Unustage trikkid Siin on parim viis Gmaili postkasti korraldamiseks

E-posti postkasti trikkide hoidmine avaneb. Kõigepealt tutvustas Google prioriteetsete postkasti ja nüüd kasutab see kategooria sakke. Dropbox ostis postkasti, mis muudab teie postkasti rohkem ülesandedeks. Microsofti Outlook.com-il on Sweep-funktsioon, mis puhastab teie postkasti automaatselt.

Kõik need on teie e-posti postkasti haldamise katsed. Need trikkid ei ole kunagi nii arukad kui teie ise, nii et saate oma e-posti palju aktiivsemaks muuta, võttes aktiivsemat rolli.

Me kasutame siin Gmaili, kuid põhimõtted peaksid olema sarnased iga e-posti kliendi jaoks.

Kasutage klassikalist postkasti

Esiteks, me vabaneme igast ebameeldivast postkastist, mida Gmail täna kasutab. Need postkastid ei saa kunagi kategooriad ja prioriteedid täiesti õigeks. Nad sunnivad teid läbima kõik oma e-kirjad, et tagada, et te ei jäta midagi maha ja julgustate teid spammy kasutute e-kirjade saatmisega hoidma, kui nad pühkides neid vaipa alla.

Klassikalise postkasti kasutamiseks Gmailis klõpsake käigukasti ikoonil ja valige Settings. Klõpsake vahekaardil Saabunud postkast, klõpsake postkasti Sisendkaust ja valige esimene lugemata. Kõik vahekaardid ja prioriteetsed valikud kaovad.

Tühista e-posti tellimus, mida te ei hooli

Vahekaartide ja prioriteetide keelamise korral sorteeritakse kõik teie e-kirjad ühte suurtesse hunnikutesse. Kõik need kasutud sotsiaalse võrgustiku teavituskirjad ja uudiskirjad, mida te ei hooli, jäävad teie postkasti koos teie tegelike tähtsate meilidega.

See on hea - selle asemel, et lihtsalt pühkida e-kirju, mida te ei taha näha vaiba all, siis peaksite need peatama.

Mõtle e-kirjade tüübile, mida te ei soovi näha. Tavapärased kasutud kirjad sisaldavad Facebooki ja Google+ teateid, reklaami-e-kirju ja uudiskirju, mida olete kogemata registreerinud. Kui saabub e-kiri, mida te ei näe, avage see ja kasutage linki Tühista tellimus - saate need tavaliselt e-posti allosas e-kirjast loobumiseks ja selle tulevikusse jõudmiseks.

(Pange tähele, et te ei tohiks kasutada linki Tellimuse tühistamine, kui e-kiri on tegelikult rämpspost, kuna rämpspostisaatja võtab selle märgina, kellega keegi e-kirja lugeb ja saadab veelgi rohkem rämpsposti. Klõpsake rämpsposti nuppu, kui see on tõeline rämpspost ja klõpsake nuppu Tühista tellimine, kui see on õigustatud organisatsioon.)

Muidugi, tegelikult on tellimuse tühistamine natuke rohkem tööd, kuid see muudab teie e-posti pikas perspektiivis palju paremini juhitavaks. Kui saadate meilisõnumeid, kasutage linki Tühista tellimus ja takistage kohe tulevaste e-kirjade saabumist.

Saada kasutud kirjad, mida sa ei saa prügikasti tellida

USA seaduste (konkreetselt CAN-SPAM-i seadus) kohaselt on ettevõttele ebaseaduslik, kui ei anna oma e-kirjades tellimuse linki, et saaksite tulevastest e-kirjadest loobuda. Kuid mõned ettevõtted ei ole memo saanud või ei hooli. Selle asemel, et jätkata oma e-posti nimekirjadest väljasaatmist, saate lihtsalt luua filtri, mis saadab kõik nende tulevased e-kirjad prügikasti, kus sa ei pea neid nägema.

Sellise e-posti Gmailis käsitlemisel avage see, klõpsake lingil Veel ja valige Filter sellised sõnumid. Häälestage oma filtrid e-kirjade blokeerimiseks - näiteks kui te ei ole kunagi huvitatud sellest, et saaksid selle saatja kohta muid e-kirju, saate filtreerida nende e-posti aadressi alusel. Kasutage oma filtrit, et saata kõik sellised kirjad prügikasti.

