Lükake tagasi ajastatud saatmise ja vastuvõtmise e-posti teel

Foto on H jaoks kodus

E-post saab suhtlemist lihtsamaks muuta, kuid see võib ka teie aega tühjendada. Lugege, kuidas töödelda sissetulevaid e-kirju ja kirjutada väljuvaid e-kirju, et säästa aega.

2005. aasta uuringu kohaselt näitasid töötajate intervjuud, et e-posti teel raisatud aeg põhjustas 10 000 töötajaga ettevõtte kaotuse hinnanguliselt 152 miljonit dollarit aastas.

E-posti aadressil on selgelt oma negatiivsed küljed. Ebaselged kirjad häirivad töötajaid oluliste tööülesannete, pilvkommunikatsioonikanalite ja sageli lisatööga. Vältige e-posti lõkse, järgides allpool toodud soovitusi.

Kuidas saabuv e-kiri aja raiskab

Foto: Dvortygirl

Meil on palju erinevaid e-kirju, mis võivad teie aega raisata. Need mis:

Võiks olla mitmest sõnumist kärbitud ja koondatud terviklikuks
Ärge seostage otseselt teid
Kas olete seotud sinuga, kuid mitte otsesel viisil, mis jätab teile kindluse, kuidas või kui peaksite reageerima (ja sööb aega)
Ärge suunake teid võtma mõningaid meetmeid (mis on ebaproduktiivsed)
Häirige ja / või julgustage teid veebis aja raiskama
Ei sobi e-posti jaoks ja on mõttekam dünaamilise sidekanali kaudu, nagu näiteks ärikohtumine või mõni muu sisu jaoks sobivam vorm (näiteks teabe poolest rikkalik eraldi dokument)

Kuidas töödelda sissetulevat e-posti tõhusalt

E-kirjade tõhusaks lugemiseks ja töötlemiseks peate keskenduma kahele asjale - selgitama e-kirja sõnumit (või puudumist) ja otsustama, milliseid meetmeid võtta vastuseks.

1. samm: selgitage välja sõnum (või puudumine)

Kui loete uut e-posti, võtke võimalikult vähe aega, et välja selgitada:

Kas kõneleja käsitleb teid otse või kaudselt
Kas kõneleja on teile öelnud, mida nad sinult ootavad
Kas see on tehtud selgel viisil
Kas üldine sõnum on teile asjakohane
Kas üldine sõnum tundub olevat asjakohane, võttes arvesse teie suhet saatjaga (või puudumist, kui nad üritavad näiteks ärisuhte algatada)

See aitab teil teada saada, milline on e-kirja sõnum ja kuidas soovite vastata. See tähendab, et kui te kavatsete kõigepealt vastata.

Eriti oluline on märkida, kas kõneleja teeb ühe või mitu asja, mis võib teid meelitada väärtusliku aja raiskamiseks, näiteks:

Olles ebaselge selle kohta, mida nad tahavad öelda
Keele kasutamine segadust tekitavas või eufemistlikus viisil, et vältida konkreetsete sõnade rääkimist (nt „Ma arvan, et peame mingil hetkel südamest südameks” ja „Kas sa võid helistada mulle sel nädalal, et saaksime telefoni teel rääkida midagi olulist? ”)
Rambling või väljasõit
Sealhulgas teave, mis pole teie äri, sobimatu, solvav või ebajärjekindel
Koopia või bcc'd teile sõnumitele, mis teile ei sobi
Korrake sama sõnumit erinevate e-kirjade kaudu või korrates seda, mida on juba eelnevalt käsitletud, välja arvatud e-posti teel
Kirjutamine midagi, mida olete juba arutanud ja lahendanud - unustatavas või hooletu viisil

Sellistes olukordades olge eriti ettevaatlikud, et reageerida tõhusalt, et minimeerida suhtlusele kulutatud aega. Sest see on lihtne lasta ülalnimetatud mitmetähenduslikel e-posti stsenaariumidel teie aega tühjendada.

