Suurendage oma e-posti kirjutamise tootlikkust Microsoft Wordi meililiiduga

Microsoft Wordi meililiit on suurepärane tootlikkuse tööriist. Teades, kuidas luua isikupärastatud teemaridasid ja manuseid, mida Wordi meilide ühendamise põhifunktsioon ei toeta, võib olla elu päästja, kui peate kirjalikult e-kirju kirjutama.

Tänases artiklis saate teada, kuidas kasutada Wordi 2010. aasta meili ühendamise viisardit, kirjutada isikupärastatud e-posti teemasid ja seadistada iga e-posti saaja jaoks erinevaid manuseid.

Pilt: M! R

Jaotuste loendi loomine

Wordi meililiit salvestab meid ebaõnnestunud ülesannetest sisestada iga adressaadi e-posti aadress käsitsi, võimaldades meil importida Outlooki kontaktidest, Exceli või Access andmeallikatest või Wordi andmefailidest e-posti aadresse.

Outlooki kontakt on kolme variandi jaoks parim valik ja kui te pole seda kasutanud, on nüüd hea aeg oma Outlooki aadressiraamatu värskendamiseks ja me näitame teile, kuidas seda teha. Kui te juba teate, kuidas Outlooki kontakti häälestada, võite järgmise jaotise vahele jätta ja alustada oma kirja ühendamist, vastasel juhul annavad järgmised kaks osa teile mõned põhitõed selle kohta, kuidas oma Outlooki kontakti seadistada, importides veebipõhist kontaktide nimekirja.

Seadistage oma e-posti profiil

Outlooki kontakti seadistamine algab meiliprofiili loomisega, mis salvestab teie konto e-posti aadressi, parooli, serveri teavet ja linke teistele andmetele, nagu e-kirjad ja aadressid.

Saate luua mõned profiilid, millest igaüks on kohandatud konkreetsele e-posti kontole.

Nõuetekohase profiilinime abil saate tuvastada e-posti konto, mida seostate oma postiprofiiliga.

Teil on võimalus seadistada oma e-posti profiil, kasutades e-posti aadressi, mille saite oma ISP-lt, või oma e-posti kontot, valides kolmanda võimaluse.

Valige "Internet E-mail", et kasutada e-posti teenusepakkujat, kes annab POP-teenuse - näiteks GMail.

Igal Interneti-e-posti teenusepakkujal on erinev POP-konfiguratsioon, lugege kindlasti nende kasutusjuhendit, et õppida oma POP-seadistust.

Palju õnne! Kui näete seda ekraani, olete oma postiprofiili edukalt seadistanud. Nüüd oleme valmis oma Outlooki kontaktkausta seadistama.

Teie kontaktkausta levitamine

Saate oma jaotusnimekirja käsitsi Outlookisse sisestada või importida muid veebipõhiseid aadressiraamatuid - näiteks GMail, Yahoo või Hotmaili aadressiraamat. Enamik veebipõhiseid e-posti pakkujaid võimaldab meil oma aadressiraamatu eksportida Outlooki ühilduvasse andmeallikasse. Näiteks annab Gmail meile võimaluse eksportida oma kontaktid Outlooki ühilduvasse CSV-faili.

Outlooki importfunktsioon toetab mitmesuguseid failitüüpe: csv, vcard, RSS, iCalendar ja palju muud, muutes selle suurepäraseks vahendiks oma meilide ühendamise loendi loomisel.

CSV-fail kuulub Outlooki kategooriasse „Muu programm või fail”.

ACT-fail, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-failid, on mõned programmifailid, mida Outlook toetab - meie jaoks valisime Comma Separated Values (Windows) failitüübi.

Nüüd leidke CSV-fail, mille me just Gmaili aadressiraamatust eksportisime.

Kõigist nendest kaustadest on kontaktkaust parim valik meie meililiitmise eesmärgil.

Outlook vajab kontakti importimiseks paar minutit, sõltuvalt imporditavate e-posti aadresside arvust.

Me peaksime suutma seda kontakti kausta kasutada, kui Outlook on oma kontaktide importimise lõpetanud.

Kirjade ühendamise viisard

Alustage tühja dokumendiga ja avage postisaadetise alustamiseks lint "Postitused".

Nõustaja on algajatele parim viis alustada esimest postitamisprotseduuri.

Sõnumi saajate valimine

Nõustaja palub meil valida meie meililiidu dokumenditüübi jaoks. E-kirjad on tänase postitamisprotseduuri jaoks sobiv dokumentitüüp.

Me saame alustada oma e-kirja kirjutamist tühjast dokumendist, mallist või olemasolevast dokumendist.

Valige meie Outlooki kontaktikaust meie postituse ühendamise loendina sammus 3.

Meil on võimalus kasutada mõnda meilisüsteemi profiili, mille me seadistame meie süsteemis.

Kui Outlook importis teie Gmaili aadressi edukalt, peaks teie kontaktide arv olema rohkem kui null.

Valige inimesed, keda soovite oma e-posti levitamisse lisada, märkides vastavad märkeruudud.

E-kirja koostamine

Alustage oma e-kirja kirjutamist ja lisage liitumisväljad, kuhu soovite isikupärastatud sõnumid paigutada - näiteks pealkiri või perekonnanimi teie dokumendi sobivas kohas.