Arhiivige automaatselt e-kirju, mida sa ei taha näha

Mõned e-kirjad on olulised, kuid te ei pruugi neid ikkagi näha. Näiteks võib online-kauplustes saata teile kinnituse iga kord, kui midagi neist ostate. On hea, kui sellised laekumised on olemas, kui neid vajate, aga kui ostate tooteid sageli ja ei soovi kunagi selliseid kirju näha, siis võite soovida, et nad ei jõua oma postkasti esimesena.

See kehtib paljude eri tüüpi e-kirjade kohta - näiteks PayPal saadab teile raha, kui te raha tagasi võtate, e-posti teel. Võib-olla soovite selle e-kirja oma kirjete jaoks, kuid te ei pruugi seda oma postkastis näha.

Kui arhiveerite sellised e-kirjad automaatselt, kui nad tulevad, saate selle protsessi autopiloodi panna. Lihtsalt avage selline e-kiri, klõpsake Gmailis nuppu Veel ja valige Filter sellised sõnumid. Häälestage oma filter, et hõlmata kirjad, mida soovite püüda - tõenäoliselt põhineb Teemal, kui see on alati sama. Ütle Gmailile e-kirjade automaatne arhiveerimine ja märkige need loetuks, et nad teid ei häiriks.

Samuti saate Gmaili automaatselt neile sildi rakendada, näiteks „Automaatne arhiveerimine“ või spetsiifilisem silt. See võimaldab teil kiiresti e-kirju tulevikus leida, kui neid tegelikult vajate.

Seadistage automaatsed sildid

Kui olete seda protsessi järginud, oleksite pidanud saama vähendada sissetulevate e-kirjade mahtu. Nüüd aitame teil sorteerida kirju, millest sa hoolid.

See osa on vabatahtlik, kuid see võib aidata, kui saate palju e-kirju - eriti erinevatel eesmärkidel. Näiteks võite kombineerida mitu Gmaili kontot üheks postkastiks ja saada kõik oma isiklikud ja tööalased e-kirjad samas kohas.

Proovige luua filtreid, mis sorteerivad teie sissetulevad e-kirjad automaatselt konkreetsetesse siltidesse. Näiteks võite oma pangast saada e-kirju automaatselt, et saada "Panga" silt. Teil oleks võimalik saada isiklikke e-kirju, mis saavad „Isiklik” sildi ja töölehed saavad “Töö” sildi. Ostetud toodete kviitungid võivad saada märgise "Kviitungid". Seda osa ei ole vaja käsitsi teha - seadistage lihtsalt Gmail, et see teie e-kirjad automaatselt teie kategooriatesse sorteeriks.

Värvige kõik need sildid ja saate oma e-posti kliendi automaatselt oma e-kirjad kategoriseerida ja näidata lühidalt, kust nad pärit on. Gmailis oleva sildi värvikoodide näitamiseks klõpsake vasakul paanil selle värvikasti ja valige uus värv.

Sellise märgistussüsteemiga saate isegi Gmaili rakenduse Androidis ja teiste platvormide e-posti teavitajatele teatada ainult siis, kui uued sõnumid jõuavad tähtsatesse etikettidesse, vältides teate ülekoormust.

Kui teil on teatud e-kirju, mida soovite esile tõsta - võib-olla e-kirju oma ülemusest või abikaasast -, saate luua filtri, et automaatselt saata selle saatja sõnumid, kui nad saabuvad. Saate Gmaili postkasti seadetes valida "Tähtedega tähistatud esimene", nii et sellised olulised e-kirjad tõuseb automaatselt teie postkasti ülaserva. See juhtuks täpselt vastavalt Gmaili konfigureerimisviisile - sa ei peaks postkasti prioriteedisüsteemiga võitlema ja proovima Gmaili õpetada, mis on tegelikult oluline.

See ei ole protsess, mis on seatud ja unusta seda. Muidugi, pärast e-posti tellimist või filtri seadistamist jätkab teie e-posti klient kõigi sissetulevate e-kirjade kasutamist, kuid alati saabuvad uued e-kirjad. Te peate tegutsema, et tellimuse tühistada ja need korralikult filtreerida, takistades e-posti postkasti taasorganiseerimist.

E-posti trikkide abil püütakse seda protsessi automatiseerida - nad üritavad automaatselt peita e-kirju, mida te ei soovi näha, rõhutada, mis on oluline, ja kategoriseerida oma e-kirjad teile. Kuid natuke rohkem esiplaanil saate seada e-posti postkasti töötama täpselt nii, nagu soovite, kõrvaldades vajaduse kõigi nende trikkide järele.