Kuidas saata oma professor e-postiga ja saada kiire vastus

Foto: uniinnsbruck

Professorid on mõned kõige aktiivsemad inimesed. Nad peavad loengut, tööaega, töötama kõrgkoolide üliõpilaste ja kolleegidega, osalema konverentsidel ja muudel avalikel üritustel ning korraldama, avaldama ja esitama uuringuid. Aga kuigi nad on ajaliselt lühikesed, on olemas viise, kuidas nendega e-posti teel suhelda ja saada õigeaegne vastus, et saaksite jätkata oma tööd vähemate tagasilöökidega.

Pane näole nimi

See on ideaalne kohtuda oma professoriga isiklikult enne esimese e-kirja saatmist. Tutvustage ennast kooli esimese nädala jooksul. Lase oma professoril teada teie huvidest, teie küsimustest või midagi muud, mis teile ainulaadne. Näitades, et sa hoolitsed nende tundmaõppimise eest isiklikult, julgustab neid õigeaegselt reageerima oma taotlustele. Mida parem jätate, seda paremad nad teile mäletavad.

Kui on aeg saata esimene e-kiri ülesannet puudutavate küsimustega, saab teie professor oma nägu teie nimele panna. See aitab neil teie e-posti konteksti panna. Kui nad on minuga juba edukalt suhelnud, on nad enam valmis kõhklemata uuesti suhtlema. Ja võib-olla nad usaldavad juba, et oled tõsine õpilane.

Kasutage üksikasjalikku teemarida

Teema on kõike, kui tegemist on e-kirjade õigeaegse reageerimisega. Esiteks, kui inimesed saavad e-kirju saatjatelt, keda nad ei tea, vaatavad nad teemade rida vihjeid. Ainuüksi teemareal põhinevate kirjade põhjal võivad nad kustutada kirju, mis näeb neile rämpsposti või lihtsalt ebaolulist.

Nüüd on professorid kohustatud vastama üliõpilaste e-postile haldus- ja klassiga seotud küsimustes. Kuid teemarida on endiselt oluline, et teie professorile kiiresti jõuda. Käsitlege teemarida nii, et pärast seda, kui seda näete, avab ja loeb teie professor seda kohe - selle asemel, et seda hiljem lugemiseks esitada. (Järgmine eesmärk on käsitada e-posti nii, et kohe pärast lugemist vastab teie professor kohe, kuid me jõuame sellele hiljem.)

Nii et enne e-kirja saatmist kitsendage see oma konkreetsele eesmärgile. Märkige see eesmärk nii otseselt kui võimalik teemareal.

Selle asemel, et kasutada: „Tahaksin oma klassi registreeruda,” märkige konkreetselt klassi nimi ja kuidas nad saavad teid registreerida:

Mida spetsiifilisem sa võid olla, seda lihtsam sa saad oma professorile. Väga spetsiifiline pealkiri võimaldab neil lühidalt teada saada, mida neilt oodatakse.

Ole viisakas ja ametlik

Kui olete kasutanud head teemarida, peate veenduma, et teie avamine ei takista teie professoril kogu sõnumit lugemast. Sa ei taha öelda "Hei" ja siis jätkata oma sõnumiga. See loob ebaprofessionaalse tooni, mis võib takistada tõhusat suhtlemist. Sa tahad viga teha viisakalt.

Kirjutage oma sõnum nii viisakalt ja lugupidavalt kui võimalik, isegi kui see tähendab teatud ebatäpsuse lubamist. Oletame näiteks, et võtate suvel kogukonna kolledži klassi, et täita üldisi nõudeid. Teie õpetaja ei ole tehniliselt professor, kuid on just selle aasta alguses osalise tööajaga õpetanud.

Sa tahad siiski neid käsitleda kui „professorit”, sest see on formaalne, viisakas ja näitab, et olete valmis looma hea suhtlus. Korrake viisakalt, kuni parandatakse - kui teie õpetaja nõuab, et te viitaksite neile kui „Hr Bob ”või“ Joey ”.

Siin on mõned muud viisid, kuidas teie sõnumit viisakalt hoida:

• Logige alati oma nimega välja - soovitavalt esimene ja viimane, kui klassis on palju õpilasi.
• Sulgege lause või fraasiga, mis näitab teie tunnustust sõnumi lugemise eest. See võib olla lause enne oma nime allkirjastamist, näiteks: „Ma hindan teie seda professorit Johni uurimist.” Või võib see olla lihtsalt “aitäh,” millele järgneb teie nimi.
• Peatuge teemal; puutujaid näitab, et te ei austa nende aega, kuna neil on tõenäoliselt sadu teisi e-kirju.
• Ära arva, et nad teevad seda, mida te taotlete. On mõningaid asju, mida professorid peavad õpilaste jaoks tegema, näiteks annab teile loa siseneda kursusele, kui te täidate eeldusi. Aga isegi nii, ära arva, et nad teevad seda, mida te küsite. Sa ei taha näidata lugupidamatust või anda neile põhjust kaaluda, kuidas ja kui nad tahavad sind aidata. Nii et küsige viisakalt, näidates võimalikult vähe eeldusi.

