Kuidas koostada ja saata e-kirju Outlook 2013-s

Outlook on e-kirjaga üsna sünonüüm. Seega, lisaks kõikidele muudele funktsioonidele, tahate veenduda, et teate, kuidas seda e-posti teel kasutada nii tõhusalt kui võimalik.

Oleme juba mõnda aega katnud Outlooki aspekte ja grizzled Office'i loomaarstid teavad seda kõike juba praegu, kuid uued kasutajad, nagu need, kes peavad Outlooki kontoris kasutama, peaksid võib-olla teadma, kuidas Outlooki kasutada igapäevaselt. See tähendab, et see on mitmekülgne ja küps e-posti rakendus, mida Windowsi kasutajatel peaks olema oma tööriistakastis.

Kuna õppida on nii palju, on meil vähe aega kaotada, nii et alustame kohe sõnumite koostamise ja saatmisega, samuti kõigi nende valikute jaotusega, mida saate muuta, et muuta Outlook kasulikuks ja nauditavamaks kogemuseks.

Sõnumi kiire koostamine ja saatmine

Kui soovite või peate mõistma Outlooki põhitõdesid, oleme kirjutanud sellele käepärase algaja juhendi. Soovitame teil seda lugeda, kui Outlook on teile täiesti uus.

Vastasel juhul saate Outlooki sisendkaustast klõpsata nupule „Uus e-post” või kasutada “CTRL + N”.

Saadud uus sõnumiaken peaks olema üsna lihtne. Kui olete kunagi kasutanud Microsoft Wordi või sarnast teksti redigeerimisprogrammi, näevad põhifunktsioonid kahtlemata teile tuttavaid.

Siinkohal määraksite, kellele sõnum saadate, kirjutage sõnum ja klõpsake nupul „Saada”. See on kõik hästi ja hea, kui sa lihtsalt koostad ühekordse sõnumi ja siis olete sellega koos teinud, kuid see on rohkem kui see.

A Kontaktid Täiendamine

Uue e-kirja koostamisel on esimene asi, mida te tõenäoliselt teete, sisestage oma adressaat või adressaadid. Seda saate teha, sisestades lihtsalt oma e-posti aadressi või klõpsates nuppu „To…” ja valides oma aadressiraamatust nimed.

Pidage meeles, et kui soovite kiiresti valida kaks või enam aadressi üheaegselt, hoidke CTRL-d all ja klõpsake iga nimi, mida soovite valida, seejärel valige oma aadresside valikud: To ja Cc (või Bcc). Kui olete kõik adressaadid valinud, klõpsake „OK“.

Kui teil ei ole juba aadressiraamatut, siis me oleme kaetud. Saate importida oma kontaktid Outlooki oma Gmaili või sarnase e-posti teenuse kaudu.

Vastus-aadressi muutmine

Oletame, et teil on Outlookiga seotud rohkem kui üks e-posti konto. Kuidas saadate oma teistelt kontodelt e-kirju?

Pange tähele, et nupust “From” on väike nool. Klõpsake sellel nupul ja näete oma teisi kontosid rippmenüüst, et saaksite valida teise e-posti konto.

Teise võimalusena saate kasutada e-posti kontot, mis ei ole Outlookiga seotud, näiteks kui kasutate kellegi teise arvutit või kasutate oma arvutit tööl ja soovite vastuseid marsruutida isiklikule kontole.

Kui te seda teete, pidage paar asja silmas. Esiteks kopeeritakse teie saadetud sõnum kausta Saadetud kiri, seega ärge saatke midagi isiklikku, kui te ei soovi seda kustutada ja prügikasti tühjendada. Samuti, kui saadate oma töös sõnumi, salvestavad nad tõenäoliselt oma postiserverisse.

Allkirjad ja statsionaarsed

Te võite juba tunda allkirjade mõistet või võite neid isegi ise kasutada. Põhimõtteliselt on allkirjad spetsiaalsed eelnevalt koostatud tekstid, mida saate lisada igale sõnumile. See võib olla teie kontaktandmed, oluline teave reklaamitava toote või sündmuse kohta või lihtsalt sügav tsitaat, mis sulle meeldib.

Selles näites lisame allkirja, milles on üksikasjalikult kirjeldatud tulevaste puhkuste plaane. Me lisame selle allkirja kõikidele meie kontost saadud e-kirjadele, kuid mitte vastustele ja edasi.

Siiani, kuni eemaldate allkirja nende sätete abil, ilmub teie puhkuse hoiatus iga kord, kui koostate uue e-kirja.

Statsionaarne?