2. samm: otsustage, milliseid meetmeid võtta

Kui teate, mis sõnum on seotud, selgitage välja kõige produktiivsem viis reageerimiseks. Siin on mõned tüüpilised vastused:

Vestluse edastamine paremale kommunikatsioonivahendile, nagu telefoni- ja konverentskõned
Reageerimine korduva küsimusega, mida mitu inimest küsis - mitte e-posti teel -, vaid rohkem teavet sisaldava andmekandja kaudu, mida saab jagada, näiteks Google Doc
Ei vasta sõnumitele, mis ei selgita, mida kõneleja sinult ootab (isegi kui see tundub natuke ebaviisakas)
Ebaselgete sõnumite käsitlemine otseste ja lühikeste konkreetsete küsimustega, nagu näiteks „Kui soovite, et aruanne valmiks?” Või „Kuidas soovite, et ma paneksin selle projekti juurde?”
Telefoni ülesvõtmine ja isiku helistamine igal ajal draama või kommunikatsiooni purunemisel hakkab toimuma - e-posti teel väljavõtmine võtab aega kauem ja võib konflikti intensiivistada

3. samm: saada tagasi ülesanne

Kõige tähtsam on see, et pärast e-kirjale vastamist (mis võib koosneda vastamata jätmisest ja sõnumi kustutamisest) peate ülesande tagasi pöörduma. Liikuge järgmisele postkasti ootamasse e-posti aadressile või lülitage käik ümber ja pöörduge tagasi tegeliku töö tegemiseni, mitte teiste inimeste päringutele vastamiseks.

Kuidas e-posti saatmine võib teie aega raisata

Foto: Adikos

Lisaks sellele on palju e-kirjade tüüpe saadate see võib raisata teie aega. Need mis:

Kas liigutatakse asjatult mitmesse sõnumisse, millest igaühele kulub aega ja mõtlemist ühe tervikliku asemel
Ära ole otseselt seotud saajaga, mis on teie poolne jõupingutuste raiskamine
Ei ole piisavalt selge ja viige välja pikad meilivestlused ja / või arusaamatused või üldse mitte mingit produktiivset tegevust (mis tähendab, et peate hiljem uuesti vestluse algatamiseks kulutama)
Ärge suunake vastuvõtjat mingit tegevust, mis on ebaproduktiivne
Häirige ja julgustage saajat veebis aja raiskama - see tähendab, et see julgustab teid sama
Ei sobi e-posti vormingus, kuid paremini edastatav reaalajas vestluse või juhendus- või informatsioonirikka dokumendi kaudu, nagu näiteks käsiraamat, blogi artikkel, KKK lehekülg, ettevõtte aruanne või PowerPointi esitlus

Kuidas saata e-posti tõhusalt

Selleks, et kirjutada e-kirju, mis ei raiska oma aega pikas perspektiivis (rääkimata teie saaja ajast), peate keskenduma viiele asjale: selge sõnumi edastamine, adressaadi taotlemine, et võtta kasutatavad sammud, kasutades head struktuuri, redigeerimist enne saatmist ja tõhusalt jälgimist.

1. samm: saate oma sõnumist selge

Enne e-kirja koostamist peate sõnumil kristallselge. Määrake:

Mida sa tahad suhelda
Miks soovite seda edastada
Milliseid meetmeid soovite, et teie saaja võtaks
Kuidas te saate neid veenda selliseid meetmeid võtma

Siin on mõned tavalised põhjused e-posti saatmiseks:

Keegi meelde tuletada tähtajast
Et anda kellegi ülesande kohta kirjalikke juhiseid
Küsida kiiret küsimust, millele saab kirjalikult vastata
Et vastata kiirele küsimusele, millele saab kirjalikult vastata
Ajatuole tundliku teabe edastamine
Pakkuda koosoleku ajastamiseks saadavalolevaid kuupäevi
Jälgida pärast kohtumist ja näidata tunnustust

Kõigis neis näidetes, välja arvatud viimane, soovite, et teie saaja võtaks mõningaid meetmeid (isegi kui see on teile lihtsalt vastamine).