Kasutage õigeid nimesid ja sildid

Nagu juba kaetud, kasutage oma spetsiifilisel teemal asjakohaseid sildid ja viige oma professorile viisakalt. Veenduge, et teil on sildid, numbrid, kuupäevad ja kellaajad õiged. Kui sa ei ole koosoleku ajast selgesti teada või kogemata viitavad valele testile, peab teie professor kulutama lisaaega, et selguse huvides uuesti kontrollida ja võimaluse korral e-kirju saata. See muudab potentsiaalselt kiire vastuse vestlusele, mis hõlmab mitmeid e-kirju.

Püsi punktiga

Kui lähete e-posti puutujale või avaldate rohkem (isiklikku) teavet, kui see on vajalik käeoleva ülesande jaoks, raiskab see lõpuks oma professori väärtusliku lugemisaja, samuti oma aja. Punkti juurde jäämine on üks mitmest viisist, kuidas vähendada e-posti saatmise aega ja vähendada vajadust e-kirjade lisamiseks selgitamiseks.

Eemaldage mittevajalikud sõnad ja fraasid, nagu “Ma mõtlesin, kas” või „Kas sa arvad, et te võiksite…” Selle asemel esitage lihtsalt küsimus. See võib olla hirmutav olla nii ausalt oma professoriga, kuid praktikas ei ole see nii kaua. Sest sa õpid õppima asjatundlikult ja see loob usalduse.

Siin on näide sõnumist, mille lugemine võtab kauem aega ja mis häirib selle pikemas vormis:

Nagu näete, saab lühendatud vorm sõnumi tõhusamalt:

Hoidke see lühike

Selle lühike säilitamine sarnaneb punktile. Ideaalis ei soovi te lõigus rohkem kui kolm kuni neli lauset. Ja te ei taha ühte sõnumit liigitada liiga paljude punktidega. Kui te ei jagata tagasisidet või isiklikku lugu, mis aitab teie professoril sind tunda ja paremini mõista, kuidas nad teid aidata saavad.

Tehke otsene taotlus

Isegi kui teil on suurepärane teemarida, peate endiselt sõnumit ise jälgima. Te teete seda oma taotluse esitamise teel. See võib olla selgem, kui väljendate päringut küsimusena. Või kui kasutate "Palun… [taotluse siin]" avajat. Pidage meeles, et kui sa saadad oma professori e-posti teel, et saada oma arvamus teema kohta, on see veel taotlus, sest te küsite, et nad võtaksid aega jagada mida nad teavad.

Tehke oma taotlus nii selge, et teie professoril ei ole küsimusi nende kohta, mida teilt küsite. Kui saate selle olulise sammu täita, saate aidata oma professoril kohe pärast e-kirja lugemist tegutseda. Ja mitte ainult ei saa teilt kiiret vastust, aga ka sinna oodatud klassi oodatakse kiiremini.

Järelmeetmed

Isegi kui sa edukalt rakendad ülaltoodud põhimõtteid oma professori e-posti teel postitamisel ja te ei saa õigeaegset vastust, võib see olla, et teie professor ei ole veel teie e-posti aadressile jõudnud või pole hetkel mõnda aega saadaval. Ärge muretsege, miks need on, lihtsalt järgige viisakalt, kui te ei ole neist kahe päeva jooksul tagasi kuulnud. Erinevatel ülikoolilinnakondadel on erinevad poliitikad või kultuurid (isegi kui nad on kirjutamata), mida peetakse õigeaegseks reageerimiseks, nii et see võib erineda sõltuvalt teie institutsioonist või kontekstist.

Rakendage ülaltoodud näidispõhimõtteid oma järelmeetmete e-posti aadressile. Kui mingil põhjusel te ikka veel ei jõua, võib mõne teise kolme kuni nelja päeva järel olla järjekordne e-kiri (jällegi, sõltuvalt olukorrast). Või võib olla aeg rääkida oma professoriga isiklikult. Kui see nii on, veenduge, et saate nendest teada, kuidas e-posti teel kõige paremini suhelda.

Tõhus suhtlemine oma professoriga, kui vaja, parandab oluliselt teie võimalusi edastada teatud klassis. Hoidke see suhtlus õigeaegselt, sujuvalt ja produktiivselt, et saaksite oma tööle keskenduda.