Iga ühinemisväljak suletakse kahekordse chevroni sisse; postitamisviisardi viisardi lõpetamisel asendatakse need kontaktikaardi andmetega.

Vaadake oma e-kirja eelvaadet, et näha, kuidas Word töötleb sulandusvälju, klõpsates lingil „Järgmine: e-kirjade eelvaade”.

Kui olete eelvaatega rahul, klõpsake lingil „Järgmine: lõpetage ühendamine” ja Word saadab ühendatud e-posti kõigile oma saajatele, kellel on ühine teemarida.

Teema muutmine

Nõustaja katkestab meilide ühendamise protsessi: valides õige dokumendi tüübi ja malli, luues jaotusnimekirja, hinnates meilijaotuse eelvaadet ja saates e-kirju kõigile teie adressaatidele.

Siinkohal võite märgata kahte tavalist e-kirja kirjutamise tegevust, mida viisard ei toeta, isikupärastatud teemaridade kirjutamist ja erinevate manuste loomist. Me peame kasutama makrorežiimi, et teha need meilide ühendamisel, eelistatult enne viisardi täitmist.

Avades oma kirja, vajutage "Alt + F11" ja topeltklõpsake töölehel aknas "ThisDocument", et avada makro redaktor.

Kleepige see makrokood, mille kirjutas ekspert makro kooder hutchinsfairy, tühja paneeli ja salvestage see.

Dim WithEvents wdapp kui rakendus Dim EMAIL_SUBJECT Stringina Dim FIRST_RECORD kui loogiline
Privaatne alamdokument_Üks () Set wdapp = Rakendus SeeDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Lõpeta alam Privaatne alamdokument_Close () Määra wdapp = midagi Lõpeta alam Privaatne Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc kui dokument, tühista kui loogiline) Dim i As Integer ActiveDocument.MailMerge abil Kui FIRST_RECORD = Tõeline siis EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Vale Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Lõpeta kui i = .DataSource.DataFields.Count Tehke, kui i> 0 .MailSubject = Asenda (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop Lõpeta Lõpeta alam Privaatne Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc kui dokument, ByVal StartRecord nii kaua, ByVal EndRecord kui pikk, Tühista Booleena) FIRST_RECORD = Tõsi Lõpeta alam Privaatne Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc kui dokument, ByVal DocResult dokumendina) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Lõpeta alam

Minge tagasi oma dokumendi juurde ja klõpsake oma e-posti saatmiseks lingil „Järgmine: lõpetage ühendamine”.

Sõnumi saatmiseks klõpsake lingil „Elektrooniline kiri…”.

Asetage sobivad väljad, mis on ümbritsetud chevroniga, teemaobjekti.

Makro analüüsib ühendamisvälja ja asendab selle saaja perekonnanime, kui Wordi dokumendi e-posti teel saadab.

Erinevate objektide kinnitamine teie e-kirjale

Kuni selle hetkeni oleme õppinud, kuidas kasutada postitamisviisardit ja kuidas teemavaldkondi isikupärastada - ja tänase juhendaja lõpuleviimiseks näitame teile kolmanda osapoole lisandmoodulit, mis võimaldab meil iga e-posti jaoks erinevaid faile lisada.

Laadige alla lisandmoodul, eemaldage see ja leiad, et lisandmoodul on Wordi dokumendimallid. Kui kasutate Word 2007 või 2010 ja kui kasutate Word 2003, kasutage „CreateEMailData Word 2007 Ver02” ja „CreateEMailData Word 2003 Ver02”.

Kopeerige sobiv dokumendimall oma "% appdata% Microsoft Word STARTUP" kausta, kus "% appdata%" on teie Microsofti käivitamiskataloog - meie puhul on see "C: kasutajatele AppData rändlus".

Taaskäivitage oma Word pärast faili kopeerimist Microsofti käivitamiskataloogi ja näete kahte uut lisandmoodulit..

Valmistage andmefail, millel on kahe veeruga tabel - saaja e-posti aadress vasakus veerus, ja kogu tee teie manusfaili paremas veerus, seejärel salvestage see sama kausta nagu e-posti dokumendi "MergeAttachmentsData" all. Peame rõhutama, et peate faili salvestama kui „MergeAttachmentsData”, vastasel juhul ei leia lisandmoodul failide otsimiseks manuseid.

Mine tagasi oma meililiitmisdokumenti ja jagada dokumendid üksikutesse failidesse.

Ilmub uus sõnadokumendi aken ja klõpsake lisandmooduli „Ühenda e-posti teel“. Klõpsa kollase dialoogi „OK” nupul, kuna me juba andmefaili ette valmistasime.

Pane oma e-kirjale õige teema, klõpsake OK ja Outlook saadab teie e-kirja andmefailis määratud manusega.

Word, millel on palju kasulikke omadusi, on tõeliselt suur tootlikkuse tööriist. Ootame oma lugejatele rohkem Wordi artikleid. Vahepeal vaadake meie veebilehe teisi sõnu artikleid.

Loodame, et olete õppinud, kuidas kasutada Wordi postitamist tänasest artiklist. Võite vabalt vestelda teiste meili lugejatega kommentaaride jaotises.