Mõnikord ei tundu see toiming. Võib-olla soovite:

Mööduge oma töökaaslase otsa
Laske oma sõpradel teada, et sa maandute turvaliselt oma reisi sihtkohta
Andke lühiülevaade selle kohta, kuidas te teete oma uues sihtkohas ja kuidas saate järgmise paari nädala jooksul jõuda

Kõigis nendes olukordades ei ütle te oma vastuvõtjale teatavat tegevust. Siiski eeldatakse, et nad ei võta mingeid meetmeid, kui annate e-kirja nõuetekohase sulgemise või vähemalt oma nime allkirjastamisega. Nad mõistavad, et kommunikatsioon võib teie e-posti teel kergesti lõpetada; et nad ei pea vastama.

Samm 2: taotle oma adressaadi võetavaid samme

Selleks, et kirjutada tõhusaid e-kirju, mis säästavad teie aega, peate need esitama. Ja peate veenduma, et teie saaja on selge, milliseid meetmeid neile oodatakse.

Kui te ei soovi seda teha, kuid üritate oma elu lugu välja selgitada või selgitada, miks olete uue iPhone'i mudeli asemel uusim, siis võite unustada aja säästmisest, sest pliiatsi kirjutamine võtab palju mõtlemist ja aega.

Pöörake tähelepanu e-posti aktiveerimisel järgmistele küsimustele:

Tähtaegade seadmine
Situatsiooniplaanide kirjeldamine
Võimalike valikuvõimaluste pakkumine järgmisele toimimisviisile (nt ajad, kui olete isiklikuks koosolekuks saadaval, kohtad, kus teil on võimalik kohtuda)
Arvamuse esitamine, kui seda küsitakse
Kirjutamiseks sobiva päringu tegemine ja tegelikult mugavam on kasutada mõnda teist suhtlusviisi
Juhiste andmine ülesande jaoks, mille saaja on nõustunud täitma

Olge aktiivsete sammude kavandamisel ennetav ja kindel. Vältige avatud küsimuste esitamist, kui pole muud võimalust. Kuna avatud küsimused on vastuolus vaidlustatava sisuga.

siin on mõned näidised:

Selle asemel, et paluda oma saajal anda teile oma ajakava (ja protsessis raisata e-kirju), alustage nende saatmisega neile saadaolevaid koosoleku aegu.
Selle asemel, et küsida oma adressaadilt, mida nad teatud äriotsuses mõtlevad, kirjeldage võimalikku otsust ja paluge tagasisidet; sel moel ei pea nad midagi ise välja tulema ja selle asemel on neil midagi tööd teha

Sa hoiate e-kirja vaidlustatavana, andes lugejale selged juhised ja hoides sisu pigem avatud kui avatud.

Kõige tähtsam on, et te peate veenduma, et kõik teie lugejalt oodatavad tegevused on selgelt edastatud. Ära arva, et nad teavad, et soovid sellel nädalal koosolekut luua, vaid pakute oma vaba aega. Ära arva, et nad teavad, millised tööülesanded teie juhiste kogumile kehtivad. Märkige see välja selgesõnaliselt ja andke neile teada, mida soovite neid teha.

3. etapp: luua hea struktuur

Teil on sõnum selgelt määratletud ja te olete selle vaidlustanud, on aeg korraldada see nii, et see selgus ja teie taotletavad taotlused edasi anda.

Lõikud: Järgnev üldine reegel on lõigete viie lause all hoidmine. Veebi lugemise ajal ei ole raske keskenduda ainult pikkadele punktidele, kuid clunky lõigud annavad saajale võimaluse kaotada fookus ja võib-olla ka kõige olulisematest punktidest mööda jääda. See viib siis lohakate või üleliigsete vastuste poole, mis pilvedes edastuskanalit.

Laused: Kasutage lausete kirjutamisel aktiivset häält. Hoidke lauseid lühike ja punktini. Vältige puudutamist või põhjendamatult selgitage oma mõtteid või asju. Selle asemel järgige fakte ja milliseid meetmeid te taotlete oma vastuvõtjalt.

