Kuidas saada Outlooki märguandeid ainult oluliste kirjade puhul

Microsoft arvas, et nad on uute e-kirjade teatiste loomisel abiks. Samas võib pidev teadete tõkestamine häirida ka teie mõttekäiku. Saate teatised täielikult välja lülitada või veel paremad - saate seadistada Outlooki teavitama teid ainult olulistest kirjadest.

Kuidas luua lihtne reegel

Kui teil on vaja reageerida teatud inimestele, näiteks klientidele, teie ülemusele või pereliikmetele, saate teatud reeglite kohta teadete saamiseks kasutada Outlooki reegleid. Järgnevalt on kirjeldatud reeglit, mis näitab ainult teatud saatja e-posti teateid.

Lihtsaim viis selle reegli seadistamiseks on selle isiku e-posti leidmine. Selle näite jaoks koostan reegli, mis teavitab mind, kui ma saan oma ülemusest e-kirja, sest teie ülemusest saadetud e-kirjad on alati tähtsad, eks? Niisiis, paremklõpsake e-posti teel How-To Geeki peatoimetaja Whitson Gordoni ja valige „Reeglid“ ning seejärel hüpikmenüüst „Loo reegel”.

Dialoogiboksis “Loo reegel” vali tingimused, mille kohta soovite uute e-kirjade kohta teateid saada. Ma tahan kohe saada teateid Whitsonilt saadud e-kirjade kohta, nii et ma valin esimese märkekasti.

Samuti valin märkeruudu „Saadetud“ ja veenduge, et minu nimi on rippmenüüst valitud, nii et ma saan teateid otse Whitsonist saadetud e-kirjade kohta. Kui te ei soovi, et teid teavitataks e-kirjadest, kus olete CC'-ile või ühele mitmest adressaadist, valige rippmenüüst „Saadetud“ “mind ainult”. Kui olete oma valikud teinud, klõpsake „OK“.

Kuvatakse dialoogiboks „Edu“ koos võimalusega „Käivita see reegel nüüd olevas kaustas olevate sõnumite puhul”. Klõpsake „OK“. Ma tahan teada, millised kirjad on minu postkastis Whitsonist, nii et ma valin ruudu.

Ilmub dialoogiboks „Uus kirjade hoiatused”, mis nõuab kohest tegutsemist. Praegu on minu postkastis Whitsonist ainult üks e-kiri, nii et see on ainult see dialoogiboks. Kui aga Whitsonilt oleks rohkem e-kirju, oleksid nad kõik siin loetletud. Kui soovite e-kirja otse sellelt dialoogiboksilt vaadata, valige vaadatav e-kiri ja klõpsake „Ava kirje”. Dialoogiakna sulgemiseks klõpsake „Close“ (Sulge).

Dialoogiboks „Uus kirjade hoiatused” jääb avatuks seni, kuni klõpsate “Sulge”, isegi kui avate dialoogiboksist e-kirja ja sulgete sõnumi.

Kuidas luua rohkem täiustatud reegleid

Reeglite loomisel saate valida täiendavate täpsemate valikute hulgast, mis on saadaval dialoogiboksis „Loo reegel”. Selleks avage dialoogi „Loo reegel”, nagu on kirjeldatud käesolevas artiklis. Seejärel klõpsake „Täpsemad suvandid“.

Dialoogiboksi „Reeglite viisard” esimesel ekraanil kuvatakse üksikasjalikud kontrollitingimused. Valige nende tingimuste märkeruudud, mida soovite e-posti teatiste kontrollimiseks. Ma tahan saada teateid, kui ma saan Whitsonilt e-kirju, mis saadeti ainult mulle, nii et ma valin need tingimused.

Sinine allakriipsutatud tekst on lingid, mille klõpsate selle väärtuse (te) täpsustamiseks, mida soovite selles seisundis kontrollida. Kui olete selle tingimuse valinud, klõpsake väärtuse redigeerimiseks kastis „Samm 2“ sinise lingi sinine link.

Kui olete valinud tingimused, mida soovite kontrollida, klõpsake „Järgmine“.

Nüüd vali suvandid, mis näitavad, milline peaks olema teie poolt vastuvõetud sõnumiga, mis vastab valitud tingimustele. Saate teha selliseid asju nagu sõnumi teisaldamine kindlasse kausta, edastada see ühele või mitmele inimesele, vastata malli abil või märkida see loetuks. Ma tahan saada töölaua hoiatuse, kui ma saan Whitsonilt e-kirja, nii et ma valin loendist viimase variandi, „kuvab töölaua märguande”. Kui olete valinud, mida soovite sõnumiga teha, klõpsake nuppu „Järgmine”.

Järgmine ekraan pakub võimalusi reegli erandite seadmiseks, näiteks kui te ei soovi saada teate, kui sõnum on koosoleku kutse või värskendus. Valige kõik erandid, mida soovite oma reeglile kohaldada, ja klõpsa „Edasi“. Ma ei taha mingeid erandeid, seega klõpsan ekraani vahele jätmiseks „Järgmine”.

