisestamiseks „Enter“. Vajutage “Enter”, et sisestada oma dokumendis kogu automaatne tekst. Võite vajutada ka „F3“.

Automaatse teksti sisestuse sisu sisestatakse koos algse reavahetuse ja vormindamisega.

AutoText kirjete kiiremaks ja lihtsamaks muutmiseks saate kiirjuurdepääsu tööriistaribale nupu „AutoText” lisada.

Kuidas lülitada sisse „Näita automaatse komplekteerimise soovitusi”

Kui te ei näe automaatse täitmise soovitust, kui sisestate oma automaatse teksti sissekande nime, peate võib-olla sisse lülitama suvandi „Kuva automaatne lõpetamine” valik.

„Automaatse komplekteerimisettepanekute näitamise” sisselülitamiseks avage olemasolev Wordi dokument või looge uus ja klõpsake vahekaardil „Fail”.

Klõpsake backstage'i ekraanil vasakul olevate valikute loendis „Options”.

Klõpsake dialoogiboksi „Word Options” vasakul pool asuvate üksuste loendis „Advanced“.

Klõpsake jaotises „Redigeerimisvalikud” märkeruut „Näita automaatse komplekteerimise soovitusi”, et kastis oleks märge.

Nüüd saate nüüd vajutada „Enter” pärast seda, kui sisestate selle sisestamiseks osa automaatse teksti kirjest.

Kuidas muuta olemasoleva automaatteksti sisestust

Ütle, et kolisite uude koju ja peate oma aadressi muutma oma automaatse teksti sisestuses. Seda on lihtne teha. Sisestage lihtsalt uus Wordi dokumenti soovitud kirje, valige see ja seejärel kasutage alammenüüd „AutoText”, nagu me varem arutlesime. Alammenüüs valige olemasolevate automaatse teksti kirjete alt alammenüüst suvand „Salvesta valik automaatse teksti galerii“.

Sisestage redigeerimisdokumendis „Nimi“ sama nimi kui olemasolev tekstikirje ja klõpsake „OK“.

Kuvatakse kinnitusdialoog. Klõpsake „Yes“ (jah), et asendada eelmine automaatne tekstikirje uuega.

Nüüd saate sisestada uuendatud automaatse teksti sissekande mis tahes uude või olemasolevasse Wordi dokumenti, nagu te varem.

MÄRKUS. Pidage meeles, et automaatse teksti sissekande muutmine ei muuda selle kirje sisu olemasolevates dokumentides, kus olete selle juba sisestanud. Automaatsõnumi kirje muudetud sisu kasutatakse ainult kirje sisestamisel igal ajal pärast selle muutmist.

Kuidas muuta olemasoleva automaatteksti kirje omadusi

Lisaks automaatse tekstisisestuse sisu redigeerimisele saate muuta ka kirje omadusi, näiteks malli, kuhu see on salvestatud, kategooriat jne..

Selleks looge uus Wordi dokument või avage olemasolev dokument. Klõpsake vahekaardil “Insert” ja seejärel klõpsake “Text” jaotises nuppu „Explore Quick Parts”. Valige rippmenüüst “Building Blocks Organizer”.

Kuvatakse dialoogiboksi „Building Blocks Organizer” dialoog. Kuvatakse kõigi „ehitusplokkide” loend, mis näitab iga nime “Nimi” ja millist “Galerii”, “Kategooria” ja “Mall”. Nad on loetletud tähestikulises järjekorras vastavalt “Galerii”. Meie uus “Address” kirje on loetletud üleval, sest see on “AutoText” galeriis. Selle valimiseks klõpsa kirje. Dialoogiboksi paremas servas kuvatakse kirje eelvaade.

Pärast kirje „Aadress” valimist klõpsake „Ehitusplokkide” all oleval „Muuda atribuute“.

Sama dialoogiboks kuvatakse nagu automaatse teksti sisestamisel; aga nüüd nimetatakse seda „Ehitusploki muutmiseks“. Me muudame „Võimaluse“ väärtuseks „Sisesta oma lõikesse, nii et aadress sisestatakse alati eraldi reast, isegi kui kursor asub teise rea lõpus. Kui olete muudatuse teinud, klõpsake „OK“.

Kuvatakse uuesti kinnitusdialoog, mis kinnitab, et soovite asendada automaatse teksti kirjega muudetud versiooni. Klõpsake „Jah“.

Automaatse teksti sisestamise kustutamine

Kui avastate, et te ei vaja enam automaatse teksti sisestust, saate selle ehitusplokkide kogumist kustutada. AutoText-kirje kustutamiseks avage dialoogiboks „Building Blocks Organizer”, nagu on kirjeldatud viimases osas. Valige automaatse teksti kirje, mida soovite kustutada, ja klõpsa “Building” all olevate loendite all „Delete”.

Ekraanile ilmub kinnitusdialoog, milles küsitakse, kas olete kindel, et soovite valitud ehitusploki kustutada, sellisel juhul automaatse teksti. Kande kustutamiseks klõpsake „Jah“. Te naasete dialoogiboksi „Building Blocks Organizer“. Selle sulgemiseks ja oma dokumendi juurde naasmiseks klõpsake „Close“.

Tundub, et kohandatud malli kasutamisel on automaatne tekst. Testisime automaatse teksti kirjete lisamist kohandatud mallile, kuid kui me selle malli alusel uue dokumendi koostasime, ei olnud automaatse teksti tekst saadaval. Siiski, kui me koostasime uue dokumendi, mis põhineb tavalisel mallil ja seejärel lisasime sellele dokumendile kohandatud malli, oli AutoText kirje saadaval. Niisiis, kui soovite salvestada automaatse teksti kirjed oma kohandatud mallile, lisage kindlasti nende dokumentidele mall pärast nende loomist või siis ei ole teie automaatse teksti kirjed saadaval. Kui avastate teisiti, andke meile oma kommentaarides teada.

Wordi vanemad versioonid (2003 ja enne) võimaldasid teil kopeerida automaatse teksti kirjed ühest mallist teise. Kuid nagu Word 2007, eemaldati see funktsioon.