Sõnad: Püüa mitte kasutada suuri sõnu või slängi, kui te ei tea, et teie publik seda mõistab. Vältida nalju ja kultuurilisi viiteid, mida võidakse valesti mõista, sest midagi, mida on lihtne valesti tõlgendada, on potentsiaalne takistus tõhusale suhtlemisele.

Vältige täiendavaid sõnu ja kvalifitseeruvaid fraase. „Arvestades praegust olukorda, kus see praegu toimub, arvan, et see võib olla mõistlik…” on kvalifitseeruv avaldus, mis mitte ainult ei raiska sõnu ja aega, vaid tõmbab eemale reaalsest sõnumist. Selle asemel märkige lihtsalt oma soovitus ilma seda kvalifitseerimata.

Teine näide: „Ma mõtlesin, kas ma võin sinult küsida…” Lõigake see fraas välja ja lihtsalt esitage küsimus. See suurendab ka teie usaldust, sest te ei soovi alateadlikult proaktiivselt suhelda.

Kirjavahemärgid: Hoidke kirjavahemärke lihtne. Kvalifitseeruvad sõnad ja fraasid on tõhusad ainult siis, kui neid kasutatakse viisakuse loomiseks, kui alustate suhtlust kellegagi, kellega soovite ärisuhteid või isiklikke suhteid luua. Sellistel juhtudel ei pea te tingimata olema tulevikus, vaid kasutage mõningaid viisakaid fraase, et näidata austust oma ajaga.

Minimeeri komade kasutamine - see aitab loomulikult lauseid lühidalt hoida. Vältige laisk teksti inspireeritud rääkimist, kus kasutatakse dot-dot-punkti ja järjestikuseid komasid. Selle asemel torgake oma laused õiges inglise keeles ja kasutage kokkuvõtteid, kui see on mõistlik, sest nad muudavad lugemisvoolu paremaks.

Lisaks kaaluge loendipunktidega punktide loendit ja kasutage kriipsude rida suurte sektsioonide purustamiseks (mis võivad sisaldada ühte või mitut lõiku).

Bullet-punktid ja sektsioonide vaheajad parandavad veebi loetavust ning aitavad teil sõnumit selgemalt organiseerida.

4. samm: Redigeerimine enne saatmist

Enne e-kirja saatmist võtab selle valju lugemiseks aega 1-2 minutit. See aitab teil vigu püüda või märkab ebamugavaid osi, mida te tavaliselt ei ütle isiklikult. Eemaldage need täiendavad sõnad ja lihtsustage kirjavahemärke. Loetle nimekirjad ja kärpige oma lõike.

Kui saate vastata järgmistele küsimustele „jah“, siis olete valmis „saatma“:

Kas sõnum on selge?
Kas ootused on rakendatavad ja selgelt välja toodud?
Kas minu saaja saab minu sõnumi edukalt vastu võtta? Edu tähendab, et nad teavad, millist vastust nendelt oodatakse.
Kui rollid oleksid vastupidised, kas saan selle sõnumi edukalt vastu võtta?

Samm 5: Järelmeetmed

Lisaks on oma e-kirjade järelmeetmed proaktiivsed. Kui keegi ei reageeri otsesele päringule, ärge raisake aega mõtlesin, mis juhtus. Selle asemel saatke viisakas, kuid otsene järelmeetmete e-post, et nendega sisse logida. Rakenda ülaltoodud põhimõtteid. Ja ärge raisake liiga palju aega, et saada vastust; kui saaja ei ole teiega suhtlevad, tea, millal neid edasi liikuda või lähendada.

Aja säästmiseks kasutage e-posti

E-post võib säästa palju aega, kui tead, kuidas seda tõhusalt kasutada. See kehtib nii sõnumite saatmise kui vastuvõtmise kohta.

E-posti on kõige parem kasutada toimivate sõnumite edastamiseks, mis edastatakse kirjalikult. Kui kasutate e-posti eeliseid ja vältite palju aega raiskavaid lõkse, on see võimas vahend.