Allkirjad on piisavalt lihtsad, et aru saada, kuid mis on statsionaarne? Niikaua kui see on seal, lähme edasi ja arutame seda. Nagu allkirjade puhul, olete ilmselt näinud e-kirju mõnes või teises vormis paigal, kuid põhimõtteliselt toimib see nii: kuna sa saadad e-kirju HTML-vormingus, siis statsionaarne võimaldab teil oma taustadele, erinevatele stiilidele ja värvile määrata sõnumeid.

Siin näete, kuidas see toimib. Me valisime loendist teema „Karud”, mis annab meile taustaga seda, mis seda mängib.

Muidugi, kui olete tööl, võite soovida hoiduda sõnumitest, mis on mängukarudega, kuid kui soovite, et teie sõnumid paistaksid silma, siis võite kasutada staatilist funktsiooni, et luua tõeliselt atraktiivseid tulemusi.

Sõnumitele vastamine ja edastamine

Sõnumitele vastamine ja sõnumite edastamine on lihtne ja olete ilmselt juba märganud lindil olevad vastusriistad.

Näete vastust, vastate kõigile (kasutage ettevaatlikult) ja edasiliikumisvalikuid, mis on üsna iseenesestmõistetavad, kuid mis on muud võimalused?

Kui klõpsate „Kohtumine“, saate vastuse korral taotleda koosolekut; kontrollige kõiki võimalusi, mida sa saad, kui te seda teete.

Me kavatseme käsitleda koosolekuid üksikasjalikumalt eelseisvas artiklis, kus me arutame Outlooki kalendri volitusi.

Vastuse ja edasisaatmise suvandite seadistamine

Lähme avama vastuse ja edasi valikuid kiireks vaatamiseks. On mitmeid viise, kuidas muuta, kuidas algsed sõnumid vastamisel või edastamisel ilmuvad või kas see on lisatud manusena või üldse mitte.

Samuti saate määrata, kuidas avanevad vastused ja edasi ning kas teie kommentaarid on teie nime ees.

Ülejäänud Outlooki meilivalikud

Maili valikutes on palju muid asju, nii et enne kui me teid täna lahkume, tahame me neile aega rääkida.

Siin on mõned põhilised asjad, nagu redigeerimisvalikud sõnumite koostamise, õigekirja ja autokorrektsiooni valikute ning allkirja ja statsionaarsete valikute muutmiseks, mida me juba puudutasime.

Paljud neist valikutest avanevad alamvalikutele. Näiteks, kui klõpsate „Redigeerimisvalikud…“, avastate terve rida teisi märkeruute (jagatud kahte kategooriasse, Proofing ja Advanced), et läbida.

Allapoole kerides on sõnumite saabumise valikud, et valida, kuidas Outlook teid sõnumite postkasti saabumisel teavitab.

Lisaks sellele, kuidas Outlook lugemislaua kasutamisel loeb kirjed loetuks.

Saate otsustada, kui tihti sõnumeid automaatselt salvestatakse, kuhu nad salvestatakse jne.

Kui saadate sõnumeid, mis juhtub? Valik „Saada sõnumeid“ vali vaikimisi tähtsuse ja tundlikkuse tasemed, automaatne nimekontroll ja üsna väikesed muud väikesed, kuid erinevad tweaksid, mida saate oma kasutajakogemusse teha.

Kui olete huvitatud sõnumite jälgimisest, on olemas ka viise, kuidas seda teha. Näiteks on siin võimalik sisse lülitada lugemistšekid, mis saadab teile teate, kui keegi teie e-kirja loeb.

Lõpuks leiame mõned võimalused oma sõnumivormingu muutmiseks, mida te tõenäoliselt kunagi ei kasuta.

Muud valikud sisaldavad mõningaid kasulikke funktsioone, nagu näiteks kleepimisvõimaluste näitamine (võib-olla tüütu) ja kas näidata sõnumite päistes järgmiseid ja varasemaid linke, kui lugeda postkasti mitu sõnumit (tõenäoliselt kasulik).

On ka võimalusi konfigureerida, kuidas programm vestlust puhastab, kuid me katame selle ja teised Outlooki postkäsitluse aspektid eelseisvas artiklis.

E-post on Outlooki lahutamatu osa, see on ime, et selle konfigureerimiseks on palju võimalusi. Ütlematagi selge, et kui sa õpid Outlooki kasutama, siis saad ennast korduvalt tagasi, et muuta e-posti vormindamise ja käitumise teatud aspekte.

Me ei tee Outlooki uurimist, meil on veel palju teile näidata, näiteks, kuidas saate käsitada manuste saatmist ja vastuvõtmist, kalendrit, ülesandeid ja palju muud. Praegu tahaksime siiski kuulda rohkem teilt, nii et palun võtke hetk aega meie arutelufoorumi kiire märkega.