Viimase ekraani abil saate määrata reegli nime ja seadistada mõned reegli valikud, sealhulgas üks neist: “Lülita see reegel sisse”. Kui soovite reeglit kohe postkastis juba olevate sõnumite jaoks käivitada, valige „Käivita see reegel nüüd sõnumites, mis on juba postkastis”.

Vaadake reegli kirjeldust peatükis “3. samm” läbi ja klõpsake „Lõpeta“, kui olete lõpetanud.

Nüüd, kui ma saan Whitsonilt e-kirja, kuvatakse Windowsi töölaual töölaua märguanne. Pange tähele, et see erineb dialoogiboksist „Uus kirjade hoiatused”, selle asemel on see Windowsi algne teade. Kui eelistate seda teavitusstiili, peate iga loodud reegli puhul läbima „Täpsemad suvandid”.

Kuidas muuta oma reegleid

Reeglite muutmine, kustutamine või isegi ajutine väljalülitamine on lihtne. Soovin muuta oma reeglit, et kuvada dialoogiboks „Uus kirjade hoiatused”, mitte „Desktop Alert”. Selleks klõpsan vahekaardil „Kodu“.

Klõpsake jaotises „Teisalda“ nuppu „Reeglid“ ja valige rippmenüüst „Halda reegleid ja hoiatusi”.

Kuvatakse dialoogiboks „Reeglid ja hoiatused“. Klõpsake vahekaardil „E-posti reeglid“ „Muuda reeglit“ ja valige rippmenüüst „Muuda reeglite seadeid”.

Nagu varem öeldud, kuvatakse reeglite nõustaja esimesel ekraanil loetelu tingimustest, mida saab sissetulevate e-kirjade kohta kontrollida. Valikud, mida tegin, kui loendi esmakordsel seadmisel esmalt seadistati, ja kirjeldus koos praeguste seadistustega kuvatakse lahtrisse “Samm 2”. Ma ei soovi tingimusi muuta, nii et ma klõpsan „Next“. Kui soovite oma reegli tingimusi muuta, tehke muudatused ja seejärel klõpsake „Edasi“.

Ekraanil, milles kuvatakse sissetulevate e-kirjade tegemise toimingud (olenevalt tingimustest), keelan ma „Töölaua häire kuvamise” valiku, mis kuvatakse loendi ülaosas ja seejärel klõpsake „Järgmine“.

Oletame, et tahate selle asemel kuvada rohkem oma "New Mail Alerts" dialoogiboksi. Kerige toimingute loendi allapoole ja valige märkeruut „Uue elemendi hoiatuse aknas kuvamine konkreetse teate kuvamiseks”. Dialoogiboksis „Uus kirjade hoiatused” kuvatava sõnumi kohandamiseks klõpsake jaotises „Samm 2” oleval lingil „konkreetne sõnum”.

Dialoogiboksis „Hoiatusteade“ sisestage dialoogiboksis „Uus kirjade hoiatused” kuvatav sõnum ja klõpsake „OK“.

Kui soovite lisada või eemaldada erandeid, klõpsake erandite loendi avamiseks ja muudatuste tegemiseks „Next“. Reegli nime muutmiseks või muude reeglite muutmiseks reeglite nõustaja viimasel ekraanil klõpsa uuesti ekraani „Järgmine“. Ma ei taha midagi muud muuta, nii et ma klõpsan toimingute ekraanil, et minu muudatused heaks kiita ja sulgeda reeglite nõustaja.

Saate tagasi dialoogiboksi „Reeglid ja hoiatused”. Selle sulgemiseks klõpsake „OK“. Reegli viivitamatuks käivitamiseks klõpsake vahekaardi „E-posti reeglid” ülaosas „Käivita reeglid nüüd“.

Dialoogiboksis „Run Rules Now” (Käivita reeglid nüüd) valige väljale „Select rules to run” (Valige reeglid käivitamiseks) märkeruut selle reegli jaoks, mida soovite käivitada ja klõpsake „Run Now” (Käivita kohe).

MÄRKUS. Kui olete reegli käivitanud, ei sulgu dialoogiboks „Run Rules Now” automaatselt. Selle sulgemiseks peate klõpsama „Close“. Dialoogiboks "Reeglid ja hoiatused" ei sulgu automaatselt, nii et klõpsake selle sulgemiseks "OK".

Dialoogiboks „New Mail Alerts” kuvatakse teie kohandatud sõnumiga üleval.

Outlooki reeglite funktsioon pakub mitmeid e-kirjade automaatse käsitlemise võimalusi. Teil on võimalik, et konkreetsed sõnumid liiguvad konkreetsetesse kaustadesse, teostavad e-kirjadega toiminguid teatud tekstireal olevate tekstidega või isegi teatud tingimustel automaatselt sõnumeid kustutama. Outlooki reeglid võivad tunduda kõigepealt tohutute võimaluste tõttu. Kui aga teate, kuidas soovite teatud e-kirju hallata, ei ole teie eeskirjade loomine ja haldamine nii raske.